Les solutions d’archivage des e-mails ont été développées par de nombreux fournisseurs de services dans le cloud, mais les prix peuvent varier considérablement d’un produit à l’autre, même si les produits sont dotés d’un ensemble de fonctionnalités pratiquement identiques. Choisir la meilleure solution d’archivage des e-mails pour votre entreprise peut donc être un véritable défi.
Même si la différence de prix n’est que d’un ou deux euros par utilisateur, lorsqu’on multiplie cela par le nombre d’employés dans votre entreprise, la différence de coût peut aller jusqu’à plusieurs milliers d’euros par an.
Pour vous aider à choisir le meilleur prix possible sur l’archivage des e-mails, nous avons créé une grille de comparaison des prix de l’archivage d’e-mails pour 2019. La grille comprend certaines des solutions les plus connues et donne un prix typique par utilisateur, par mois et par an. Elle fournit également le coût annuel total pour une entreprise qui utilise 100 comptes de messagerie. Les prix sont tirés des listes de prix disponibles en date du 4 mai 2018.
Comme vous pouvez le voir, la solution d’archivage d’e-mails de TitanHQ, ArcTitan, est très compétitive. Il s’agit d’une solution abordable pour la plupart des entreprises. Basée dans le cloud, ArcTitan constitue une solution d’archivage des e-mails facile à mettre en place. De plus, elle ne requiert aucun matériel ou logiciel.
Coûts d’archivage des e-mails
Caractéristiques principales d’ArcTitan
100% basé dans le cloud
Aucun matériel ou logiciel n’est requis
Aucune limite de nombre ou d’espace de stockage
Évolutivité pratiquement illimitée
Améliore la fonctionnalité de recherche et de stockage d’Office 365
Archivage et récupération rapides (ArcTitan peut traiter 200 e-mails par seconde)
Design intuitif pour une utilisation facile par tous les employés, que ce soit avec un ordinateur de bureau ou avec un équipement mobile
Chiffrement complet des e-mails au repos et en transit pour respecter les obligations de la HIPAA
Maintien d’une piste de vérification complète
Accès à distance aux archives à partir des utilisateurs autorisés depuis n’importe quel endroit ou appareil
Protection complète contre la perte de données et les pannes de serveur de messagerie
Soutien à la clientèle de pointe de l’industrie
Comme toutes les autres solutions TitanHQ, ArcTitan est disponible en version d’essai gratuite et sans engagement. L’essai gratuit est pour le produit complet et toutes les caractéristiques du produit sont disponibles. Pendant l’essai, les entreprises ont accès à un ingénieur expérimenté qui vérifiera la configuration et fera des recommandations. Par ailleurs, sachez que le support technique est disponible gratuitement pendant la période d’essai. Après cette période d’évaluation, si vous êtes satisfait du produit, vous pouvez acheter une licence et continuer à utiliser ArcTitan. Vous n’avez pas besoin d’autres installations pour bénéficier du même service.
Si vous n’êtes pas satisfait pour une raison quelconque, il n’y a aucune obligation de procéder à un achat et TitanHQ vous souhaite bonne chance dans votre recherche d’une solution alternative.
Si vous avez des questions au sujet d’ArcTitan, ou bien si vous voulez bénéficier d’un essai gratuit du produit, contactez TitanHQ dès aujourd’hui.
Il y a de fortes chances que vous envisagiez d’utiliser le logiciel Outlook 365 de Microsoft dans le cadre de votre stratégie d’archivage des e-mails. La raison est simple : il propose plusieurs fonctionnalités intéressantes et c’est une solution abordable qui facilite la gestion, le partage et la sécurisation de vos données.
Malgré cela, certaines équipes informatiques se posent encore les questions suivantes :
Comment fonctionne exactement ce logiciel ?
Est-ce qu’il est assez bon, notamment en termes d’archivage des e-mails ?
Comment se compare-t-il aux solutions tierces?
Dans ce dossier, nous expliquerons pourquoi les entreprises qui utilisent Outlook devraient mettre en œuvre un service d’archivage des e-mails tiers plutôt que d’utiliser la fonction d’archivage d’Outlook pour assurer la conformité.
De nombreuses entreprises ont abandonné leurs systèmes de messagerie Exchange sur site et ont choisi la solution d’archivage des e-mails dans le cloud. Les avantages d’une telle mesure sont nombreux. Le passage au cloud signifie qu’il n’est plus nécessaire d’acheter et de maintenir du matériel sur site. Les entreprises peuvent donc libérer l’espace dédié aux disques physiques. De plus, il n’y a pas de limite quant au nombre de compte de messagerie pouvant être configuré.
Qu’est-ce que Microsoft Outlook 365 et comment l’utiliser ?
Microsoft Outlook est une application incluse dans la suite Microsoft 365. Rappelons que Microsoft 365 est une plateforme de collaboration basée dans le cloud qui intègre une suite de solutions, accessibles via une connexion pratique et destinées aux entrepreneurs et aux PME.
L’email étant devenu un moyen incontournable pour les communications professionnelles, avoir un moyen de synchroniser vos messages électroniques et d’y accéder facilement devrait donc être votre priorité. Heureusement, avec Outlook 365, vous pouvez vous connecter et accéder à vos e-mails, où que vous soyez, quelle que soit la plateforme ou l’appareil que vous utilisez.
Si auparavant, vous deviez utiliser Outlook uniquement sur votre ordinateur local pour consulter votre courrier électronique et pour accéder aux applications de productivité associées, désormais, vous n’avez plus besoin que de vous rendre sur votre panneau de connexion Outlook 365 pour le faire.
Lorsque vous allez utiliser cette application, vous allez également découvrir qu’il ne s’agit pas uniquement d’un programme de messagerie. En fait, Outlook comporte d’autres composants qui vous aident à être plus organisé et qui vous permettent de garder vos calendriers professionnels disponibles sur tout type d’appareil.
