L’e-mail est le nom donné aux messages textuels envoyés sur Internet et récupérés par les utilisateurs en ligne ou téléchargés par un client de messagerie via la technologie « pull » ou « push », selon le dispositif et le programme qui reçoivent les messages.
Même si votre entreprise dispose d’un espace de stockage illimité, de plusieurs serveurs redondants et de liaisons WAN à haut débit, il est encore possible d’utiliser un système d’archivage interne, mais la plupart d’entre nous ne bénéficient pas d’un tel privilège. Les chefs d’entreprise doivent penser aux budgets, aux limites matérielles et à la bande passante qui n’est pas souvent suffisante.
Si l’on ajoute à cela la tendance des utilisateurs à utiliser des fichiers PST, les disques durs qui tombent en panne ainsi que le risque de recevoir une assignation à comparaître en cas de perte de données, on se rend compte qu’il faut trouver une solution entre les limites de Microsoft Exchange et le rêve d’un stockage illimité en ligne.
C’est là qu’intervient l’archivage des e-mails
L’archivage désigne un plan de stockage dans lequel les éléments sont disposés de façon logique et accessible. Il peut aussi s’agir de l’acte de faire une copie de sauvegarde d’un document. L’archivage des e-mails fait référence à un système de classement méthodique du courrier électronique qui le retire du serveur et le sauvegarde en toute sécurité.
Beaucoup d’entreprises utilisent Microsoft Exchange pour archiver leurs emails et certaines organisations n’archivent pas du tout leurs courriels. Il s’agit d’une erreur dans les deux cas !
Pour les emails privés, vous êtes libre de les sauvegarder ou non pendant une durée indéfinie. Mais pour les messages professionnels, la situation est différente. En fait, la messagerie électronique est devenue le canal classique de communication qui remplace généralement les fax et les lettres.
En France, ce moyen de communication reste encore trop peu réglementé en termes juridiques, alors que l’archivage des e-mails comporte plusieurs aspects techniques, financiers et légaux. Vous devez être en mesure de conserver précieusement vos conversations électroniques, notamment lorsque celles-ci comportent des documents importants.
Pour savoir pourquoi, il est important de comprendre ce qu’est une véritable solution d’archivage des emails.
Qu’est-ce que l’archivage des emails ?
L’archivage des emails ne se limite pas à l’effacement de votre boîte de réception. Une archive de courrier électronique est un terme technique utilisé pour décrire un enregistrement permanent et inaltérable de données de courrier électronique.
Une archive d’emails est essentielle pour les entreprises et, selon l’endroit où l’entreprise est située et l’industrie dans laquelle elle évolue, elle déterminera l’importance d’une archive d’emails.
Une archive d’emails est requise en cas de litige, et les vérifications gouvernementales exigeront que les emails soient extraits d’une archive.
Il est important de faire la distinction entre une archive et une sauvegarde de courriel parce que les deux termes sont souvent confondus. Les deux sont importants, mais ils sont utilisés dans des situations différentes.
Une sauvegarde des courriels est un stock de messages qui peut être récupéré en cas d’urgence. En cas de perte, de corruption ou de suppression accidentelle de données de messagerie, une copie peut être récupérée à partir d’une sauvegarde. Les sauvegardes d’emails rétablissent les comptes de courriel dans l’état dans lequel ils se trouvaient au moment où la sauvegarde a été effectuée.
Les sauvegardes doivent donc être effectuées quotidiennement, mais aussi hebdomadairement et mensuellement. Chaque fois qu’une sauvegarde est effectuée, elle écrase généralement la copie précédente. Les sauvegardes d’emails ne sont pas permanentes.
Une archive d’emails est différente. Il s’agit d’un stockage permanent de données de courrier électronique. Une archive peut être consultée et les messages individuels peuvent être récupérés au besoin.
Par analogie avec l’archivage des documents papier, l’archivage des e-mails consisterait à agrandir votre bureau de l’utilisateur dès que vous n’aurez plus assez de place pour ranger tous vos documents papier.
