Beaucoup de gens croient que seules les entreprises réglementées doivent conserver les e-mails et d’autres fichiers numériques. C’est une idée fausse et dangereuse. Les lois sur la conservation des données touchent la plupart des entreprises, qu’elles soient réglementées ou non.
Les lois que vous devez respecter dépendent du pays dans lequel vous exercez vos activités. Aux États-Unis, la liste des réglementations est longue : SOX, HIPPA, Franks-Dobbs, Gramm Leach Bliley, et même le USA Patriot Act. En Europe, il existe des lois spécifiques pour les pays membres de l’UE, ainsi que pour l’Union européenne dans son ensemble.
Saviez-vous que vous pourriez commettre un crime si vous supprimez un e-mail ? Vous réutilisez des supports de sauvegarde qui peuvent aller à l’encontre de la loi ? Faites cela avec une intention malveillante et vous risquez de purger 20 ans de prison aux États-Unis. Le défaut de produire des e-mails pour les vérificateurs peut également amener la SEC (Security and Exchange Commission) à imposer une amende aux entreprises financières.
Voici un résumé de certains des règlements particuliers et voici comment ils ont vu le jour. En raison du grand nombre d’organismes de réglementation et de règles qui se chevauchent, certaines organisations décident de tout conserver, et pour toujours. La raison est que certaines règles stipulent que le document A doit être conservé pour la période B et le document C doit être conservé pour la période D.
Les règlements peuvent encore se compliquer, car les différentes périodes et règles de conservation s’appliquent à différents types de données. Il est plus simple de supposer que vous avez besoin d’une copie inviolable et hors site de toutes les communications commerciales, des dossiers de paie et de santé, et des transactions comptables, et ce, pour toujours.
SOX
Après le scandale Enron aux États-Unis, le Congrès a adopté la loi Sarbanes-Oxley de 2002 pour faire en sorte que les entreprises démontrent la véracité de leurs états financiers. L’objectif était d’étayer l’affirmation « Tout va bien ici. Les affaires vont bien » avec des faits réels pour protéger les investisseurs contre la fraude (dans le cas d’Enron).
À cette fin, tout type de données comptables doit être conservé pendant 7 ans. Étant donné que les e-mails peuvent contenir des informations concernant les audits de la société et l’examen des états financiers réalisés par le comptable, ils doivent alors être conservés pendant cette période.
Les mesures prises dans le cadre de l’exploitation de l’entreprise sont également liées aux résultats financiers, de sorte qu’elles doivent être conservées pendant sept ans. Bref, le mieux serait donc de conserver tous vos e-mails pendant au moins 7 ans.
HIPAA
L’HIPAA est la Loi sur la transférabilité et la responsabilité en matière d’assurance maladie. Il a été adopté sous le mandat du président Clinton pour permettre aux Américains de conserver leur assurance maladie lorsqu’ils perdent leurs emplois. Cette cruelle partie du capitalisme a été remplacée par la nouvelle loi sur la santé du président Obama, mais les exigences de l’HIPPA en matière de paperasserie demeurent.
On pourrait penser qu’une loi appelée « assurance maladie… » s’adresserait uniquement aux professionnels de la santé. Bien au contraire, la loi s’applique aux discussions sur la santé de toute personne, y compris votre personnel. Il peut s’agir d’un employé qui demande un congé médical pour consulter un médecin ou pour s’occuper d’un enfant malade ; ou bien d’un parent vieillissant. Du moment que la communication se fait par e-mail, l’HIPPA exige que vous conserviez le message pendant six ans.
Les règles au Royaume-Uni
Watson et Hall ont passé en revue les règles en matière de détention de documents au Royaume-Uni. Leur matrice regroupe les exigences de communication et de conservation par secteur : finance, gouvernement, communication et conformité interentreprises.
Selon Watson et Hall, les entreprises basées au Royaume-Uni sont tenues de conserver les dossiers fiscaux pendant trois ans ; les messages texte sur téléphone cellulaire pendant un an (ce serait difficile) ; et les e-mails pendant un an, à moins que vous soyez une entreprise financière, auquel cas l’exigence est de six ans.
Les fournisseurs d’accès internet (FAI) et les entreprises hébergeant des sites web sont tenus de conserver un registre de leur activité sur internet pendant 4 jours et des informations sur la connexion Internet pendant un an.
Lois allemandes sur la conservation des données
Iron Mountain, l’entreprise américaine d’archivage de documents et de données informatiques, a dressé une liste pour l’Allemagne. En effet, les entreprises allemandes et les entreprises opérant en Allemagne sont tenues de conserver les communications commerciales pendant 6 ans et les données salariales et comptables pendant 10 ans.
Archivage des e-mails avec ArcTitan Cloud
Les exigences eDiscovery stipulent que les e-mails doivent être conservés et consultables pendant 6 ans. Par conséquent, il est important d’utiliser un système d’archivage d’e-mails – comme ArcTitan – qui donne aux utilisateurs un accès en ligne à ce qui est archivé hors ligne et hors site.
Il existe une alternative consistant à suivre un processus fastidieux pour restaurer des fichiers de données d’e-mails à partir d’une sauvegarde afin de rechercher ce qui pourrait être demandé à votre entreprise. Cependant, il s’agit d’un processus lourd et sujet aux erreurs.
ArcTitan inclut un navigateur en langage naturel via lequel vous pouvez rechercher dans les archives de votre messagerie électronique tous les éléments liés, par exemple, à « Fusion avec Acme Company ». Cet outil permet à votre entreprise de rester en conformité avec les réglementations en vigueur et de se conformer facilement aux exigences eDiscovery.