Il y a de fortes chances que vous envisagiez d’utiliser le logiciel Outlook 365 de Microsoft dans le cadre de votre stratégie d’archivage des e-mails. La raison est simple : il propose plusieurs fonctionnalités intéressantes et c’est une solution abordable qui facilite la gestion, le partage et la sécurisation de vos données.
Malgré cela, certaines équipes informatiques se posent encore les questions suivantes :
- Comment fonctionne exactement ce logiciel ?
- Est-ce qu’il est assez bon, notamment en termes d’archivage des e-mails ?
- Comment se compare-t-il aux solutions tierces?
Dans ce dossier, nous expliquerons pourquoi les entreprises qui utilisent Outlook devraient mettre en œuvre un service d’archivage des e-mails tiers plutôt que d’utiliser la fonction d’archivage d’Outlook pour assurer la conformité.
De nombreuses entreprises ont abandonné leurs systèmes de messagerie Exchange sur site et ont choisi la solution d’archivage des e-mails dans le cloud. Les avantages d’une telle mesure sont nombreux. Le passage au cloud signifie qu’il n’est plus nécessaire d’acheter et de maintenir du matériel sur site. Les entreprises peuvent donc libérer l’espace dédié aux disques physiques. De plus, il n’y a pas de limite quant au nombre de compte de messagerie pouvant être configuré.
Qu’est-ce que Microsoft Outlook 365 et comment l’utiliser ?
Microsoft Outlook est une application incluse dans la suite Microsoft 365. Rappelons que Microsoft 365 est une plateforme de collaboration basée dans le cloud qui intègre une suite de solutions, accessibles via une connexion pratique et destinées aux entrepreneurs et aux PME.
L’email étant devenu un moyen incontournable pour les communications professionnelles, avoir un moyen de synchroniser vos messages électroniques et d’y accéder facilement devrait donc être votre priorité. Heureusement, avec Outlook 365, vous pouvez vous connecter et accéder à vos e-mails, où que vous soyez, quelle que soit la plateforme ou l’appareil que vous utilisez.
Si auparavant, vous deviez utiliser Outlook uniquement sur votre ordinateur local pour consulter votre courrier électronique et pour accéder aux applications de productivité associées, désormais, vous n’avez plus besoin que de vous rendre sur votre panneau de connexion Outlook 365 pour le faire.
Lorsque vous allez utiliser cette application, vous allez également découvrir qu’il ne s’agit pas uniquement d’un programme de messagerie. En fait, Outlook comporte d’autres composants qui vous aident à être plus organisé et qui vous permettent de garder vos calendriers professionnels disponibles sur tout type d’appareil.
Avec Outlook 365, vous allez pouvoir garder votre boîte de réception claire, c’est-à-dire une boite mail qui ne contient que des e-mails pertinents, car l’application vous permet de la nettoyer facilement.
Toutefois, même si le nettoyage des dossiers ne supprime pas les messages non lus, cette option n’est pas vraiment l’idéal dans le monde professionnel. Pour de nombreuses raisons, vous devriez plutôt archiver vos messages électroniques. En réalité, le plus gros défaut d’Outlook 365 est son système d’archivage des e-mails. Voici pourquoi les entreprises choisissent de l’associer à une solution tierce basée dans le cloud. Grâce à cela, Outlook 365 peut facilement devenir la plus grande force de votre organisation.
Pourquoi l’archivage des e-mails est crucial pour votre entreprise ?
Certaines informations contenues dans vos e-mails peuvent ne pas être nécessaires à un moment donné. La plupart des employés utilisent simplement la fonction d’archivage pour pouvoir nettoyer leur boîte de réception, sans avoir besoin de supprimer les e-mails. Cette solution peut s’avérer utile si vous ne voulez pas trier d’anciens messages, mais que vous ne voulez pas qu’ils remplissent votre boîte de réception.
La fonction d’archivage des e-mails peut aussi être utilisée pour d’autres raisons plus concrètes. Certaines entreprises l’utilisent pour la protection juridiques et la conformité, tandis que d’autres le font pour s’assurer que les données dans leurs e-mails ne sont pas accidentellement perdues ou supprimées.
Dans tous les cas, sachez que l’archivage des e-mails permet de conserver les messages importants avec leurs pièces jointes, en toute sécurité et dans un dossier distinct. De cette manière, vous pouvez consulter ultérieurement ces e-mails ou les supprimer de l’archive lorsqu’ils ne sont plus nécessaires.