Pourquoi est-il important d’avoir une archive d’emails ?
L’un des principaux avantages d’une archive d’emails est de réduire l’espace de stockage requis pour les boîtes aux lettres individuelles. Les petites boîtes aux lettres sont plus rapides pour rechercher et récupérer des informations. La boîte aux lettres ne doit contenir qu’une copie de travail des courriels des derniers jours ou des dernières semaines. Les emails restants devraient être déplacés vers une archive où ils pourront être récupérés au besoin.
L’archivage des emails est une exigence légale dans de nombreux pays à travers le monde. Il est nécessaire de maintenir une archive des messages électroniques pour se conformer aux règlements spécifiques de l’industrie, ainsi qu’aux lois du pays et de l’état. Une archive est également nécessaire pour l’administration de la preuve électronique. Si une action en justice est intentée contre une entreprise, il doit être possible de récupérer les emails et les documents envoyés par courriel. Ces renseignements doivent être fournis au cours du litige.
La procédure eDiscovery peut s’avérer extrêmement coûteuse si une solution d’archivage d’emails n’est pas utilisée. Si des documents ou des courriels sont demandés, ils peuvent être obtenus à partir d’une archive.
S’il faut les obtenir à partir d’ordinateurs individuels, le temps nécessaire pour localiser les emails serait considérable. Il se peut même que vous ayez besoin de faire des recherches sur tous les ordinateurs de votre organisation. Si vous dirigez une petite entreprise et que vous avez 20 ordinateurs et comptes de courriel, cela prendrait beaucoup de temps.
Si vous exploitez une entreprise avec 10 000 ordinateurs et comptes email, vous pourriez avoir de sérieux problèmes si vous n’avez pas d’archives de courriel.
Les exigences d’eDiscovery signifient qu’une archive d’emails doit être consultable, et par conséquent l’organisation de l’archive est critique.
Comment cela se fait-il ? Eh bien, c’est mieux illustré par un exemple.
Une affaire criminelle impliquant Nortel Networks a donné lieu à la transmission de 23 millions de pages d’emails électroniques par la partie civile. Cela fait beaucoup de données.
Malheureusement, les données étaient un peu en désordre parce qu’elles n’étaient pas bien organisées. Cary Boswell, juge de la Cour supérieure de l’Ontario, a ordonné à l’accusation de le présenter à nouveau à la défense dans un format compréhensible. Il a été décrit comme un « marécage insondable ».
Organiser 23 millions de pages d’emails prend beaucoup de temps. Il est donc important que la structure des archives soit correcte dès le départ.
Quelle stratégie adopter ?
Vous disposez de deux options différentes pour l’archivage de vos e-mails professionnels. Mais avant de vous lancer dans l’archivage, votre entreprise doit soigneusement réfléchir au type d’archivage le mieux adapté à ses besoins.
Le choix de la stratégie d’archivage dépend à la fois de l’infrastructure de messagerie — s’il existe par exemple un serveur Exchange sur site ou si vous utilisez Microsoft Office 365 — et de vos objectifs individuels.
La question suivante est primordiale : vos e-mails doivent-ils être archivés de façon à être conformes aux objectifs réglementaires, ou bien la structure des dossiers créée par vos employés dans le client de messagerie doit-elle être émulée dans les archives avec un allègement simultané de la charge sur le serveur de messagerie ?
Ces deux méthodes sont respectivement appelées « archivage de journaux » et « archivage de boîtes aux lettres ».
Archivage des journaux : une condition préalable à la protection juridique
Cette méthode consiste à archiver tous vos e-mails d’entreprises avant qu’ils ne soient remis aux utilisateurs. Pour ce faire, il faut créer une règle de journal dans le serveur Microsoft Exchange ou dans un environnement Office 365. Ceci garantit que tous les e-mails entrants et sortants sont automatiquement copiés dans une boîte aux lettres définissable individuellement.
