Il existe plusieurs idées fausses sur l’archivage des emails et qui rendent de nombreuses entreprises réticentes à l’idée de créer une archive de leurs messages électroniques. Ce n’est que lorsque leurs données de messagerie doivent être récupérées qu’elles se rendent compte de l’importance d’une telle opération et, bien souvent, c’est trop tard.
Dans ce dossier, nous allons démystifier certains mythes concernant l’archivage des emails et nous expliquerons pourquoi cette opération est désormais essentielle pour presque toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité.
Idée fausse n° 1 : les termes archivage et sauvegarde des emails signifient la même chose
L’augmentation récente des attaques de ransomwares a mis en évidence l’importance de créer des sauvegardes de toutes les données critiques. Une sauvegarde des emails contient tous les messages d’une boîte aux lettres électronique. S’il arrive quelque chose à cette boîte aux lettres – par exemple si elle est chiffrée par un ransomware – toutes les données de messagerie peuvent être récupérées.
Une archive d’emails pourrait servir le même but, mais à certains égards, elle est différente de la sauvegarde. Une archive sert de dépôt pour tous les emails qui ne sont plus nécessaires, mais qui doivent être conservés pour répondre aux obligations légales concernant la conservation des données.
Si un email ou un groupe d’emails, doit être récupéré, les messages peuvent être localisés et restaurés très rapidement. C’est parce que l’archive comprend des métadonnées qui permettent de réaliser facilement des recherches dans l’archive. Quant à la sauvegarde, elle est destinée à la restauration en masse des emails. Trouver des messages individuels dans une sauvegarde peut être incroyablement long, coûteux et difficile.
Vous pouvez restaurer des emails à partir d’une sauvegarde à la suite d’une attaque de ransomware, pour se conformer à l’eDiscovery ou pour archiver les plaintes des clients.
Idée fausse n° 2 : les archives ne sont nécessaires que dans les secteurs hautement réglementées
La loi Sarbanes-Oxley de 2002 (Sarbanes-Oxley Act of 2002 – SOX) exige que les organisations conservent une piste de vérification pendant 7 ans, ce qui comprend les communications par messagerie électronique. Cependant, ce ne sont pas seulement les organisations couvertes par la SOX qui doivent conserver les messages électroniques. Plusieurs États ont adopté des lois qui exigent que certains emails soient conservés pendant une période déterminée.
De plus, aucune entreprise n’est à l’abri des litiges. La législation exige que les communications par emails soient produites dans le cadre de la communication des documents électroniques. Ces communications doivent être trouvées et fournies rapidement, ce qui n’est possible que si vous créez une archive d’emails. Pourtant, le défaut de produire certains emails peut entraîner des pénalités financières importantes.
Idée fausse n° 3 : les archives doivent être stockées en interne
Il n’y a pas de loi qui stipule que les archives d’emails doivent être conservées sur place, mais de nombreuses entreprises croient à tort que c’est nécessaire. Ainsi, elles achètent du matériel et des logiciels coûteux pour créer une archive qui est conservée localement. C’est souvent pour des raisons de sécurité, car les services informatiques estiment que grâce à cela, ils peuvent mieux protéger leurs données de messagerie.
Cependant, les fournisseurs de services dans le cloud offrent la même sécurité, sinon plus, et leurs solutions ne nécessitent pas d’achat de matériel ni de maintenance matérielle et logicielle continue. De ce fait, les entreprises paient inutilement des prix élevés pour leurs archives.
Il n’est pas nécessaire d’acheter du matériel coûteux pour stocker d’importantes archives d’emails et il n’est pas nécessaire de mettre à disposition des ressources pour sécuriser les matériels et logiciels. Les systèmes de stockage sur site sont également peut flexible, alors que la solution d’archivage des emails dans le cloud est extrêmement évolutive. Lorsqu’une plus grande capacité est nécessaire, un espace de stockage supplémentaire est toujours disponible.
Idée fausse n° 4 : le stockage à long terme des emails augmente le risque
De nombreuses entreprises ne conservent les emails que pendant une période limitée, par exemple 90 jours. Après cette période, les messages sont définitivement supprimés. En effet, si un email est supprimé, il ne peut causer aucun dommage. Par contre, s’il s’agit par exemple d’un message contenant une plainte, ou un email qui doit être retrouvé pour être utilisé comme preuve électronique, le défaut de produire ces messages pourrait exposer votre entreprise de lourdes sanctions.
Si vous souhaitez répondre aux exigences de conformité, réduire les coûts et pouvoir récupérer instantanément vos emails, une archive de messagerie est nécessaire.
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