Voici quelques avantages de l’archivage des e-mails :
- Vous aurez une boîte de réception plus propre et plus facile à gérer,
- Vous pourrez optimiser la capacité de stockage de votre serveur,
- Il préserve la propriété intellectuelle contenue dans vos e-mails,
- Vous ne perdrez jamais de données importantes,
- Vous pourrez accéder rapidement à vos données sensibles à tout moment,
- Votre entreprise pourra se conformer aux réglementations fédérales et sectorielles,
- Vous pourrez protéger votre entreprise contre les litiges potentiels,
- Vous allez pouvoir sauvegarder vos e-mails en cas de sinistre ou d’attaques cybercriminelles, ce qui garantit la continuité de votre activité professionnelle,
- Vous pourrez surveiller la communication interne et externe de votre organisation.
Le saviez-vous ? Selon de récentes études, trois quarts de la propriété intellectuelle d’une entreprise sont contenus dans les e-mails et les systèmes de messagerie. Voici une autre bonne raison de protéger vos données, plutôt que d’envoyer à la poubelle les messages qui vous semblent actuellement inutiles, mais qui pourraient vous être utiles à l’avenir.
Bien sûr, conserver autant d’informations dans vos boîtes de réception peut surcharger les systèmes de stockage de votre entreprise. La solution la plus logique est donc d’archiver ces messages. Assurez-vous simplement que, lorsque ces e-mails devront être trouvées et récupérées, la recherche dans vos archives doit être simplifiée.
Si les e-mails doivent être récupérés pour des raisons légales, les entreprises doivent démontrer que les messages archivés, c’est-à-dire les conversations passées avec un client, doivent être exactement la même que ceux qui ont été reçus ou envoyés par un client. L’entreprise doit donc prouver que les e-mails n’ont pas été modifiés.
Que se passe-t-il lorsque vous archivez un e-mail avec Office 365 ?
Une fois qu’un système d’archivage est mis en place dans votre entreprise, chaque e-mail reçu ou envoyé par un membre de votre entreprise et toutes ses métadonnées (expéditeur, destinataire, date et heure, informations contenues dans la pièce jointe et la pièce jointe elle-même) sont capturés. La capture peut se faire directement à partir du contenu du message – ce processus est appelé journalisation – ou lorsque le message est en transit.
Ceci étant fait, tout le contenu du message est indexé. Il s’agit d’un processus au cours duquel l’ensemble du contenu d’un message est décomposé selon un ensemble de critères. Ensuite, il est stocké dans l’archive pour que les informations soient conservées de façon plus intelligente et plus accessible. Concrètement, l’indexation fonctionne de la même façon que vous indexez tous les livres d’une bibliothèque, par exemple, en fonction de l’auteur, de la date d’édition, du genre, du pays, etc.
Grâce à la décomposition du contenu de chaque message, vous pouvez rechercher facilement tous les messages ainsi que leurs pièces jointes. Cette fonctionnalité s’avère utile lorsque les employés doivent trouver rapidement un e-mail particulier ou lors d’un litige en cours (lorsque des messages pertinents doivent être recherchés, récupérés, mis en attente légale ou servir de preuve dans un délai précis).
Une fois indexés, les e-mails sont stockés en toute sécurité dans un endroit impénétrable et inviolable. Seuls les administrateurs réseau, les responsables de la conformité et certains utilisateurs privilégiés auront accès au coffre-fort auront la possibilité de gérer ces messages. A noter que tous les e-mails doivent être horodatés pour préserver l’intégrité des données.
Si Outlook 365 offre cette fonctionnalité, sachez que la plupart des logiciels d’archivage tierces vont plus loin, en permettant de réaliser des recherche avancées. Ainsi, vous pourrez effectuer des recherches parmi des millions de messages archivés et retrouver un message spécifique en un clic de souris.
Archivage des e-mails et sécurité des données
Si vous ne sécurisez pas les données archivées, votre organisation risque de ne pas être conforme aux réglementations en vigueur. Mais les principaux dangers liés à une mauvaise sécurité de votre système d’archivage sont la perte de données, la divulgation des informations sensibles à des personnes qui ne devraient pas, sans oublier l’altération des données.
