La mise en œuvre d’un logiciel d’archivage électronique peut être très utile à toute entreprise qui opère dans un secteur réglementé, qui traite un grand volume de correspondance par email, qui stocke des données critiques pour l’entreprise sur son serveur de messagerie ou qui conserve les données personnelles des citoyens de l’Union européenne (UE).
Les logiciels d’archivage sécurisé des emails aident les entreprises à se conformer aux réglementations en matière de sécurité et de confidentialité. Parmi ces réglementations, on peut par exemple citer les lois HIPAA et Sarbanes-Oxley ainsi que le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Ces logiciels offrent une fonctionnalité complète d’audit des emails et respectent les exigences de conformité liées à l’e-Discovery, à la conservation et à l’audit.
Pour les entreprises qui traitent ou conservent un grand volume d’emails, le transfert des messages conservés vers une solution d’archivage sécurisé des emails permet de réduire la charge de travail du serveur de messagerie et d’atténuer le risque qu’un employé vole des données pour les revendre au marché noir ou les apporter à un nouvel employeur.
Un logiciel d’archivage sécurisé des emails peut également garantir l’intégrité des informations stockées électroniquement si une entreprise est tenue de les produire en vertu du Code de procédure civile fédéral (Federal Rules of Civil Disclosure).
Choisissez toujours un logiciel pour l’archivage électronique
Les entreprises n’ont pas toutes les mêmes objectifs en matière d’archivage des emails. Certaines souhaitent simplement utiliser un logiciel d’archivage sécurisé des emails à des fins de sauvegarde et de reprise après sinistre, tandis que d’autres souhaitent vider leurs serveurs de messagerie des données qu’elles sont tenues de conserver et auxquelles elles n’auront peut-être plus jamais besoin d’accéder.
Toutefois, lorsque l’accès aux données est nécessaire, un logiciel d’archivage sécurisé des emails basé dans le cloud est une solution plus efficace que l’archivage des emails sur un disque ou une bande magnétique. Les emails sont archivés dans un endroit précis, plutôt que sur plusieurs supports, ce qui permet une indexation plus efficace et une récupération plus rapide en cas de besoin.
En outre, l’utilisation de supports physiques présente le risque de perdre des données en raison d’un dommage, de la perte ou du vol du support physique. Le prix des données confidentielles volées peut être élevé sur le marché noir si celle-ci peuvent être utilisées pour une usurpation d’identité ; généralement bien plus que ce qui peut être obtenu pour des informations de carte de crédit volées.
Comment fonctionne un logiciel d’archivage électronique ?
Les logiciels d’archivage sécurisé des emails basés dans le cloud reproduisent le trafic passant par un serveur de messagerie et le stockent dans un centre de données sécurisé. Les données sont chiffrées à la fois en transit et au repos afin de garantir la conformité aux normes réglementaires ; d’éviter toute modification ou suppression inappropriée et toute interception via une attaque du type « Man-in-the-Middle ».
Après le transfert des données, les emails et les pièces jointes en double sont supprimés. Les données restantes sont compressées et indexées pour permettre des recherches rapides et faciles par utilisateur individuel, par service ou à l’échelle de l’entreprise – avec des options de sauvegarde et d’automatisation des recherches.
Chaque message reçoit une identité unique à vie et l’en-tête, l’expéditeur/le destinataire, le sujet, le corps du message et les pièces jointes sont indexés séparément. A noter que les index sont distribués simultanément sur les instances du cloud.
Lorsque les recherches sont lancées, les résultats peuvent être visualisés, imprimés, exportés ou restaurés sur le serveur de messagerie sans interrompre le flux de messagerie électronique. Le logiciel d’archivage sécurisé des emails permet de créer des niveaux basés sur des rôles afin d’empêcher tout accès non autorisé, et de définir des politiques de conservation pour éviter la suppression involontaire d’un ou plusieurs emails.
Conformité au RGPD
Les fonctionnalités mentionnées ci-dessus (sécurité, chiffrement, indexation, etc.) aident les entreprises qui collectent, traitent ou conservent les données des citoyens de l’UE à se conformer au RGPD. La conformité au RGPD est exigée de toutes les entreprises qui traitent des données personnelles de citoyens de l’UE, quelle que soit la localisation de l’entreprise dans le monde.
Le processus d’indexation et de récupération est particulièrement important pour résoudre les demandes d’accès et d’effacement des données des citoyens de l’UE. D’un simple clic de souris, il est possible d’accéder aux données requises et de les exporter (ou de les effacer) dans un délai de trente jours imparti. Il est peu probable que les demandes puissent être résolues aussi efficacement lorsque les entreprises sauvegardent leurs bases de données de messagerie sur des dispositifs de stockage amovibles.
Pour se conformer au RGPD, les entreprises doivent également disposer de mécanismes permettant de créer des pistes d’audit pour chaque email entrant dans le serveur de messagerie lorsqu’il contient les données personnelles d’un citoyen de l’UE. Lors de l’évaluation d’un logiciel d’archivage sécurisé des emails, il est important que les entreprises couvertes par le RGPD se souviennent de ce point.