Avec Outlook 365, vous allez pouvoir garder votre boîte de réception claire, c’est-à-dire une boite mail qui ne contient que des e-mails pertinents, car l’application vous permet de la nettoyer facilement.
Toutefois, même si le nettoyage des dossiers ne supprime pas les messages non lus, cette option n’est pas vraiment l’idéal dans le monde professionnel. Pour de nombreuses raisons, vous devriez plutôt archiver vos messages électroniques. En réalité, le plus gros défaut d’Outlook 365 est son système d’archivage des e-mails. Voici pourquoi les entreprises choisissent de l’associer à une solution tierce basée dans le cloud. Grâce à cela, Outlook 365 peut facilement devenir la plus grande force de votre organisation.
Pourquoi l’archivage des e-mails est crucial pour votre entreprise ?
Certaines informations contenues dans vos e-mails peuvent ne pas être nécessaires à un moment donné. La plupart des employés utilisent simplement la fonction d’archivage pour pouvoir nettoyer leur boîte de réception, sans avoir besoin de supprimer les e-mails. Cette solution peut s’avérer utile si vous ne voulez pas trier d’anciens messages, mais que vous ne voulez pas qu’ils remplissent votre boîte de réception.
La fonction d’archivage des e-mails peut aussi être utilisée pour d’autres raisons plus concrètes. Certaines entreprises l’utilisent pour la protection juridiques et la conformité, tandis que d’autres le font pour s’assurer que les données dans leurs e-mails ne sont pas accidentellement perdues ou supprimées.
Dans tous les cas, sachez que l’archivage des e-mails permet de conserver les messages importants avec leurs pièces jointes, en toute sécurité et dans un dossier distinct. De cette manière, vous pouvez consulter ultérieurement ces e-mails ou les supprimer de l’archive lorsqu’ils ne sont plus nécessaires.
Voici quelques avantages de l’archivage des e-mails :
Vous aurez une boîte de réception plus propre et plus facile à gérer,
Vous pourrez optimiser la capacité de stockage de votre serveur,
Il préserve la propriété intellectuelle contenue dans vos e-mails,
Vous ne perdrez jamais de données importantes,
Vous pourrez accéder rapidement à vos données sensibles à tout moment,
Votre entreprise pourra se conformer aux réglementations fédérales et sectorielles,
Vous pourrez protéger votre entreprise contre les litiges potentiels,
Vous allez pouvoir sauvegarder vos e-mails en cas de sinistre ou d’attaques cybercriminelles, ce qui garantit la continuité de votre activité professionnelle,
Vous pourrez surveiller la communication interne et externe de votre organisation.
Le saviez-vous ? Selon de récentes études, trois quarts de la propriété intellectuelle d’une entreprise sont contenus dans les e-mails et les systèmes de messagerie. Voici une autre bonne raison de protéger vos données, plutôt que d’envoyer à la poubelle les messages qui vous semblent actuellement inutiles, mais qui pourraient vous être utiles à l’avenir.
Bien sûr, conserver autant d’informations dans vos boîtes de réception peut surcharger les systèmes de stockage de votre entreprise. La solution la plus logique est donc d’archiver ces messages. Assurez-vous simplement que, lorsque ces e-mails devront être trouvées et récupérées, la recherche dans vos archives doit être simplifiée.
Si les e-mails doivent être récupérés pour des raisons légales, les entreprises doivent démontrer que les messages archivés, c’est-à-dire les conversations passées avec un client, doivent être exactement la même que ceux qui ont été reçus ou envoyés par un client. L’entreprise doit donc prouver que les e-mails n’ont pas été modifiés.
Que se passe-t-il lorsque vous archivez un e-mail avec Office 365 ?
Une fois qu’un système d’archivage est mis en place dans votre entreprise, chaque e-mail reçu ou envoyé par un membre de votre entreprise et toutes ses métadonnées (expéditeur, destinataire, date et heure, informations contenues dans la pièce jointe et la pièce jointe elle-même) sont capturés. La capture peut se faire directement à partir du contenu du message – ce processus est appelé journalisation – ou lorsque le message est en transit.
Ceci étant fait, tout le contenu du message est indexé. Il s’agit d’un processus au cours duquel l’ensemble du contenu d’un message est décomposé selon un ensemble de critères. Ensuite, il est stocké dans l’archive pour que les informations soient conservées de façon plus intelligente et plus accessible. Concrètement, l’indexation fonctionne de la même façon que vous indexez tous les livres d’une bibliothèque, par exemple, en fonction de l’auteur, de la date d’édition, du genre, du pays, etc.
Grâce à la décomposition du contenu de chaque message, vous pouvez rechercher facilement tous les messages ainsi que leurs pièces jointes. Cette fonctionnalité s’avère utile lorsque les employés doivent trouver rapidement un e-mail particulier ou lors d’un litige en cours (lorsque des messages pertinents doivent être recherchés, récupérés, mis en attente légale ou servir de preuve dans un délai précis).
Une fois indexés, les e-mails sont stockés en toute sécurité dans un endroit impénétrable et inviolable. Seuls les administrateurs réseau, les responsables de la conformité et certains utilisateurs privilégiés auront accès au coffre-fort auront la possibilité de gérer ces messages. A noter que tous les e-mails doivent être horodatés pour préserver l’intégrité des données.
Si Outlook 365 offre cette fonctionnalité, sachez que la plupart des logiciels d’archivage tierces vont plus loin, en permettant de réaliser des recherche avancées. Ainsi, vous pourrez effectuer des recherches parmi des millions de messages archivés et retrouver un message spécifique en un clic de souris.
Archivage des e-mails et sécurité des données
Si vous ne sécurisez pas les données archivées, votre organisation risque de ne pas être conforme aux réglementations en vigueur. Mais les principaux dangers liés à une mauvaise sécurité de votre système d’archivage sont la perte de données, la divulgation des informations sensibles à des personnes qui ne devraient pas, sans oublier l’altération des données.