Voici quelques cas typiques qui peuvent entraîner la perte des données :
- Panne d’un disque dur
- Mauvaise manipulation
- Vol du matériel informatique
- Attaque informatique
- Infection par des virus
- Incendie
- Inondation
La perte de données est une situation plus courante que vous ne le pensez. Ne croyez donc pas à tort que cela n’arrive qu’aux autres. Il suffit qu’une telle situation se présente une seule fois pour que votre entreprise subisse les graves conséquences qui en découlent. Imaginez par exemple le temps perdu et l’impact que cela aurait sur l’image de votre entreprise au cas où une base de données clients venait à disparaître. De même, imaginez ce qui pourrait arriver à votre organisation si une entreprise concurrente avait accès aux rapports financiers détaillés contenus dans vos archives.
Pour assurer la sécurité des données sensibles dans vos archives, assurez-vous que celles qui quittent votre réseau sont toujours chiffrées et que la clé de chiffrement appartient uniquement à votre organisation. Adoptez également une solution qui protège vos données en transit et au repos dans votre infrastructure d’archivage dans le cloud.
Bon à savoir : si vous utilisez des centres de données dans le cloud pour héberger vos archives, ceux-ci doivent être certifiés SSAE-16 SOC 2 Type II. La certification doit porter non seulement sur les installations physiques, mais aussi sur le service lui-même.
Outlook 365 ne suffit pas pour l’archivage des emails
Les entreprises stockent d’énormes quantités d’informations critiques dans leurs boîtes de messagerie, telles que les contacts, les bons de commande, les documents juridiques et la propriété intellectuelle. Il est important que ces informations soient toujours disponibles et ne puissent pas être supprimées accidentellement. Une étude d’IDC suggère que 60 % des informations sensibles pour l’entreprise sont effectivement stockées dans leur système de messagerie électronique.
Les utilisateurs d’Office 365 peuvent prouver l’authenticité d’un e-mail en le conservant dans Office 365. Les messages placés en mise attente légale sont conservés dans leur forme originale, c’est-à-dire qu’ils ne sont pas modifiés. Il incombe à l’administrateur d’Office 365 d’activer cette fonctionnalité via le panneau d’administration. De cette manière, les messages édités et supprimés peuvent toujours être récupérés avec le message original par l’intermédiaire du Compliance Center.
Le problème avec la mise en attente légale
Pour garantir la conformité, la mise en attente légale ne doit jamais être désactivée. Sans cela, les messages risquent d’être perdus à jamais dans le système de messagerie électronique.
Il y a deux options de mise en attente légale : la mise en attente pour litige et la retenue sur place. Dans le premier cas, tous les messages seront conservés, même s’ils sont supprimés des boîtes de réception.
Avec la mise en attente sur place, l’administrateur peut définir des critères pour une requête de recherche et seuls les messages qui répondent à cette requête de recherche seront préservés. Avec la mise en attente sur place, si un utilisateur supprime un e-mail qui n’est pas couvert par la requête de recherche, il sera purgé dans les 14 jours qui suivent et ne pourra plus être récupéré, même par l’équipe informatique. Avec cette option, les entreprises ne pourront pas prouver qu’un message n’a pas été envoyé. Si un message n’est pas dans l’archive, cela pourrait simplement signifier qu’il n’a pas été récupéré par la requête de recherche.
La mise en attente légale est donc la meilleure option, mais tant que la mise en attente légale est configurée, la boîte aux lettres ne peut pas être supprimée, même si cette personne quitte l’entreprise. Si un compte utilisateur est supprimé et que cet utilisateur dispose d’un compte de messagerie, il pourra être supprimé, peu importe que le compte soit toujours en attente légale ou non.
La journalisation
La plupart des solutions d’archivage des e-mails de tiers utilisent une méthode d’archivage appelée journalisation. La journalisation prend une copie de tous les e-mails entrants et sortants sur le serveur de messagerie, ou de tous les messages des utilisateurs sélectionnés en temps réel. En plus du message, toutes les métadonnées et les pièces jointes qui y sont associées sont incluses dans le message du journal.
Cette méthode d’archivage est utilisée par Microsoft Office 365, mais elle a des limites :
- Les recherches sont limitées à moins de 10 000 comptes de messagerie par recherche.
- Les résultats de recherche sont limités à 200 résultats avec Compliance Center. Pour obtenir plus de résultats en une seule recherche, un fichier .pst doit être utilisé. Puisque les fichiers .pst peuvent être édités. Cette méthode ne garantit donc pas l’authenticité du message, car des modifications peuvent encore être effectuées.