Autres avantages des logiciels d’archivage sécurisé des emails basés dans le cloud
Les logiciels d’archivage sécurisé des emails basés dans le cloud résolvent non seulement les problèmes de sécurité et de conformité, mais ils réduisent aussi le niveau de demande des services d’assistance informatique ; éliminent le besoin de quotas de boîtes aux lettres et de fichiers PST et permettent une meilleure gestion des emails.
L’erreur humaine, les défaillances techniques et les facteurs environnementaux sont les principales causes de la perte ou la suppression des emails. Dans de tels cas, les logiciels d’archivage sécurisé des emails permettent aux entreprises de restaurer leurs comptes de messagerie et les données qu’ils contiennent en un seul clic.
L’indexation et le marquage effectués par les logiciels d’archivage sécurisé des emails permettent également aux entreprises de récupérer rapidement les données en cas de plainte d’un client ou de litige avec les personnels des ressources humaines.
Pouvoir résoudre rapidement une éventuelle action civile permet aux entreprises de gagner un temps et un argent considérables, mais c’est lors de la réception des demandes d’e-Discovery que les gains sont les plus importants. Etant donné que les recherches des messages sont très rapides, les demandes d’e-Discovery peuvent donc être satisfaites en quelques heures plutôt qu’en quelques jours.
ArcTitan : un logiciel fiable pour l’archivage sécurisé des emails de SpamTitan
ArcTitan est une solution basée dans le cloud, très facile à utiliser pour les entreprises de toutes tailles. Notre logiciel d’archivage sécurisé des emails est compatible avec tous les principaux serveurs de messagerie et fournisseurs de services de messagerie, et prend en charge l’authentification Active Directory, LDAP, Google et iMail.
Notre logiciel d’archivage sécurisé des emails peut être utilisé par plus de 60 000 utilisateurs et sa capacité de stockage augmente de façon dynamique sans que les entreprises aient à ajouter des espaces de stockage supplémentaires ; à gérer des serveurs ou à migrer des données. Tous les fichiers PST sont assimilés à une archive unique, consultable, à laquelle on peut accéder depuis n’importe quel dispositif connecté à Internet.
Le logiciel d’ArcTitan pour l’archivage sécurisé des emails permet d’effectuer des recherches dans tous les types de pièces jointes courants, avec un accès quasi instantané aux données qui peuvent être exportées dans divers formats. Les administrateurs peuvent également définir des politiques de conservation pour répondre aux exigences réglementaires et de conformité de chaque entreprise.
La récupération des emails à partir des archives est très rapide. En fait, ArcTitan permet de rechercher jusqu’à 30 millions d’emails par seconde, plusieurs recherches pouvant être effectuées simultanément.
Principales caractéristiques d’ArcTitan
- Solution d’archivage des emails à la fois évolutive et adaptée à votre entreprise ;
- Les données de messagerie sont stockées en toute sécurité dans le cloud sur un stockage persistant répliqué sur AWS S3 ;
- Recherche rapide (30 millions d’emails par seconde) ;
- Archivage rapide (jusqu’à 200 emails par seconde) ;
- Sauvegarde automatique de l’archive ;
- Archivage des emails sans impact sur les performances du réseau ;
- Garantie de la conservation d’une copie exacte et inviolable de tous les emails ;
- Récupération facile des données pour l’e-Discovery ;
- Protection du courrier électronique contre les cyberattaques ;
- Élimination des PST et autres risques de sécurité ;
- Facilite les droits d’accès basés sur des politiques et des rôles ;
- Paiement par utilisateur actif ;
- Réduit le temps et le coût dans le cadre d’une recherche pour l’e-Discovery et d’autres recherches formelles ;
- Outils de migration pour garantir l’intégrité des données pendant leur transfert ;
- Intégration transparente avec Outlook ;
- Prise en charge de l’authentification unique ;
- Sauvegarde et combinaison des recherches ;
- Possibilité d’effectuer plusieurs recherches simultanément ;
- Limite l’implication du service informatique dans la recherche des emails perdus (les utilisateurs peuvent accéder à leurs propres emails archivés) ;
- Conformité aux réglementations telles que l’HIPAA, SOX, le RGPD, le Federal Rules of Civil Procedure, etc.
Profitez d’un essai gratuit d’ArcTitan
Si votre entreprise opère dans un secteur réglementé, traite un grand volume de données d’emails ou stocke des données critiques pour l’entreprise sur son serveur de messagerie, nous vous invitons à essayer gratuitement notre logiciel ArcTitan pour l’archivage sécurisé de vos emails.
Pendant la période d’essai gratuit de quatorze jours, vous pourrez évaluer les avantages d’ArcTitan par rapport à la solution d’archivage que vous utilisez actuellement. Si, à l’issue de l’essai gratuit, vous êtes satisfait de notre logiciel, nous vous proposerons un plan tarifaire compétitif.
Contactez-nous dès aujourd’hui pour discuter de vos besoins en matière d’archivage des emails et notre équipe commerciale se fera un plaisir de répondre à toutes vos questions.