Dans la plupart des cas, on utilise une règle pour obtenir le même résultat même si un autre serveur est utilisé.
Le profil d’archivage approprié peut maintenant être créé et les emails peuvent être archivés avant que les utilisateurs ne puissent les altérer ou les supprimer.
En ce qui concerne l’entreprise, l’intégrité de l’archive est garantie, ce qui les aide à répondre à un nombre croissant de réglementations sur la conformité des emails, l’eDiscovery et bien d’autres législations.
Archivage des boîtes aux lettres
Cette méthode permet d’archiver tous les e-mails des boîtes aux lettres respectives des employés. Vous pouvez faire cela soit en accédant directement à votre serveur de messagerie, soit — à défaut d’autre option — en archivant les clients de messagerie.
L’avantage de cette stratégie est que la structure de dossier donnée et l’historique complet de tous les e-mails des boîtes aux lettres des utilisateurs finaux sont transférés dans l’archive. De plus, des règles de suppression peuvent être créées afin de garantir que tous les messages datant de plus de deux ans sont automatiquement supprimés de la boîte aux lettres une fois qu’ils ont été archivés avec succès.
Ceci permet de réduire durablement la charge du serveur de messagerie. Vos employés seront toujours en mesure de rechercher et d’accéder à leurs e-mails dans la structure de dossiers familière via l’archive.
C’est à vous de choisir l’approche d’archivage qui répond le mieux à vos besoins individuels pour répondre à un nombre croissant de réglementations.
Les profils d’archivage peuvent et doivent être automatisés. Dans le cas de l’archivage de journaux (c’est-à-dire où les emails entrants et sortants sont archivés directement), la valeur par défaut — de 300 secondes, par exemple- entre les opérations d’archivage devrait être configurée.
Dans le cas de l’archivage des boîtes aux lettres, il est recommandé d’exécuter l’opération d’archivage une fois par jour, lorsque la charge du serveur de messagerie est la plus faible.
Si vous optez pour l’archivage de journaux, vous devriez effectuer une opération d’archivage au moins une fois par jour afin de garantir que les e-mails existants sont archivés et restent disponibles en permanence. Les e-mails stockés sur un système de stockage décentralisé — par exemple dans des fichiers PST — peuvent également être archivés au cours de cette étape.
La capacité des boîtes aux lettres peut être limitée
Si votre entreprise ne dispose pas d’un système de messagerie suffisamment robuste, c’est-à-dire qui ne peut pas surdimensionner votre messagerie, la solution est souvent de limiter la taille des boites aux lettres de vos employés, à 50 Mb, 200 Mb ou 1 Gb, par exemple. Une fois cette limite atteinte, la boîte aux lettres d’un utilisateur ne fonctionnera plus, à condition que ce dernier la vide. Pour conserver ses emails importants, il devra faire une archive personnelle avant de supprimer les messages et vider sa boîte aux lettres. Si vous utilisez Outlook, ces archives personnelles sont appelées fichiers PST.
Au fil du temps, l’utilisateur devra construire plusieurs archives personnelles et il lui incombe d’assurer la gestion de ses fichiers. Le problème est que si un utilisateur laisse des fichiers PST sur son ordinateur, il est possible que l’appareil soit volé ou devienne inutilisable. Les données qui se trouvent dans ces fichiers risquent ainsi d’être définitivement perdues.
Pour pallier cette difficulté, votre entreprise peut mettre à disposition de vos employés des espaces de stockage sur vos serveurs afin qu’ils puissent y stocker leurs fichiers PST. Ces serveurs peuvent ensuite être sauvegardés quotidiennement et toutes les données peuvent être sécurisées dans le temps.
Cependant, cette solution a des limites. Après plusieurs années, vous allez continuer à sauvegarder quotidiennement des dizaines de données PST. Le fait est que vous n’allez plus être en mesure de savoir exactement à qui appartiennent ces fichiers PST et ce qu’ils contiennent.