Voici quelques cas typiques qui peuvent entraîner la perte des données :
Panne d’un disque dur
Mauvaise manipulation
Vol du matériel informatique
Attaque informatique
Infection par des virus
Incendie
Inondation
La perte de données est une situation plus courante que vous ne le pensez. Ne croyez donc pas à tort que cela n’arrive qu’aux autres. Il suffit qu’une telle situation se présente une seule fois pour que votre entreprise subisse les graves conséquences qui en découlent. Imaginez par exemple le temps perdu et l’impact que cela aurait sur l’image de votre entreprise au cas où une base de données clients venait à disparaître. De même, imaginez ce qui pourrait arriver à votre organisation si une entreprise concurrente avait accès aux rapports financiers détaillés contenus dans vos archives.
Pour assurer la sécurité des données sensibles dans vos archives, assurez-vous que celles qui quittent votre réseau sont toujours chiffrées et que la clé de chiffrement appartient uniquement à votre organisation. Adoptez également une solution qui protège vos données en transit et au repos dans votre infrastructure d’archivage dans le cloud.
Bon à savoir : si vous utilisez des centres de données dans le cloud pour héberger vos archives, ceux-ci doivent être certifiés SSAE-16 SOC 2 Type II. La certification doit porter non seulement sur les installations physiques, mais aussi sur le service lui-même.
Outlook 365 ne suffit pas pour l’archivage des emails
Les entreprises stockent d’énormes quantités d’informations critiques dans leurs boîtes de messagerie, telles que les contacts, les bons de commande, les documents juridiques et la propriété intellectuelle. Il est important que ces informations soient toujours disponibles et ne puissent pas être supprimées accidentellement. Une étude d’IDC suggère que 60 % des informations sensibles pour l’entreprise sont effectivement stockées dans leur système de messagerie électronique.
Les utilisateurs d’Office 365 peuvent prouver l’authenticité d’un e-mail en le conservant dans Office 365. Les messages placés en mise attente légale sont conservés dans leur forme originale, c’est-à-dire qu’ils ne sont pas modifiés. Il incombe à l’administrateur d’Office 365 d’activer cette fonctionnalité via le panneau d’administration. De cette manière, les messages édités et supprimés peuvent toujours être récupérés avec le message original par l’intermédiaire du Compliance Center.
Le problème avec la mise en attente légale
Pour garantir la conformité, la mise en attente légale ne doit jamais être désactivée. Sans cela, les messages risquent d’être perdus à jamais dans le système de messagerie électronique.
Il y a deux options de mise en attente légale : la mise en attente pour litige et la retenue sur place. Dans le premier cas, tous les messages seront conservés, même s’ils sont supprimés des boîtes de réception.
Avec la mise en attente sur place, l’administrateur peut définir des critères pour une requête de recherche et seuls les messages qui répondent à cette requête de recherche seront préservés. Avec la mise en attente sur place, si un utilisateur supprime un e-mail qui n’est pas couvert par la requête de recherche, il sera purgé dans les 14 jours qui suivent et ne pourra plus être récupéré, même par l’équipe informatique. Avec cette option, les entreprises ne pourront pas prouver qu’un message n’a pas été envoyé. Si un message n’est pas dans l’archive, cela pourrait simplement signifier qu’il n’a pas été récupéré par la requête de recherche.
La mise en attente légale est donc la meilleure option, mais tant que la mise en attente légale est configurée, la boîte aux lettres ne peut pas être supprimée, même si cette personne quitte l’entreprise. Si un compte utilisateur est supprimé et que cet utilisateur dispose d’un compte de messagerie, il pourra être supprimé, peu importe que le compte soit toujours en attente légale ou non.
La journalisation
La plupart des solutions d’archivage des e-mails de tiers utilisent une méthode d’archivage appelée journalisation. La journalisation prend une copie de tous les e-mails entrants et sortants sur le serveur de messagerie, ou de tous les messages des utilisateurs sélectionnés en temps réel. En plus du message, toutes les métadonnées et les pièces jointes qui y sont associées sont incluses dans le message du journal.
Cette méthode d’archivage est utilisée par Microsoft Office 365, mais elle a des limites :
Les recherches sont limitées à moins de 10 000 comptes de messagerie par recherche.
Les résultats de recherche sont limités à 200 résultats avec Compliance Center. Pour obtenir plus de résultats en une seule recherche, un fichier .pst doit être utilisé. Puisque les fichiers .pst peuvent être édités. Cette méthode ne garantit donc pas l’authenticité du message, car des modifications peuvent encore être effectuées.
Un maximum de 2 recherches eDiscovery peuvent être effectuées à la fois au sein d’une même entreprise.
Si le service de messagerie tombe en panne, les e-mails qui sont mis en attente pour litige et/ou ceux mise en attente sur place ne sont pas accessibles.
Si la fonction Litigation Hold est désactivée, il n’est pas possible de prouver que les e-mails sont des originaux.
Sans une mise en attente pour litige, il n’est pas possible de prouver qu’un e-mail n’a pas été envoyé.
Les recherches sont limitées à la barre de recherche Outlook.
Les recherches peuvent être difficiles pour les utilisateurs non avisés.
Les recherches sont lentes, surtout si vous cherchez dans plusieurs dossiers. Par exemple, une recherche de 50 000 comptes de messagerie prendra environ 20 minutes.
Si des personnes quittent l’entreprise, les e-mails ne seront plus conservés, sauf si la boîte de messagerie est entretenue, ce qui a des répercussions financières.
Cette dernière question peut s’avérer coûteuse pour les organisations. Afin de maintenir la boîte de messagerie d’un utilisateur qui quitte l’entreprise, la licence pour cet utilisateur doit être maintenue. Si cet utilisateur doit être remplacé, une autre licence sera nécessaire pour son remplaçant.
