La messagerie électronique contient une propriété intellectuelle précieuse qui doit être protégée contre la perte. Quelles sont les alternatives qui s’offrent à vous pour atteindre cet objectif ?
La propriété intellectuelle est l’ensemble des idées, des inventions et des conceptions qui donnent de la valeur à votre entreprise. Bref, c’est votre capital intellectuel. Pour Google, ce sont les secrets de leur algorithme de recherche. Pour Lockheed Martin, c’est le design de leur nouveau chasseur furtif. Pour Pixar, c’est le logiciel qu’il a développé pour créer des graphiques de qualité supérieure.
Le terme propriété intellectuelle désigne la propriété incorporelle comme les brevets, les marques de commerce, les droits d’auteur et les secrets commerciaux. Les brevets, les marques de commerce et les droits d’auteur sont déposés dans les coffres de l’État, où le gouvernement est responsable de leur catalogage. Dans le cas d’un nouvel algorithme de tri ou d’une nouvelle conception de puce, ces documents de conception détaillés deviennent une affaire publique, de sorte que personne ne puisse la copier ou, si tel est le cas, le titulaire des droits puisse invoquer la contrefaçon.
Mais les secrets commerciaux prennent de nombreux formats différents. Cela comprend les e-mails et les documents qui y sont joints. Quel que soit le système que vous utilisez pour la messagerie, Exchange ou Zimbra, ceux-ci contiennent l’historique chronologique complet du développement de votre produit, de sa conception à sa révision, en passant par sa publication.
Pourquoi des archives fiables sont-elles importantes ?
Ces documents ont été stockés dans différents référentiels au fil des ans, à mesure que les technologies évoluaient. D’abord les disques partagés, puis Lotus Notes, puis SharePoint.
Lorsqu’une entreprise passe d’une plate-forme à l’autre, ces données sont censées être migrées, mais le document ou l’e-mail que vous avez écrit il y a 7 ans et enregistré sur un point de montage partagé sur le réseau risque de ne plus exister. C’est pourquoi il est important de disposer d’archives fiables.
De plus, la perte de documents archivés et de leurs pièces jointes expose l’entreprise à des risques réglementaires et juridiques importants.
Législation concernant la conservation des documents
Le gouvernement a des exigences particulières en matière de conservation des documents. Aux États-Unis, ces règles sont plus strictes qu’au sein de l’UE.
- Suite à la faillite d’Enron, la loi Sarbanes-Oxley (SOX) a été adoptée afin que les entreprises puissent documenter l’exactitude de leurs états financiers.
- La réforme des soins de santé s’est accompagnée de la loi HIPPA (Health Insurance and Patiently Portability Act).
- La mise à jour de la loi Gramm-leach-Bliley, Franks-Dodds, était également apparue avec la récente récession et l’effondrement des frères Lehman.
L’objectif de toutes ces législations est d’obliger les entreprises à tenir des registres électroniques afin qu’elles puissent les produire en cas de litige, d’accusations de fraude ou de différend entre une entreprise et des actionnaires ; des intervenants ou des organismes de réglementation. Certaines de ces règles, comme la SEC 17a-3-4, stipulent le format requis – cette règle stipule que les dossiers électroniques doivent être conservés dans des installations sécurisées hors site et inviolables.
Les personnes accusées d’avoir altéré des dossiers électroniques sont passibles d’une peine d’emprisonnement pouvant aller jusqu’à 20 ans. Les exigences de conservation sont de 5 ans pour les dossiers des Sox et de 6 ans dans le cadre de l’HIPAA. Par ailleurs, en cas de litige, il est préférable d’avoir des archives permanentes.
Qu’en est-il de la propriété intellectuelle ?
Ce n’est pas seulement le modèle de conception d’un produit qu’il faut protéger, mais toute son évolution. Si votre entreprise intente une action contre un concurrent pour contrefaçon de brevet ou violation de droit d’auteur, c’est à ce moment que vous aurez besoin d’un e-mail pour documenter la piste qui a mené au développement de ce produit.
Les e-mails entre les dirigeants, les clients et les fournisseurs peuvent dans ce cas aider les avocats à démontrer que le concurrent tire profit de gains mal acquis.
Ce qu’on appelait autrefois la découverte s’appelle maintenant e-Discovery
C’est là que les archives sont d’une importance cruciale. L’omission de maintenir un centre d’archives pourrait constituer une infraction aux règlements ou même un outrage au tribunal.
Il existe plusieurs façons d’archiver les e-mails. La façon peu pratique et peu flexible est de copier les fichiers de données PST et NSF vers un stockage à long terme, puis d’importer ces données en ligne lorsque vous recherchez quelque chose qui date de quelques mois ou quelques années auparavant. C’est un peu comme si vous exportiez une base de données Oracle vers un format d’archivage et que vous l’importiez de nouveau lorsque vous recherchez quelque chose qui n’est pas en ligne.
La meilleure alternative est d’archiver les e-mails de manière à ce que les utilisateurs ne semblent pas du tout hors connexion. C’est ce que fait un fournisseur de solutions d’archivage d’emails dans le cloud. Ce type de configuration permet aux utilisateurs d’effectuer des recherches dans les archives et de récupérer des documents dans les dossiers de messagerie électronique actifs à l’aide d’un système d’archivage d’e-mails dans le cloud, comme ArcTitan, tout en respectant les règles relatives aux archives hors site, sécurisées et protégées.
Autres raisons de conserver des archives protégées
- La violation des réglementations gouvernementales n’est pas la seule raison de conserver des archives protégées. Vous aurez besoin de ces documents en cas de poursuites judiciaires. Il peut s’agir de poursuites pour harcèlement sexuel, de congédiements illégaux, de responsabilité liée à des produits, voire de plaintes criminelles.
- Les archives sont également importantes en cas de litige entre vendeurs ou entre contractants et en cas de questions concernant les garanties de produits telles qu’elles figurent dans l’e-mail : factures, contrats numérisés et accords.
- Enfin, les archives sont importantes lorsque vous perdez les détails techniques sur la façon de faire quelque chose que vous avez réalisé il y a 3 ans, lorsque l’employé qui l’a conçu était toujours dans votre entreprise.
Réduisez donc les risques pour votre entreprise en mettant vos archives d’e-mails dans le cloud sécurisé, en vous fiant à un professionnel spécialisé dans ce domaine.