Si le téléphone reste un outil essentiel pour les entreprises, un grand nombre de transactions et de conversations se font maintenant via les emails.
Plus de 306 milliards d’emails sont actuellement envoyés chaque jour. Une entreprise de 100 employés envoie ou reçoit généralement environ 4 000 emails par jour, dont beaucoup contiennent des informations importantes.
La perte des messages électroniques pourrait s’avérer très coûteuse pour les entreprises, car une grande partie des informations qui y sont stockées ainsi que leurs pièces jointes risquent de ne pas être sauvegardées.
En cas de catastrophe (PST corrompus, panne de matériel, cyberattaque dévastatrice, etc.), les données des emails pourraient être perdues de façon définitive.
Non seulement la perte d’emails pourrait entraver la capacité d’une entreprise à fonctionner, mais elle pourrait aussi entraîner une pénalité financière non négligeable.
24 % des organisations ont déclaré avoir reçu une demande d’un tribunal ou d’un organisme de réglementation pour produire des emails. Si ces messages ne peuvent pas être produits, le coût des pénalités financières n’est même pas pris en compte.
Ils pourraient s’avérer catastrophiques pour une entreprise. La plupart des entreprises sauvegardent leurs emails dans le cadre de leurs plans de reprise d’activité, mais les sauvegardes posent des problèmes.
Elles ne permettent pas de rechercher certains messages. Et même si c’est possible, cela peut prendre un temps extraordinaire.
Pour s’assurer que les emails ne sont jamais perdus et qu’ils peuvent être trouvés et récupérés en quelques secondes ou minutes, la plupart des entreprises choisissent d’utiliser une solution fiable pour archiver ses emails.
Nous énumérons ici 10 des raisons les plus importantes d’utiliser une solution d’archivage des emails.
10 raisons pour lesquelles les entreprises devraient archiver leurs emails
Prévention des pertes de données
L’une des raisons les plus importantes d’utiliser une archive des emails est la prévention contre les pertes de données.
Les emails sont envoyés aux archives pour un stockage sûr et à long terme.
Si un employé supprime accidentellement un message important de sa boîte de réception, celui-ci ne sera pas perdu, car il pourra être facilement récupéré dans les archives.
Performance du serveur de messagerie électronique
La quantité d’emails envoyés aujourd’hui met à rude épreuve les serveurs de messagerie.
Le fait que de grandes quantités de messages soient stockés sur le serveur d’une entreprise a une incidence négative sur les performances de ce dernier et ainsi l’espace de stockage peut poser problème.
En envoyant les emails dans les archives, ceux-ci peuvent être supprimés par le serveur de messagerie électronique, ce qui améliorera considérablement les performances de ce dernier.
Litiges et eDiscovery
En cas de litiges, vous serez probablement amené à produire des emails liés à l’affaire et vous ne disposerez que d’un court délai pour y répondre.
Trouver des emails dans des fichiers et des sauvegardes PST peut être un processus extraordinairement long, et vous devrez peut-être rechercher le message dont vous avez besoin parmi ceux qui ont été reçu ou envoyé plusieurs années auparavant.
Vous devez également vous assurer que les messages sont originaux et n’ont pas été altérés de quelque manière que ce soit.
Grâce à l’archivage des emails, répondre aux demandes d’eDiscovery ; trouver et produire des emails sera un processus simple et rapide.
Productivité du service informatique
Le service informatique doit consacrer un temps considérable pour pouvoir gérer le système de messagerie électronique et pour résoudre les problèmes de stockage.
Lorsque les employés suppriment ou perdent des emails importants, le service d’assistance informatique est tenu de réagir. L’envoi d’emails aux archives élimine ces problèmes, tout en simplifiant la maintenance du serveur de messagerie électronique.
De leur côté, les employés peuvent être autorisés à accéder à leurs propres archives et rechercher facilement certains emails, ce qui permet au service informatique de gagner beaucoup de temps.