- Un maximum de 2 recherches eDiscovery peuvent être effectuées à la fois au sein d’une même entreprise.
- Si le service de messagerie tombe en panne, les e-mails qui sont mis en attente pour litige et/ou ceux mise en attente sur place ne sont pas accessibles.
- Si la fonction Litigation Hold est désactivée, il n’est pas possible de prouver que les e-mails sont des originaux.
- Sans une mise en attente pour litige, il n’est pas possible de prouver qu’un e-mail n’a pas été envoyé.
- Les recherches sont limitées à la barre de recherche Outlook.
- Les recherches peuvent être difficiles pour les utilisateurs non avisés.
- Les recherches sont lentes, surtout si vous cherchez dans plusieurs dossiers. Par exemple, une recherche de 50 000 comptes de messagerie prendra environ 20 minutes.
- Si des personnes quittent l’entreprise, les e-mails ne seront plus conservés, sauf si la boîte de messagerie est entretenue, ce qui a des répercussions financières.
Cette dernière question peut s’avérer coûteuse pour les organisations. Afin de maintenir la boîte de messagerie d’un utilisateur qui quitte l’entreprise, la licence pour cet utilisateur doit être maintenue. Si cet utilisateur doit être remplacé, une autre licence sera nécessaire pour son remplaçant.
Cela signifie que, pour une organisation de 50 employés, qui travaille pour le compte de l’entreprise pendant environ deux ans, l’entreprise doit payer 200 licences par an, alors qu’à un moment donné, seules 50 licences devraient être requises. Cela représente un coût supplémentaire important et inutile.
Autres limites d’Office 365 en termes de sécurisation des données
Lorsqu’on évoque la question concernant la sécurité d’Outlook 365 en particulier, il faut aussi parler des limites d’Office 365 en général. En fait, cette application offre un certain nombre de fonctions de sécurité tel que le filtrage antivirus et la solution antispam. Malgré ses caractéristiques de sécurité, certaines fonctions lui font défaut, à savoir :
- Les utilisateurs finaux n’ont pas accès à la mise en quarantaine des spams, ce qui pourrait avoir un impact sur la protection contre les menaces cybercriminelles et sur la gestion de l’archivage.
- Office 365 n’intègre pas de solutions de protection contre les menaces ciblées et avancées, comme le suivi de liens en temps réel, ce qui ne permet pas d’émuler le contenu pour la recherche de malwares.
- Office 365 ne prend pas en charge les filtres anti-spam redondants.
- Office 365 (Plan P1), en particulier, ne prend pas en charge les listes noires.
- Le produit Small Business et Small Business Premium ne fournissent pas de rapports ni sur les spams reçus ou envoyés, ni sur la détection de malwares dans les e-mails reçus ou envoyés.
- Concernant la protection et la détection des flux entrants, Office 365 n’inclut pas les fonctions de détection du phishing et du spear phishing.
- Office 365 n’offre aucun support qui permet d’aider les utilisateurs finaux à déterminer si un lien qu’ils reçoivent dans un courriel est sûr pour leur appareil mobile.
- Bien que l’application permette d’utiliser une architecture multi-locataires (ce qui signifie que plusieurs environnements clients peuvent fonctionner sur le même serveur et que les données sensibles peuvent être stockées sur du matériel dédié), ce service peut entraîner un coût supplémentaire.
Compte tenu des problèmes de sécurité d’Outlook 365 et d’Office 365 en général, il est donc évident que l’utilisation des solutions natives de Microsoft peut rendre votre entreprise vulnérable au vol de données et à d’autres attaques cybercriminelles. Bref, elles ne fournissent pas la protection complète dont votre entreprise a besoin.
ArcTitan, une solution tierce pour l’archivage des emails
TitanHQ a développé sa solution d’archivage d’e-mails, ArcTitan, pour fonctionner en toute transparence avec Office 365. La solution résout les problèmes de conformité et de performance mentionnés ci-dessus. Elle complète également le Compliance Center de Microsoft avec des outils de recherche et de récupération beaucoup plus puissants.
Avec ArcTitan, les messages peuvent être trouvés et récupérés beaucoup plus rapidement et efficacement, et les entreprises pourront faire des économies considérables, car elles ne paient que les licences dont elles ont besoin, quel que soit le nombre d’employés qui quittent l’entreprise et sont remplacés.
