Si les sauvegardes sont essentielles suite à un sinistre informatique, ce sont les archives qui importent le plus, permettant la résolution du problème et l’enquête quant à un piratage des données. Ces deux éléments sont donc importants, mais trop souvent mal employés et mal compris par les utilisateurs : s’ils permettent tous deux de protéger les données, ils sont très différents dans leur usage et leur finalité.
La différence entre l’archivage des e-mails et la sauvegarde
La plupart des professionnels d’entreprise connaissent l’importance des sauvegardes, mais on observe que cette importance ne se révèle véritablement que lorsqu’on en a besoin ; les sauvegardes sont soumises à une règlementation stricte, d’où l’importance d’être bien informé afin d’éviter une sanction juridique. La fréquence des sauvegardes dépend des besoins de l’entreprise, mais il faut toutefois s’assurer qu’elles sont suffisamment rapprochées pour prévenir la perte des données en cas d’incident informatique.
La sauvegarde des e-mails peut servir à rétablir le serveur de messagerie afin que les utilisateurs ne perdent pas d’informations essentielles. L’archivage fonctionne différemment : une sauvegarde effectue une copie des mails, tandis qu’une archive déplace d’anciens messages dans un dossier sécurisé et les enlève du serveur. C’est un moyen de libérer de la mémoire sur le serveur de messagerie ou le cloud et de conserver une copie des messages, consultable lorsque ce sera nécessaire.
Quel lien entre l’archivage et la confidentialité des données ?
L’archivage est bien plus qu’une simple copie des données : il exporte également les métadonnées qui classent les échanges d’e-mails et facilitent la recherche de messages précis durant une enquête. Certaines entreprises reçoivent des millions de messages par jour, d’où l’importance des métadonnées, qui permettent au système informatique d’indexer l’archivage pour une recherche des messages plus rapide.
Les normes législatives imposent l’archivage des messages, et il est d’usage pour les entreprises de conserver ces archives durant plusieurs années, ce qui demande un espace de stockage conséquent, que les entreprises ne jugent pas indispensable jusqu’au jour où elles subissent un piratage de leurs données. L’archivage leur fournit alors un moyen d’enquêter conforme à la législation et la possibilité légale d’accéder aux mails échangés sur le long terme.
La vérification rétrospective est également soumise à des normes de conformité, ce qui lui permet, associée à l’historique d’échange d’e-mails, de déterminer où se trouvait la faille qui a permis la violation des données et si elle venait de l’intérieur. Il faut normalement utiliser un logiciel supplémentaire pour effectuer les recherches et classer les sauvegardes des archives. Les métadonnées associent des mots-clefs aux messages afin que l’on puisse les retrouver facilement lorsqu’on en a besoin.
L’archivage d’e-mails a aussi d’autres finalités : en cas de procès pour résoudre un litige, l’entreprise assignée à comparaître peut subir la saisie des archives comme pièces à conviction. Il est fondamental pour les entreprises de se renseigner quant à la législation imposant un certain nombre d’années de stockage des archives afin de se protéger sur le plan juridique.
Les avantages de l’archivage des e-mails
L’utilisation d’un logiciel d’archivage pour sauvegarder vos e-mails a de nombreux avantages, notamment la prévention de la perte des données si la sauvegarde standard échoue ou si les fichiers sauvegardés sont corrompus. L’archivage copie les données e-mail, ce qui lui permet de servir de système de secours de messagerie pendant une remise en état informatique suite à un sinistre. Un bon archivage des e-mails permet une restauration plus rapide du système endommagé, ce qui épargne un coût financier à l’entreprise sur le délai d’interruption engendré.
Du fait de la quantité énorme d’espace de stockage nécessaire à l’archivage des e-mails, la plupart des entreprises choisissent de les conserver dans le cloud, surtout au fur et à mesure de leur expansion les amenant à revoir des centaines de milliers de mails par jour. Le cloud est en effet plus économique que la création d’un espace de locaux de stockage informatique.
Les fichiers PST utilisés pour le stockage local des e-mails ne sont pas fiables ; ils ne sont pas non plus capables de supporter les métadonnées. L’archivage réduit la nécessité de conserver les fichiers PST en sauvegarde : à leur place, la recherche de mots-clefs associés aux métadonnées facilitent la recherche des messages dont on a besoin à l’instant donné. C’est cet avantage qui rend le logiciel d’archivage plus efficace et pratique pour les entreprises.
L’archivage ne doit toutefois pas complètement remplacer les sauvegardes, toujours utiles, mais servir comme niveau de sécurité et de confidentialité supplémentaire aux entreprises qui ont un fort besoin de communication par e-mails pour exister. Les meilleures solutions d’archivages sont capables d’indexer les métadonnées d’après différentes pistes de recherches comme la date, l’expéditeur, le destinataire, la catégorie, le département, le nom du client et l’objectif commercial du mail.
ArcTitan Email archiving s’intègre à Microsoft Office 365 pour une recherche mail ultra-rapide et automatisée, facile à installer et à moindre coût. Commencez dès aujourd’hui votre essai gratuit d’ArcTitan pour une période de 14 jours.