Reprise après sinistre
En cas de défaillance matérielle, les données des emails peuvent facilement être perdues. Les ordinateurs portables peuvent être perdus ou volés, ce qui entraîne à nouveau la perte de ces données.
Les attaques de ransomware et de malware pourraient facilement anéantir le système de messagerie électronique et entraîner la perte de données critiques.
En envoyant des emails aux archives, en cas de catastrophe, ceux-ci peuvent être récupérés, rapidement et facilement.
Conformité réglementaire
Si vous travaillez dans un secteur très réglementé, vous devrez conserver les données de courrier électronique pendant une période déterminée.
Mais toutes les entreprises doivent conserver certains types de données, dont une grande partie est stockée dans les emails.
L’archivage des emails permet de respecter les réglementations en vigueur. Les données peuvent être marquées et des périodes de conservation peuvent être fixées.
De nos jours, vous n’avez plus besoin de supprimer les emails, même lorsque la période de conservation légale est terminée.
Accès aux données et droit à l’oubli
Le Règlement général sur la protection des données (GDPR) et d’autres lois donnent aux individus le droit de demander une copie des informations qu’une entreprise détient sur eux.
Si une demande d’accès à des données personnelles est reçue, celle-ci doit être produites rapidement.
L’archivage des emails vous permet de rechercher instantanément des données de courrier électronique et de répondre rapidement aux demandes de droit d’accès.
Audits internes
Il y aura probablement de nombreuses occasions où vous devrez effectuer des audits internes des données des emails pour savoir quels employés ont communiqués via les emails.
En cas de litige avec un client ou de problème de ressources humaines, vous devrez effectuer une recherche dans les données d’emails. L’archivage facilite et accélère ce processus.
Il vous permet de résoudre rapidement les problèmes sans que vous ayez besoin de faire appel au service informatique.
Continuité des activités
En cas de catastrophe, vous devrez avoir un accès rapide à vos emails. Si un employé quitte soudainement l’entreprise, vous devez également retrouver tous les messages qu’il a envoyé ou reçu par des clients spécifiques.
Grâce à l’accès facile au courrier électronique et à la capacité de recherche avancée d’une solution d’archivage des emails, vous serez en mesure de garantir la poursuite des activités normales de l’entreprise.
Réduction des coûts
La recherche des emails perdus ; la gestion des serveurs de courrier électronique ; la réponse aux demandes d’eDiscovery et la production de données des emails pour les audits peuvent prendre un temps extraordinaire.
L’archivage des emails permet de réduire le temps à consacrer à ces questions et vous aide à éviter des coûts inutiles. Une solution d’archivage sera plus que rentable en termes de coûts.
ArcTitan : la solution d’archivage des emails dans le cloud de TitanHQ
ArcTitan est une solution d’archivage puissante des emails. Elle est sécurisée et est basée dans le cloud. En adoptant cette solution, vous pouvez être certain de ne jamais perdre un email.
En réalité, ArcTitan fait office de boîte noire pour l’enregistrement des emails et vous offre une protection totale contre la perte de données.
La solution est entièrement conforme à toutes les réglementations, quelque soit votre secteur d’activité. Les données sont protégées par un chiffrement de bout en bout et sont chiffrées dans les archives.
De plus, la solution est rapide à mettre en place, facile à utiliser et à gérer.
Lorsque vous avez besoin de trouver certains emails, les recherches se font rapidement, car les messages sont envoyés automatiquement aux archives au rythme de 200 emails par seconde.
Pour vous donner une petite idée de l’efficacité de notre solution, sachez que vous pouvez rechercher un message parmi 30 millions d’emails en moins d’une seconde.
Comme l’espace de stockage n’est pas limité, vous n’avez plus besoin d’installer un matériel sur place et vous ne payez que pour le nombre de boîtes aux lettres actives.
Les entreprises qui utilisent ArcTitan économisent généralement jusqu’à 80 % de l’espace de stockage des emails.
Pour plus d’informations sur ArcTitan et sur les tarifs de notre solution ; ou encore pour vous inscrire à un essai gratuit, appelez l’équipe ArcTitan dès aujourd’hui !