De plus, les fichiers PST peuvent être corrompus. Dans cette situation, l’équipe de votre département informatique aura des difficultés à restaurer les fichiers. Grâce à l’archivage, ces fichiers PST peuvent cependant être archivés de façon centralisée au sein de votre entreprise sans qu’ils aient besoin de modifier les autorisations d’accès.
Les différents types d’emails à archiver
Il n’est pas nécessaire d’archiver tous les e-mails. Vous devez faire un tri des documents que vous jugez importants avant de les conserver. Entre autres, vous pouvez archiver tout ce qui a attrait :
- à la comptabilité de votre entreprise, notamment les e-mails qui permettent de comprendre les tâches réalisées et les rapports de gestion.
- aux contrats en cours ou ceux déjà signés.
- aux lettres commerciales que vous avez envoyées.
- aux documents liés aux taxes et aux impôts.
En plus des messages à proprement parler, vous devez aussi conserver leurs pièces jointes, notamment lorsqu’elles comportent une signature électronique. Cela peut être un devis, un bon de commande, une facture, etc. Par contre, les spams et les publicités n’ont pas besoin d’être archivés.
Certains e-mails ont une valeur juridique. Il est important de garantir leur authenticité lors de leur transmission dans le cadre d’un litige ou d’un sinistre. Sachez qu’un message électronique peut contenir des données qui ne sont pas visibles à l’œil humain, mais qui peuvent garantir son intégrité, son authenticité et sa traçabilité. Là, on parle de métadonnées, comme la date et l’heure de son envoi, son passage dans vos différents serveurs, sa date de réception ou d’ouverture, etc.
Durée de conservation des e-mails
Cette question mérite d’être abordée : pour combien de temps devriez-vous archiver un email ? La réponse à cette question est difficile, car la loi française ne dit rien de précis.
Comme susmentionné, le bon sens est de conserver les emails importants très longtemps, tandis que d’autres peuvent être détruits presque immédiatement. Cela nous ramène à une autre question : comment distinguer les emails pertinents de ceux qui sont moins importants ?
Actuellement, il est difficile d’imaginer un tri des emails efficace et économique. Vous aurez des difficultés à déterminer aujourd’hui la pertinence future d’un message. Par exemple, un email de quelques lignes qui confirme un rendez-vous commercial peut sembler aujourd’hui insignifiant. Quelques années plus tard, dans le cadre d’un litige et d’une procédure judiciaire, ce message pourrait revêtir une importance capitale.
La politique d’archivage la plus simple à déployer est d’archiver tous les messages qui arrivent dans les boîtes de réception de vos employés, à l’exception des emails personnels. Quant à la durée de rétention, vous pouvez opter pour une durée plus ou moins longue, par exemple, dix ans pour les documents importants.
Quelques recommandations pour l’archivage des e-mails
Utiliser un disque dur externe pour stocker les messages
La meilleure chose à faire d’abord en ce qui concerne l’archivage des e-mails est d’examiner vos options. Vous devez déterminer s’il est suffisant d’archiver vos e-mails dans le cloud ou si vous avez besoin de les archiver sur votre machine ou sur papier.
Certains documents doivent peut-être être imprimés, tandis que d’autres peuvent rester sous forme électronique. Si les messages doivent être archivés sur votre ordinateur, décidez si vous allez faire une sauvegarde sur un disque dur externe et si certains éléments doivent être sauvegardés sous une forme autre que le format de fichier de votre client de messagerie, comme le format PDF.
Supprimez les spams
L’un des meilleurs conseils pour l’archivage des e-mails est de supprimer les e-mails indésirables dès leur réception ou dès qu’ils apparaissent dans votre boîte de réception.
L’un des meilleurs conseils pour l’archivage des e-mails est de supprimer les e-mails indésirables dès leur réception ou dès qu’ils apparaissent dans votre boîte de réception. Cela peut vous faire gagner du temps, car vous n’aurez jamais à le relire. Vous éviterez également que des documents inutiles n’atteignent vos archives, où seuls les documents de valeur devraient être stockés.