Pourquoi ne pas proposer l’archivage des e-mails d’ArcTitan en tant que service ?
En tant que fournisseur de services gérés, ArcTitan vous permet d’offrir à vos clients de nombreux avantages en termes d’archivage des e-mails en tant que service. Ces derniers bénéficieront de services modernes à partir de votre propre infrastructure informatique et vous bénéficierez d’une flexibilité sur la gestion des utilisateurs. Tout en maîtrisant votre infrastructure, vous pourrez définir vos prix de manière indépendante.
Ainsi, vous pourrez :
- générer des revenus supplémentaires sur le long terme. Vous pouvez par exemple intégrer des services supplémentaires comme l’archivage en guise de vente croisée pour les services de messagerie existants de vos clients.
- devancer vos concurrents. Sachez que tous les fournisseurs de services gérés n’offrent pas le service d’archivage des e-mails en tant que service géré.
- acquérir de nouveaux clients. De plus en plus d’entreprises recherchent actuellement une solution qui répond à toutes les exigences légales pour archiver leurs courriers électroniques et pour respecter les règles de conformité. Sur ce point, Arctitan répond parfaitement à leurs besoins.
- gagner en flexibilité. ArcTitan est une solution d’archivage des emails disponible en marque blanche. Il vous permet donc d’offrir un service d’archivage sécurisé à vos clients, tout en vous faisant bénéficier de généreuses marges récurrentes de partenaires.
- rivaliser avec les plus grands fournisseurs de services basés dans le cloud. En tant que partenaire de confiance de TitanHQ, vous pourrez tirer parti des problèmes concernant la protection des données que rencontrent les entreprises à l’encontre des autres fournisseurs mondiaux.
Si vous cherchez des moyens de renforcer la sécurité de votre messagerie avec Outlook 365, envisagez donc d’utiliser des solutions tierces comme ArcTitan pour renforcer votre sécurité et pour améliorer les performances de votre entreprise. Ainsi, vous pourrez économiser de l’argent et garantir la conformité de vos systèmes d’archivage des e-mails et ceux de vos clients. Appelez l’équipe TitanHQ dès aujourd’hui !
FAQs
Office 365 archive-t-il automatiquement les e-mails ?
Oui, Office 365 dispose d’une fonction d’archivage automatique qui vous permet de bénéficier d’un stockage supplémentaire dans vos boîtes aux lettres d’archivage. Pour ce faire, vous devez activer l’extension automatique de l’archivage. Lorsque le quota de stockage initial dans votre boîte aux lettres d’archivage est atteint, Office 365 va ajouter automatiquement un espace de stockage supplémentaire.
Est-ce que mes e-mails sont sécurisés avec Office 365 ?
Ce logiciel comprend des fonctions complexes qui permettent d’assurer la confidentialité et la sécurité de vos messages et de respecter les exigences de conformité. L’archivage des e-mails est l’une de ces fonctionnalités. Vos documents resteront donc sécurisés, mais aussi ils seront facilement accessibles.
Combien d’espace de stockage puis-je disposer pour l’archivage des e-mails ?
Si vous choisissez la fonction d’archivage illimité de Microsoft Office 365, vous bénéficierez jusqu’à 100 GB d’espace. Bien entendu, la capacité de votre boîte aux lettres d’archives peut continuer de s’étendre si vous le souhaitez.
Quelles sont les limites d’Office 365 ?
En fait, il en existe quelques-unes. Par exemple, Office 365 ne prend pas en charge le système d’archivage multiplateforme des emails. En outre, les e-mails peuvent comporter une centaine de types de fichiers spécifiques, alors qu’Office 365 n’en indexe que 58.
Pouvez-vous parler un peu de l’archivage des e-mails avec Microsoft Office 365 online ?
Les e-mails de vos archives en ligne ne sont pas mis en cache (c’est-à-dire copiés) sur l’ordinateur local avec lequel vous vous connectez à votre compte. Par exemple, si vous cherchez directement un message archivé dans MS Outlook, il sera lent, car l’application doit charger une copie temporaire de ce message sur votre ordinateur. L’utilisation de Microsoft Office 365 online vous permet d’éviter cela, car vous pourrez vous connecter directement au serveur de Microsoft.