Cela signifie que, pour une organisation de 50 employés, qui travaille pour le compte de l’entreprise pendant environ deux ans, l’entreprise doit payer 200 licences par an, alors qu’à un moment donné, seules 50 licences devraient être requises. Cela représente un coût supplémentaire important et inutile.
Autres limites d’Office 365 en termes de sécurisation des données
Lorsqu’on évoque la question concernant la sécurité d’Outlook 365 en particulier, il faut aussi parler des limites d’Office 365 en général. En fait, cette application offre un certain nombre de fonctions de sécurité tel que le filtrage antivirus et la solution antispam. Malgré ses caractéristiques de sécurité, certaines fonctions lui font défaut, à savoir :
Les utilisateurs finaux n’ont pas accès à la mise en quarantaine des spams, ce qui pourrait avoir un impact sur la protection contre les menaces cybercriminelles et sur la gestion de l’archivage.
Office 365 n’intègre pas de solutions de protection contre les menaces ciblées et avancées, comme le suivi de liens en temps réel, ce qui ne permet pas d’émuler le contenu pour la recherche de malwares.
Office 365 ne prend pas en charge les filtres anti-spam redondants.
Office 365 (Plan P1), en particulier, ne prend pas en charge les listes noires.
Le produit Small Business et Small Business Premium ne fournissent pas de rapports ni sur les spams reçus ou envoyés, ni sur la détection de malwares dans les e-mails reçus ou envoyés.
Concernant la protection et la détection des flux entrants, Office 365 n’inclut pas les fonctions de détection du phishing et du spear phishing.
Office 365 n’offre aucun support qui permet d’aider les utilisateurs finaux à déterminer si un lien qu’ils reçoivent dans un courriel est sûr pour leur appareil mobile.
Bien que l’application permette d’utiliser une architecture multi-locataires (ce qui signifie que plusieurs environnements clients peuvent fonctionner sur le même serveur et que les données sensibles peuvent être stockées sur du matériel dédié), ce service peut entraîner un coût supplémentaire.
Compte tenu des problèmes de sécurité d’Outlook 365 et d’Office 365 en général, il est donc évident que l’utilisation des solutions natives de Microsoft peut rendre votre entreprise vulnérable au vol de données et à d’autres attaques cybercriminelles. Bref, elles ne fournissent pas la protection complète dont votre entreprise a besoin.
ArcTitan, une solution tierce pour l’archivage des emails
TitanHQ a développé sa solution d’archivage d’e-mails, ArcTitan, pour fonctionner en toute transparence avec Office 365. La solution résout les problèmes de conformité et de performance mentionnés ci-dessus. Elle complète également le Compliance Center de Microsoft avec des outils de recherche et de récupération beaucoup plus puissants.
Avec ArcTitan, les messages peuvent être trouvés et récupérés beaucoup plus rapidement et efficacement, et les entreprises pourront faire des économies considérables, car elles ne paient que les licences dont elles ont besoin, quel que soit le nombre d’employés qui quittent l’entreprise et sont remplacés.
Pourquoi ne pas proposer l’archivage des e-mails d’ArcTitan en tant que service ?
En tant que fournisseur de services gérés, ArcTitan vous permet d’offrir à vos clients de nombreux avantages en termes d’archivage des e-mails en tant que service. Ces derniers bénéficieront de services modernes à partir de votre propre infrastructure informatique et vous bénéficierez d’une flexibilité sur la gestion des utilisateurs. Tout en maîtrisant votre infrastructure, vous pourrez définir vos prix de manière indépendante.
Ainsi, vous pourrez :
générer des revenus supplémentaires sur le long terme. Vous pouvez par exemple intégrer des services supplémentaires comme l’archivage en guise de vente croisée pour les services de messagerie existants de vos clients.
devancer vos concurrents. Sachez que tous les fournisseurs de services gérés n’offrent pas le service d’archivage des e-mails en tant que service géré.
acquérir de nouveaux clients. De plus en plus d’entreprises recherchent actuellement une solution qui répond à toutes les exigences légales pour archiver leurs courriers électroniques et pour respecter les règles de conformité. Sur ce point, Arctitan répond parfaitement à leurs besoins.
gagner en flexibilité. ArcTitan est une solution d’archivage des emails disponible en marque blanche. Il vous permet donc d’offrir un service d’archivage sécurisé à vos clients, tout en vous faisant bénéficier de généreuses marges récurrentes de partenaires.
rivaliser avec les plus grands fournisseurs de services basés dans le cloud. En tant que partenaire de confiance de TitanHQ, vous pourrez tirer parti des problèmes concernant la protection des données que rencontrent les entreprises à l’encontre des autres fournisseurs mondiaux.
Si vous cherchez des moyens de renforcer la sécurité de votre messagerie avec Outlook 365, envisagez donc d’utiliser des solutions tierces comme ArcTitan pour renforcer votre sécurité et pour améliorer les performances de votre entreprise. Ainsi, vous pourrez économiser de l’argent et garantir la conformité de vos systèmes d’archivage des e-mails et ceux de vos clients. Appelez l’équipe TitanHQ dès aujourd’hui !
FAQs
Office 365 archive-t-il automatiquement les e-mails ?
Oui, Office 365 dispose d’une fonction d’archivage automatique qui vous permet de bénéficier d’un stockage supplémentaire dans vos boîtes aux lettres d’archivage. Pour ce faire, vous devez activer l’extension automatique de l’archivage. Lorsque le quota de stockage initial dans votre boîte aux lettres d’archivage est atteint, Office 365 va ajouter automatiquement un espace de stockage supplémentaire.
Est-ce que mes e-mails sont sécurisés avec Office 365 ?
Ce logiciel comprend des fonctions complexes qui permettent d’assurer la confidentialité et la sécurité de vos messages et de respecter les exigences de conformité. L’archivage des e-mails est l’une de ces fonctionnalités. Vos documents resteront donc sécurisés, mais aussi ils seront facilement accessibles.