Sinon, vous pouvez effectuer une suppression massive avant l’archivage. Il se peut que vous puissiez paramétrer votre client de messagerie pour savoir quand vos e-mails doivent être supprimés du serveur, mais périodiquement.
C’est une bonne idée de visiter le site Web de votre fournisseur d’accès, de voir ce qu’il y a réellement sur le serveur et de le vider. Si vous disposez d’un espace suffisant sur votre serveur, vous pouvez choisir d’y laisser les messages importants à titre d’archive supplémentaire.
Créez un système d’archivage des e-mails
La deuxième étape de la création d’un système d’archivage des e-mails. Cela consiste généralement à créer une hiérarchie de dossiers de stockage dans votre client de messagerie.
Vous pouvez ainsi séparer vos e-mails personnels des e-mails professionnels et vous assurer que les dossiers auxquels vous devez accéder plus fréquemment sont faciles à atteindre.
Gardez à l’esprit que les dossiers peuvent être renommés et réorganisés. Ainsi, lorsqu’un projet prioritaire est terminé, vous pouvez les archiver dans le système de dossiers, par exemple en le plaçant dans un dossier intitulé « Projets terminés ». Demandez-vous si la création de filtres pour trier les messages entrants directement dans les dossiers vous sera utile. Certaines personnes n’optent que pour cette fonction, tandis que d’autres ne l’utilisent jamais.
Puis-je utiliser Microsoft Exchange pour archiver mes emails ?
Est-il possible d’utiliser Microsoft Exchange pour archiver les emails ?
Depuis la sortie de la version 2007, Microsoft a inclus l’option d’utiliser Exchange pour l’archivage du courrier électronique dans ses fonctions de journalisation et d’archivage personnel.
Les entreprises qui utilisent Microsoft Exchange Server ont deux options pour s’assurer que leurs e-mails soient archivés d’une manière qui les aide à répondre à un nombre croissant de réglementations sur la conformité des e-mails, l’eDiscovery et d’autres législations. D’un côté, elles peuvent utiliser l’option fournie par Microsoft Exchange, qui leur permet de créer une archive personnelle ou une archive sur place pour chaque boîte aux lettres d’un utilisateur. De l’autre côté, ils peuvent utiliser une solution d’archivage externe.
Dans le premier scénario, la fonction d’archivage est intégrée au maximum dans Exchange Server et Microsoft Outlook. Cependant, cette stratégie d’archivage implique des exigences très complexes en termes d’infrastructure informatique. Pour les PME, en particulier, il peut être difficile de répondre à ces exigences supplémentaires et d’investir des efforts supplémentaires nécessaires pour y parvenir.
Dans le second scénario, l’interface d’Exchange Server peut être utilisée pour positionner ArcTitan comme une solution d’archivage externe. Bien qu’un logiciel supplémentaire soit nécessaire pour cette stratégie d’archivage, elle réduit considérablement les exigences en termes d’infrastructure informatique. Cela peut être un facteur important dans la décision, en particulier pour les petites et moyennes entreprises dont les ressources sont limitées.
En réalité, il y a un problème avec l’utilisation d’Exchange pour l’archivage du courrier électronique. La fonction de journalisation ne fonctionne pas comme une véritable archive de courrier électronique.
L’utilisation d’Exchange pour l’archivage des e-mails peut causer de nombreux problèmes.
4 raisons pour lesquelles l’archivage par Exchange peut causer des problèmes pour les entreprises
- MS Exchange ne permet pas d’indexer et de rechercher efficacement les emails dans ses archives.
- Les titulaires de comptes de messagerie individuels peuvent créer des PST personnels et stocker leurs courriels sur leur ordinateur.
- ll se peut que certaines PST ne répondent pas aux exigences de l’administration pour eDiscovery.
- Il n’y a pas de paramètres de configuration de conservation des données dans la journalisation.
- La fonction de journalisation ne répond pas vraiment aux besoins des entreprises, mais qu’en est-il de Personal Archive ? Peut-on l’utiliser ?
