La possibilité d’identifier et de supprimer les données personnelles d’un client est un élément clef du règlement général sur la protection des données. Or, la plupart des données personnelles d’un client se trouvent dans les e-mails.
L’archivage des e-mails dans le système du cloud est la solution la plus souple et la plus sûre, vous garantissant le respect des lois prévues dans le règlement général sur la protection des données, la loi américaine Sarbanes-Oxley et la conformité à l’HIPAA américaine. Vous devrez absolument avoir une politique de messagerie conforme à la législation pour votre entreprise.
Une offre d’archivage d’e-mails conforme à la règlementation
L’essentiel des connaissances organisationnelles de l’entreprise circule dans ses e-mails, aussi voilà un investissement que chaque société doit consciencieusement protéger ; l’archivage ne protège pas seulement la propriété intellectuelle présentée par mail, il simplifie notablement la gestion de la messagerie pour un gain de temps et de productivité.
L’offre d’archivage d’e-mails de TitanHQ, « ArcTitan », consiste en un archivage fondé sur le système du cloud et la récupération des mails en conformité avec la loi Sarbanes-Oxley, l’HIPAA, les règlementations d’eDiscovery, la conservation et la vérification. Les utilisateurs peuvent rechercher, consulter et retrouver en quelques secondes les mails archivés depuis Outlook ou tout autre navigateur internet. Avec des options de recherches recouvrant toute l’entreprise, quelques départements choisis ou encore des groupes de contenu ou des titres, des mails et leurs pièces jointes, n’importe quel e-mail qu’une recherche eDiscovery jugera pertinent sera identifié. Les e-mails archivés incluent une piste d’audit renseignant sur toute modification faite aux messages, certifiant la conformité à la législation.
L’importance d’un système géré par eDiscovery
Un certain nombre de lois et de règlementations énoncent la durée de conservation des données, ce qui inclue les e-mails : il faut les garder enregistrés durant plusieurs années.
Les poursuites judiciaires sont un exemple concret de l’importance de conserver les e-mails échangés, reçus comme envoyés, la Cour étant à même de les exiger comme pièces à conviction durant un procès. La requête et la présentation des mails archivés est définie comme eDiscovery.
Comment vous conformer à une requête eDiscovery sans un système organisé ?
Il peut rapidement s’agir de rassembler pour un même sujet des milliers d’e-mails échangés sur plusieurs années par des centaines d’employés travaillant dans différents départements. Sans un système automatisé et bien géré, il serait impossible pour une entreprise de se conformer à la requête de présentation des e-mails nécessaires dans un délai imparti.
Si une entreprise n’est pas en mesure de fournir les pièces à conviction sous forme d’e-mails et d’enregistrements requis par la loi, elle s’expose à des sanctions financières voire des accusations pénales à charge criminelle.
Mais il ne suffit pas de conserver les mails : ils doivent être accessibles sur demande, d’où la nécessité de les stocker de manière à les retrouver facilement. L’archivage d’e-mails ne consiste pas seulement à épargner des frais à une entreprise : il doit aussi pourvoir des éléments présentables à la justice dans un format facile d’accès.
L’archivage des e-mails en conformité et le règlement général sur la protection des données
La création du règlement général sur la protection des données a obligé les entreprises à réfléchir à un procédé leur permettant la gestion des données conservées, ce qui a engendré un regain d’intérêt pour l’archivage d’e-mails.
ArcTitan est conforme au règlement général sur la protection des données en matière de rétention et de vérification des données ainsi qu’avec toutes les normes règlementaires en vigueur.
Avec le bon logiciel d’archivage d’e-mails, on peut chercher, déplacer, sécuriser ou encore verrouiller les données enregistrées dans la messagerie. Les obligations du règlement général sur la protection des données permettant aux utilisateurs de demander que leurs données soient effacées peuvent ainsi être remplies sans effort de la part des administrateurs du site.
L’archivage des e-mails et la confidentialité
Les e-mails peuvent contenir les données souvent très privées des clients, comme les informations financières relatives à leur compte bancaire. Ces données doivent rester strictement confidentielles pour raisons de conformité et de confiance. Toutes les informations relatives aux transactions, aux comptes des clients et aux requêtes qu’ils ont formulées doivent être archivées et sécurisées. À défaut, l’entreprise devra s’acquitter de frais de pénalité et sa réputation en pâtira.
Remarques sur la conformité de l’archivage des e-mails avec le travail à distance
L’année 2020 a vu une augmentation exponentielle du télétravail, ce qui a drastiquement changé le paysage technologique et le monde des affaires.
Tandis que les employés télé-travaillent, les entreprises doivent s’assurer que la conformité de la sécurisation et de la confidentialité des données est respectée en dehors de ses murs. L’archivage des e-mails fondé sur l’utilisation du système du cloud offre un moyen rentable et efficace de gérer les données qu’échangent par mail les employés travaillant à distance.
L’un des avantages de l’archivage des e-mails fondé sur l’utilisation du cloud est la centralisation des divers serveurs d’e-mails ; en cas de télétravail, c’est encore plus important. Ce type d’archivage des e-mails offre un moyen de rassembler les données échangées dans les mails professionnels, assurant ainsi la conformité malgré la multiplicité des environnements de travail.
Quelles sont les offres de conformité relative aux e-mails pour votre entreprise ?
Nous vous avons expliqué en quoi choisir une offre d’archivage d’e-mails conforme est essentiel pour votre entreprise. La prochaine étape consiste à passer à l’action et déterminer la meilleure option pour vos affaires : essayez ArcTitan !
Comment ArcTitan peut vous aider
S’assurer que les données sont archivées sans porter atteinte aux performances du réseau et que les données sont stockées dans leur intégrité est une priorité pour la plupart des entreprises. ArcTitan simplifie eDiscovery pour les avocats tout en protégeant les données contre le piratage dans une offre garantissant ces avantages et bien d’autres encore.
Les administrateurs du site internet peuvent rapidement supprimer les données d’un utilisateur conformément à une exigence du règlement général sur la protection des données et trouver les informations nécessaires à une enquête en cours.
Questions fréquentes sur la conformité relative à l’archivage des e-mails (FAQ)
Qu’est-ce que la conformité relative à l’archivage des e-mails ?
L’essentiel des données personnelles d’un client réside dans ses e-mails. Les offres de conformité relative à l’archivage des e-mails proposent les meilleures solutions pour conserver de manière sécurisée les mails selon la législation en vigueur. C’est une nécessité absolue pour votre entreprise.
À quel point la conformité relative à l’archivage des e-mails est-elle importante ?
Elle permet aux utilisateurs d’archiver les mails de l’entreprise de manière sécurisée et de pouvoir les réutiliser conformément à la loi, remplissant les critères requis pour la détention des données et les exigences du règlement général sur la protection des données.
Que proposent les offres de conformité relative à l’archivage des e-mails ?
L’expansion des données collectées est un véritable défi pour le département technologique de votre entreprise. Les offres de conformité relative à l’archivage des e-mails simplifient la gestion des risques liées aux données, permettant la détention et la protection des données et des mails contre le piratage pour une période déterminée.