Combien d’espace de stockage puis-je disposer pour l’archivage des e-mails ?
Si vous choisissez la fonction d’archivage illimité de Microsoft Office 365, vous bénéficierez jusqu’à 100 GB d’espace. Bien entendu, la capacité de votre boîte aux lettres d’archives peut continuer de s’étendre si vous le souhaitez.
Quelles sont les limites d’Office 365 ?
En fait, il en existe quelques-unes. Par exemple, Office 365 ne prend pas en charge le système d’archivage multiplateforme des emails. En outre, les e-mails peuvent comporter une centaine de types de fichiers spécifiques, alors qu’Office 365 n’en indexe que 58.
Pouvez-vous parler un peu de l’archivage des e-mails avec Microsoft Office 365 online ?
Les e-mails de vos archives en ligne ne sont pas mis en cache (c’est-à-dire copiés) sur l’ordinateur local avec lequel vous vous connectez à votre compte. Par exemple, si vous cherchez directement un message archivé dans MS Outlook, il sera lent, car l’application doit charger une copie temporaire de ce message sur votre ordinateur. L’utilisation de Microsoft Office 365 online vous permet d’éviter cela, car vous pourrez vous connecter directement au serveur de Microsoft.
La messagerie électronique contient une propriété intellectuelle précieuse qui doit être protégée contre la perte. Quelles sont les alternatives qui s’offrent à vous pour atteindre cet objectif ?
La propriété intellectuelle est l’ensemble des idées, des inventions et des conceptions qui donnent de la valeur à votre entreprise. Bref, c’est votre capital intellectuel. Pour Google, ce sont les secrets de leur algorithme de recherche. Pour Lockheed Martin, c’est le design de leur nouveau chasseur furtif. Pour Pixar, c’est le logiciel qu’il a développé pour créer des graphiques de qualité supérieure.
Le terme propriété intellectuelle désigne la propriété incorporelle comme les brevets, les marques de commerce, les droits d’auteur et les secrets commerciaux. Les brevets, les marques de commerce et les droits d’auteur sont déposés dans les coffres de l’État, où le gouvernement est responsable de leur catalogage. Dans le cas d’un nouvel algorithme de tri ou d’une nouvelle conception de puce, ces documents de conception détaillés deviennent une affaire publique, de sorte que personne ne puisse la copier ou, si tel est le cas, le titulaire des droits puisse invoquer la contrefaçon.
Mais les secrets commerciaux prennent de nombreux formats différents. Cela comprend les e-mails et les documents qui y sont joints. Quel que soit le système que vous utilisez pour la messagerie, Exchange ou Zimbra, ceux-ci contiennent l’historique chronologique complet du développement de votre produit, de sa conception à sa révision, en passant par sa publication.
Pourquoi des archives fiables sont-elles importantes ?
Ces documents ont été stockés dans différents référentiels au fil des ans, à mesure que les technologies évoluaient. D’abord les disques partagés, puis Lotus Notes, puis SharePoint.
Lorsqu’une entreprise passe d’une plate-forme à l’autre, ces données sont censées être migrées, mais le document ou l’e-mail que vous avez écrit il y a 7 ans et enregistré sur un point de montage partagé sur le réseau risque de ne plus exister. C’est pourquoi il est important de disposer d’archives fiables.
De plus, la perte de documents archivés et de leurs pièces jointes expose l’entreprise à des risques réglementaires et juridiques importants.
Législation concernant la conservation des documents
Le gouvernement a des exigences particulières en matière de conservation des documents. Aux États-Unis, ces règles sont plus strictes qu’au sein de l’UE.
Suite à la faillite d’Enron, la loi Sarbanes-Oxley (SOX) a été adoptée afin que les entreprises puissent documenter l’exactitude de leurs états financiers.
La réforme des soins de santé s’est accompagnée de la loi HIPPA (Health Insurance and Patiently Portability Act).
La mise à jour de la loi Gramm-leach-Bliley, Franks-Dodds, était également apparue avec la récente récession et l’effondrement des frères Lehman.
L’objectif de toutes ces législations est d’obliger les entreprises à tenir des registres électroniques afin qu’elles puissent les produire en cas de litige, d’accusations de fraude ou de différend entre une entreprise et des actionnaires ; des intervenants ou des organismes de réglementation. Certaines de ces règles, comme la SEC 17a-3-4, stipulent le format requis – cette règle stipule que les dossiers électroniques doivent être conservés dans des installations sécurisées hors site et inviolables.
Les personnes accusées d’avoir altéré des dossiers électroniques sont passibles d’une peine d’emprisonnement pouvant aller jusqu’à 20 ans. Les exigences de conservation sont de 5 ans pour les dossiers des Sox et de 6 ans dans le cadre de l’HIPAA. Par ailleurs, en cas de litige, il est préférable d’avoir des archives permanentes.
Qu’en est-il de la propriété intellectuelle ?
Ce n’est pas seulement le modèle de conception d’un produit qu’il faut protéger, mais toute son évolution. Si votre entreprise intente une action contre un concurrent pour contrefaçon de brevet ou violation de droit d’auteur, c’est à ce moment que vous aurez besoin d’un e-mail pour documenter la piste qui a mené au développement de ce produit.
Les e-mails entre les dirigeants, les clients et les fournisseurs peuvent dans ce cas aider les avocats à démontrer que le concurrent tire profit de gains mal acquis.
Ce qu’on appelait autrefois la découverte s’appelle maintenant e-Discovery
C’est là que les archives sont d’une importance cruciale. L’omission de maintenir un centre d’archives pourrait constituer une infraction aux règlements ou même un outrage au tribunal.
Il existe plusieurs façons d’archiver les e-mails. La façon peu pratique et peu flexible est de copier les fichiers de données PST et NSF vers un stockage à long terme, puis d’importer ces données en ligne lorsque vous recherchez quelque chose qui date de quelques mois ou quelques années auparavant. C’est un peu comme si vous exportiez une base de données Oracle vers un format d’archivage et que vous l’importiez de nouveau lorsque vous recherchez quelque chose qui n’est pas en ligne.