- Malheureusement, bien que la solution offre une fonctionnalité d’archivage d’emails améliorée, l’utilisation d’Exchange Personal Archive pour l’archivage des emails causera également des problèmes.
Archivage des emails avec Exchange 2010
Jetons un coup d’œil à la fonctionnalité de l’archive des courriels personnels dans la version 2010. Exchange 2010 est meilleur pour l’archivage des emails que la version 2007, mais il y a encore quelques problèmes majeurs.
Dans Exchange 2010, il est possible de créer une archive de boîtes aux lettres pour chaque compte de messagerie. Le but de l’archive est de libérer de l’espace dans la boîte aux lettres. C’est un moyen de contourner les quotas de boîtes aux lettres restrictifs. L’archive est destinée à être utilisée comme un magasin à moyen terme pour les emails supplémentaires que l’utilisateur ne veut pas supprimer, mais dont il n’a pas besoin dans la boîte aux lettres pour les opérations quotidiennes.
Ce ne sont pas vraiment des archives d’emails, mais des boîtes aux lettres secondaires. Ils n’ont pas les fonctionnalités d’une véritable archive d’emails.
Les utilisateurs Exchange ont deux options pour leurs archives personnelles, qu’elles soient situées dans la base de données de production ou dans le cloud. L’archive peut être configurée pour déplacer automatiquement les messages au bout d’un certain temps (en fonction des étiquettes de conservation) ou la tâche peut être exécutée manuellement selon les besoins.
Il y a deux inconvénients principaux à l’utilisation d’une archive personnelle Exchange. Pour de nombreuses organisations, le principal inconvénient est le coût : il est nécessaire d’acheter une licence d’accès client d’entreprise ou CAL, ou d’acheter Office 2010 Professional Plus si Outlook est nécessaire.
Même Microsoft souligne qu’il n’est peut-être pas sage d’utiliser les archives personnelles dans Exchange pour archiver les emails, déclarant qu’elles « peuvent ne pas répondre à vos besoins d’archivage ».
Cela vous semble-t-il étrange ? C’est parce que ce n’est pas une véritable archive d’emails. C’est une archive personnelle.
Les utilisateurs peuvent choisir quelles informations sont chargées dans les archives personnelles. Ils peuvent également supprimer des courriels de l’archive. Ce n’est pas bon pour la conformité réglementaire et la preuve électronique. Mais il y a un moyen de se déplacer. Il est possible de répondre à certaines exigences en matière de preuve électronique et de conformité réglementaire en utilisant Exchange pour l’archivage du courrier électronique. Les utilisateurs peuvent se voir attribuer des rôles de gestion de la découverte et peuvent effectuer des recherches d’indexation et de boîtes aux lettres multiples. Malheureusement, le Panneau de gestion d’Exchange 2010 est difficile à utiliser, en particulier à des fins d’eDiscovery.
Archivage des emails avec Exchange 2013
Certaines de ces questions ont été abordées dans Exchange 2013, mais il y a encore des questions liées à eDiscovery. Les utilisateurs ont beaucoup trop de contrôle sur leurs archives personnelles et leurs boîtes aux lettres. Ils ont la possibilité de créer leurs propres politiques et d’appliquer des paramètres personnels à leurs boîtes aux lettres et à leurs archives.
Ils peuvent potentiellement contourner les politiques de stockage du courrier électronique de l’entreprise. Malheureusement, à moins que la mise en suspens d’un litige ou la mise en attente sur place ne soit appliquée à chaque boîte aux lettres, l’administrateur est incapable d’annuler les paramètres appliqués par chaque utilisateur.
Est-il possible d’utiliser Microsoft Exchange pour l’archivage des emails si SharePoint 2013 est utilisé ?
La question d’eDiscovery a été abordée par Microsoft. Il est possible d’utiliser SharePoint 2013 pour effectuer des recherches dans toutes les boîtes aux lettres, mais il y a même des problèmes avec cette fonction eDiscovery ajoutée.