La meilleure alternative est d’archiver les e-mails de manière à ce que les utilisateurs ne semblent pas du tout hors connexion. C’est ce que fait un fournisseur de solutions d’archivage d’emails dans le cloud. Ce type de configuration permet aux utilisateurs d’effectuer des recherches dans les archives et de récupérer des documents dans les dossiers de messagerie électronique actifs à l’aide d’un système d’archivage d’e-mails dans le cloud, comme ArcTitan, tout en respectant les règles relatives aux archives hors site, sécurisées et protégées.
Autres raisons de conserver des archives protégées
La violation des réglementations gouvernementales n’est pas la seule raison de conserver des archives protégées. Vous aurez besoin de ces documents en cas de poursuites judiciaires. Il peut s’agir de poursuites pour harcèlement sexuel, de congédiements illégaux, de responsabilité liée à des produits, voire de plaintes criminelles.
Les archives sont également importantes en cas de litige entre vendeurs ou entre contractants et en cas de questions concernant les garanties de produits telles qu’elles figurent dans l’e-mail : factures, contrats numérisés et accords.
Enfin, les archives sont importantes lorsque vous perdez les détails techniques sur la façon de faire quelque chose que vous avez réalisé il y a 3 ans, lorsque l’employé qui l’a conçu était toujours dans votre entreprise.
Réduisez donc les risques pour votre entreprise en mettant vos archives d’e-mails dans le cloud sécurisé, en vous fiant à un professionnel spécialisé dans ce domaine.
Beaucoup de gens croient que seules les entreprises réglementées doivent conserver les e-mails et d’autres fichiers numériques. C’est une idée fausse et dangereuse. Les lois sur la conservation des données touchent la plupart des entreprises, qu’elles soient réglementées ou non.
Les lois que vous devez respecter dépendent du pays dans lequel vous exercez vos activités. Aux États-Unis, la liste des réglementations est longue : SOX, HIPPA, Franks-Dobbs, Gramm Leach Bliley, et même le USA Patriot Act. En Europe, il existe des lois spécifiques pour les pays membres de l’UE, ainsi que pour l’Union européenne dans son ensemble.
Saviez-vous que vous pourriez commettre un crime si vous supprimez un e-mail ? Vous réutilisez des supports de sauvegarde qui peuvent aller à l’encontre de la loi ? Faites cela avec une intention malveillante et vous risquez de purger 20 ans de prison aux États-Unis. Le défaut de produire des e-mails pour les vérificateurs peut également amener la SEC (Security and Exchange Commission) à imposer une amende aux entreprises financières.
Voici un résumé de certains des règlements particuliers et voici comment ils ont vu le jour. En raison du grand nombre d’organismes de réglementation et de règles qui se chevauchent, certaines organisations décident de tout conserver, et pour toujours. La raison est que certaines règles stipulent que le document A doit être conservé pour la période B et le document C doit être conservé pour la période D.
Les règlements peuvent encore se compliquer, car les différentes périodes et règles de conservation s’appliquent à différents types de données. Il est plus simple de supposer que vous avez besoin d’une copie inviolable et hors site de toutes les communications commerciales, des dossiers de paie et de santé, et des transactions comptables, et ce, pour toujours.
SOX
Après le scandale Enron aux États-Unis, le Congrès a adopté la loi Sarbanes-Oxley de 2002 pour faire en sorte que les entreprises démontrent la véracité de leurs états financiers. L’objectif était d’étayer l’affirmation « Tout va bien ici. Les affaires vont bien » avec des faits réels pour protéger les investisseurs contre la fraude (dans le cas d’Enron).
À cette fin, tout type de données comptables doit être conservé pendant 7 ans. Étant donné que les e-mails peuvent contenir des informations concernant les audits de la société et l’examen des états financiers réalisés par le comptable, ils doivent alors être conservés pendant cette période.
Les mesures prises dans le cadre de l’exploitation de l’entreprise sont également liées aux résultats financiers, de sorte qu’elles doivent être conservées pendant sept ans. Bref, le mieux serait donc de conserver tous vos e-mails pendant au moins 7 ans.
HIPAA
L’HIPAA est la Loi sur la transférabilité et la responsabilité en matière d’assurance maladie. Il a été adopté sous le mandat du président Clinton pour permettre aux Américains de conserver leur assurance maladie lorsqu’ils perdent leurs emplois. Cette cruelle partie du capitalisme a été remplacée par la nouvelle loi sur la santé du président Obama, mais les exigences de l’HIPPA en matière de paperasserie demeurent.
On pourrait penser qu’une loi appelée « assurance maladie… » s’adresserait uniquement aux professionnels de la santé. Bien au contraire, la loi s’applique aux discussions sur la santé de toute personne, y compris votre personnel. Il peut s’agir d’un employé qui demande un congé médical pour consulter un médecin ou pour s’occuper d’un enfant malade ; ou bien d’un parent vieillissant. Du moment que la communication se fait par e-mail, l’HIPPA exige que vous conserviez le message pendant six ans.
Les règles au Royaume-Uni
Watson et Hall ont passé en revue les règles en matière de détention de documents au Royaume-Uni. Leur matrice regroupe les exigences de communication et de conservation par secteur : finance, gouvernement, communication et conformité interentreprises.
Selon Watson et Hall, les entreprises basées au Royaume-Uni sont tenues de conserver les dossiers fiscaux pendant trois ans ; les messages texte sur téléphone cellulaire pendant un an (ce serait difficile) ; et les e-mails pendant un an, à moins que vous soyez une entreprise financière, auquel cas l’exigence est de six ans.
Les fournisseurs d’accès internet (FAI) et les entreprises hébergeant des sites web sont tenus de conserver un registre de leur activité sur internet pendant 4 jours et des informations sur la connexion Internet pendant un an.
Lois allemandes sur la conservation des données
Iron Mountain, l’entreprise américaine d’archivage de documents et de données informatiques, a dressé une liste pour l’Allemagne. En effet, les entreprises allemandes et les entreprises opérant en Allemagne sont tenues de conserver les communications commerciales pendant 6 ans et les données salariales et comptables pendant 10 ans.
Archivage des e-mails avec ArcTitan Cloud
Les exigences eDiscovery stipulent que les e-mails doivent être conservés et consultables pendant 6 ans. Par conséquent, il est important d’utiliser un système d’archivage d’e-mails – comme ArcTitan – qui donne aux utilisateurs un accès en ligne à ce qui est archivé hors ligne et hors site.
Il existe une alternative consistant à suivre un processus fastidieux pour restaurer des fichiers de données d’e-mails à partir d’une sauvegarde afin de rechercher ce qui pourrait être demandé à votre entreprise. Cependant, il s’agit d’un processus lourd et sujet aux erreurs.
ArcTitan inclut un navigateur en langage naturel via lequel vous pouvez rechercher dans les archives de votre messagerie électronique tous les éléments liés, par exemple, à « Fusion avec Acme Company ». Cet outil permet à votre entreprise de rester en conformité avec les réglementations en vigueur et de se conformer facilement aux exigences eDiscovery.
Microsoft Office 365 combine de nombreuses applications utiles en un seul package, mais souvent ces outils ne sont que des versions édulcorées de la réalité. Et une caractéristique particulière qui ne résiste pas à l’examen minutieux est l’outil d’archivage d’emails Office 365.
L’archivage d’emails est devenu une fonction essentielle au sein des organisations modernes qui vous permet de stocker vos messages, mais cela ne suffit pas. Ces messages doivent aussi être recherchés et récupérés facilement. Et c’est là que l’archivage standard d’Office 365 peut vous décevoir.
Office 365 peut effectuer des recherches dans environ 50 types de fichiers joints différents (principalement des fichiers Microsoft), mais il existe des centaines d’autres fichiers potentiels qu’Office 365 ne peut interroger. Office 365 n’offre qu’une capacité de stockage de 50 Go (y compris vos archives), ce qui signifie que vous pouvez rapidement manquer d’espace.
En outre, Office 365 limite le cycle de vie de vos archives à celle de votre boîte aux lettres. Autrement dit, si vous supprimez une boîte aux lettres (par exemple, lorsqu’un employé quitte votre entreprise), les archives disparaissent avec celle-ci.
Malheureusement, ces caractéristiques inadéquates peuvent exposer les entreprises à un risque de litiges. Si vous ne pouvez pas conserver et consulter correctement vos emails, vous risquez de ne pas vous conformer aux règlements gouvernementaux, ce qui peut entraîner des amendes importantes, voire des peines d’emprisonnement.
La législation sur l’archivage impose généralement une période de conservation de 7 ans. Les organisations concernées ont donc besoin d’une meilleure solution qui leur permet d’archiver leurs emails d’une manière totalement conforme.
En quoi consiste exactement l’archivage des e-mails ?
L’archivage des e-mails est une approche systématique de la sauvegarde et de la protection des données contenues dans les messages électroniques afin de permettre une récupération rapide en cas de besoin. Ces outils jouent un rôle essentiel dans les entreprises où la permanence des données est une priorité.
Les communications par e-mail sont placées dans un référentiel sécurisé qui se trouve en dehors des environnements de production. Les messages entrants et sortants sont indexés, ainsi que toute pièce jointe. Le contenu des messages conservés est préservé dans son état d’origine en lecture seule.
Un outil d’archivage des e-mails facilite la conformité, la gestion des connaissances, la gestion du stockage et l’assistance en cas de litige. Outre le stockage des e-mails, la plupart des produits d’archivage de contenu ont évolué pour englober les données de synchronisation et de partage de fichiers de l’entreprise, les activités des médias sociaux et la messagerie instantanée de votre entreprise.
Quelle est la différence entre archivage et sauvegarde des e-mails ?
Il existe une distinction notable entre l’archivage et la sauvegarde des e-mails. L’archivage des e-mails sert de référence historique qui existe en dehors du cycle de sauvegarde. Comme les messages archivés sont conservés pendant des périodes indéfinies, ces systèmes nécessitent des supports de stockage très durables, avec un faible coût total. Les hautes performances restent importantes pour l’accès en lecture aléatoire. L’authenticité des données est une préoccupation majeure.
La sauvegarde consiste à créer une image de sauvegarde de l’ensemble du système de messagerie électronique afin de faciliter la récupération de l’état précédemment stocké. Cela peut créer des problèmes de coût et de gestion du stockage pour les entreprises qui gèrent en interne leurs propres sauvegardes de messagerie. La sauvegarde des e-mails nécessite des supports de stockage de grande capacité pour gérer un flux important d’écritures, tout en minimisant le coût global par gigaoctet.
L’évolution de l’archivage des e-mails
Aux premiers jours de la messagerie électronique, les entreprises comptaient souvent sur les employés pour maintenir des archives de messagerie individuelles. Il incombe au service informatique de sauvegarder les messages des employés, mais la recherche des messages n’était pas automatisée. Si un e-mail spécifique devait être retracé, il fallait souvent des semaines pour le trouver.
L’émergence de logiciels offrant des services spécialisés d’archivage des e-mails aide les entreprises à conserver les données de milliers de boîtes aux lettres.
La plate-forme d’archivage crée un index interrogeable qui permet de passer au crible les messages en vrac en quelques minutes. Les clients obtiennent généralement un service d’archivage d’e-mails dans le cadre d’un logiciel intégré de sauvegarde et de reprise après sinistre, de gestion des e-mails ou du cycle de vie des informations. Certains fournisseurs proposent également l’archivage des e-mails en tant que produit autonome.