Pour commencer, il est nécessaire d’acheter SharePoint 2013 et cela a une implication de coût. Il est également nécessaire d’utiliser le stockage dans le cloud et de conserver les données sur un serveur Exchange, sinon les outils de découverte sur place d’Exchange ne fonctionneront pas.
Il y a un autre problème. C’est l’espace de stockage dont vous aurez besoin. Tous les emails qui ont été envoyés ou reçus par MS Exchange devront être stockés. Au fil du temps, vos « archives » d’emails deviendront immenses.
Plus de 90 % des courriels stockés dans ces archives n’auront jamais besoin d’être consultés. Il faudra payer des frais inutiles et il faudra beaucoup de temps pour faire des recherches dans tous ces courriels. La récupération des courriels sera particulièrement lente.
Une véritable archive supprimera une partie importante des 90% des emails auxquels vous n’aurez jamais besoin d’accéder, et le temps de recherche et de récupération peut être considérablement réduit.
Vous ne pouvez pas considérer la fonction d’archivage de MS Exchange comme une véritable archive d’emails qui répondra à tous les besoins en matière de conformité et d’eDiscovery.
Considérations importantes concernant la conformité au RGPD
En mai 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) entrera en vigueur. Le règlement exige la mise en place de mesures strictes pour prévenir la perte, le vol ou la divulgation non autorisée de courriers électroniques contenant les données personnelles de citoyens de l’UE. Des mesures doivent également être prises pour empêcher la modification non autorisée des données de courrier électronique et des politiques doivent être introduites pour supprimer les courriers électroniques une fois que la base légale de leur conservation a expiré.
Le RGPD donne également aux citoyens des droits sur la manière dont leurs données personnelles sont obtenues, traitées, partagées et conservées.
Les citoyens peuvent demander l’accès à leurs données personnelles, vérifier qu’elles sont à jour et complètes et demander leur suppression dans certaines circonstances. Afin de répondre aux demandes d’accès aux données dans les trente jours autorisés, les entreprises devraient disposer d’une méthode indexée et consultable pour se conformer aux demandes, ce qui n’est pas garanti avec Microsoft Exchange.
Il est également important de noter que le RGPD s’applique à toute entreprise qui obtient, traite, partage ou conserve des données personnelles de EU citizens´, quel que soit l’endroit où elle est située. Le non-respect du RGPD peut entraîner des amendes allant jusqu’à 20 millions d’euros (environ 24,5 millions de dollars), ou 4% du chiffre d’affaires mondial. Il est donc recommandé aux entreprises utilisant Microsoft Exchange – avec ou sans SharePoint 2013 – d’adopter une nouvelle approche de l’archivage des emails.
L’approche ArcTitan pour l’archivage des emails
ArcTitan est une véritable solution d’archivage d’emails qui a été conçue sur mesure pour répondre aux exigences de conformité et d’eDiscovery, ainsi qu’aux besoins de stockage de données.
ArcTitan, un produit de TitanHQ
L’archivage des e-mails d’ArcTitan est l’un des meilleurs services dont nous disposons. Il a résolu de nombreux problèmes et permet un gain de temps en évitant le fait de devoir rechercher des fichiers PST.
Cette solution d’archivage des e-mails est très facile à utiliser. Il s’agit d’un outil de recherche bien meilleur que Microsoft E-discovery lors de la recherche d’e-mails. Une fois que la solution est mise en œuvre, les utilisateurs peuvent supprimer et nettoyer leurs boîtes aux lettres en toute sécurité, car ArcTitan dispose d’un enregistrement permanent dans lequel ils peuvent effectuer des recherches.
L’archivage basé dans le cloud d’Arctitan apporte la tranquillité d’esprit de savoir que tous les e-mails de votre entreprise, sans exception, sont capturés et archivés. Tout cela se fait sans aucun impact sur les performances de votre serveur de messagerie.
Fonctionnalités clés d’ArcTitan Email Archiving
- Archivage des emails dans le cloud illimité, y compris les emails entrants, sortants, internes, les dossiers, le calendrier et les contacts
- Politique de rétention de données et eDiscovery
- Conformité et chemin d’accès audité pour HIPAA, SOX, RGPD, etc.
- SuperFast Search™ – les emails sont compressés, les messages et les pièces jointes dé-doublonés pour la recherche et la récupération rapides
- Accès à la console web avec des accès d’options multi-niveaux et granulaires – Vous décidez des permissions utilisateurs
- Pas d’installation software/hardware requise
- Fonctionne avec tous les serveurs mail : MS Exchange, Zimbra, Notes, SMTP/IMAP/Google/PO
- Transfert sécurisé depuis votre serveur mail
- Stockage chiffré sur AWS cloud
- Recherche instantanée par navigateur – Trouvez vos emails archivés en quelques secondes
- Piste d’audit
- Intégration Active Directory optionnelle pour l’authentification Microsoft Windows
- Plugin pour client Outlook disponible
Conclusion
L’archivage des emails est important, mais il s’agit d’abord une décision de votre Direction Générale, avant d’être une question d’ordre technique.
Pour le bien de votre entreprise, vos emails importants doivent être archivés pour une durée plus ou moins longue afin de permettre à chaque employé ou à votre équipe informatique de les retrouver en cas de besoin.
Cette décision doit ensuite être mise en œuvre via la mise en place d’une solution d’archivage satisfaisant à la fois les contraintes techniques de l’entreprise, les besoins des employés, le cadre financier et la conformité vis-à-vis des réglementations en vigueur.
Pour finir, votre entreprise doit définir une politique globale qui précise la façon d’utiliser la messagerie électronique que vous mettez à la disposition de vos employés. Pensez également à bien former ces derniers et à les informer quant à l’utilisation de la messagerie pour les rendre conscients des risques liés à la messagerie électronique. Dans la foulée, n’oubliez pas d’expliquer à vos employés pourquoi et comment la solution d’archivage des e-mails sera mise en place dans votre organisation.
FAQ sur l’archivage des emails avec Exchange
Quel est l’intérêt d’archiver les e-mails ?
L’archivage permet de déplacer les e-mails de votre serveur de messagerie vers votre ordinateur local, où vous pourrez toujours y accéder en cas de besoin. L’archivage permet aussi de libérer de l’espace sur vos serveurs de messagerie.
Comment fonctionne Microsoft Exchange ?
Microsoft Exchange est un logiciel conçu pour vous permettre d’envoyer des e-mails directement à un serveur. Il fonctionne en renvoyant les messages à vos postes de travail individuels auxquels vos employés peuvent accéder. Bref, il s’agit d’une solution dédiée à centraliser vos e-mails afin de pouvoir les sauvegarder.
Quelle est la différence entre Microsoft Exchange et Outlook ?
Ces deux applications fonctionnent ensemble. Microsoft Exchange fournit l’arrière-plan d’un système centralisé pour vos e-mails, tâches et calendriers, tandis qu’Outlook est un service de messagerie de bureau qui peut être synchronisé avec le serveur Exchange.
Quelles sont les limites de l’archivage des e-mails avec Microsoft Exchange ?
Il faut dire que Microsoft a fait un bon premier pas vers la mise en œuvre de l’archivage des e-mails en développant Exchange Server, mais ses fonctionnalités doivent encore être affinées. L’une des principales failles de ce logiciel est que l’archivage et la recherche des messages sauvegardés prennent souvent beaucoup de temps.
Pourquoi devrais-je avoir une solution d’archivage tierce ?
Microsoft Exchange est un serveur de messagerie électronique utilisé par plus de 51 % des entreprises dans le monde. Toutefois, il n’a pas été conçu pour l’archivage, alors que les solutions tierces sont particulièrement dédiées à cet effet. De plus, elles peuvent stocker de grandes quantités de données et permettent de retrouver et de récupérer rapidement les messages.