La conformité est importante
Une solution d’archivage des e-mails a deux fonctions principales. Elle indexe le contenu des messages et l’affecte à des archives physiques ou à une autre cible de stockage. Ensuite, elle applique un moteur de règles qui régit les fonctions de suppression des données ainsi que la durée des périodes de conservation. En plus, elle automatise la hiérarchisation des données vers des supports de stockage moins coûteux.
L’archivage des e-mails permet aux responsables informatiques de gérer facilement les archives des messages volumineuses
Les solutions d’archivage d’e-mails prennent de l’importance à mesure que les entreprises s’efforcent de se conformer aux réglementations.
La préservation des e-mails professionnels est une obligation pour les entreprises des secteurs hautement réglementés tels que les services financiers, la santé et l’administration. Les récentes réglementations adoptées par le Congrès américain, comme les règles fédérales de procédure civile (FRCP), la loi Dodd-Frank, la loi sur la portabilité des données et la responsabilité de l’assurance maladie (HIPAA) qui imposent des exigences strictes quant à la durée de conservation d’un e-mail et aux mesures de sécurité qui l’entourent.
Certaines sections de la FRCP exigent que les e-mails archivés soient conservés sur des supports à écriture unique et à lecture multiple pour garantir que les données ne puissent être supprimées ou modifiées.
L’archivage des e-mails est une nécessité dans les organisations qui compte des centaines, voire des milliers de boîtes aux lettres, car il permet de retrouver les messages en cas d’assignation à comparaître dans le cadre de la divulgation des informations ou d’autres procédures judiciaires.
Ces réglementations n’exigent pas nécessairement que chaque message soit archivé. Les spams et la correspondance électronique personnelle des employés sont généralement exemptés. Néanmoins, tout document considéré comme lié à l’activité de l’entreprise peut faire l’objet d’une demande d’accès à la justice en vertu des réglementations en vigueur.
L’archivage des e-mails facilite la gestion du stockage
L’archivage des e-mails a des répercussions sur la capacité de stockage. En réduisant le nombre d’e-mails stockés sur votre serveur de messagerie, vous pouvez récupérer un espace important sur votre serveur. Un autre avantage est l’accélération des temps de sauvegarde.
Les besoins en capacité de stockage physique pour l’archivage de la correspondance électronique sont moindres que ceux du stockage centralisé. Si la même pièce jointe revient dans plusieurs messages électroniques, la solution d’archivage n’en sauvegarde qu’une seule instance. Chaque e-mail archivé est doté d’un talon qui pointe vers le message original entièrement stocké. Les informations peuvent être protégées en toute sécurité et elles restent accessibles en cas de besoin.
Le coût des pertes de données est souvent considérable
La perte de données a toujours été une question litigieuse. En 2018, des enseignes de renommée mondiale telles que Reddit, Macy’s et Bloomingdales, ont été victimes d’un tel incident.
Malgré les efforts des administrateurs réseau et des fournisseurs de sécurité, le nombre de vol ou de pertes de données continue de grimper. La raison est que les pirates informatiques ne cessent de trouver de nouvelles solutions pour contourner les systèmes de sécurisation informatiques des organisations.
Prenons le cas des atteintes à la protection des données. Les statistiques démontrent l’ampleur et les conséquences des menaces actuelles. Au cours du premier semestre de 2018, le Breach Level Index a rapporté plus de 3,3 milliards de brèches. Cela représentait environ 9 millions de données compromises par jour, ce qui a impliqué une perte d’environ 693 000 euros toutes les heures, soit près de 115 000 euros chaque minute.
Étonnamment, la majorité de ces pertes résultaient de la divulgation involontaire de données, des attaques de malwares et de la perte physique de données. De plus, sachez qu’il faut environ 191 jours pour que les organisations se rendent compte qu’une brèche s’est produite. Plus elles ne corrigent pas les failles, plus les données risquent d’être volées ou perdues.
Selon une étude de l’Institut Ponemon concernant les atteintes à la protection des données, le coût de telles menaces tourne autour des 32 millions d’euros, soit environ 126 euros par enregistrement. Cela peut encore augmenter en fonction de l’ampleur de la menace. À titre d’exemple, le coût de la perte de données suite à une atteinte compromettant moins de 10 000 dossiers s’élève à environ 1,7 million d’euros, mais pour 50 000 dossiers ou plus, ce montant peut aller jusqu’à 5,6 millions d’euros.
Outre la perte de données sensibles, les entreprises doivent s’inquiéter d’autres menaces, telles que les perturbations des activités, les atteintes à la réputation de l’organisation et les sanctions financières qui peuvent coûter très cher.
Les temps d’arrêt causés par la perte de données, c’est de l’argent perdu. Cela peut avoir un impact négatif sur la productivité, et donc sur la rentabilité de votre entreprise.
La reprise des activités après une atteinte à la protection des données pourrait aussi prendre du temps. Sachez que plus de 40 % des entreprises ne parviennent pas à se rétablir complètement ou risque de fermer définitivement leurs portes après une atteinte à la protection des données sensibles.
Conséquences désastreuses : les répercussions d’une attaque peuvent inclure les frais juridiques, la perte d’opportunités ou encore une atteinte à la réputation de l’entreprise.
Pour toutes ces raisons, vous devriez donc disposer d’une solution d’archivage des messages électroniques pour pouvoir les récupérer en cas de sinistre.
Archivage des e-mails : enjeux et stratégies
Qu’il s’agisse d’une petite, moyenne ou grande entreprise, les employés envoient et reçoivent quotidiennement des emails. D’un point de vue technique, vous ne pouvez pas augmenter indéfiniment le volume de stockage des massages des utilisateurs. Et même si vous pouvez le faire, cette solution n’est pas vraiment la meilleure, car il faudrait réajuster en permanence la mémoire de vos disques durs. Le coût de l’achat et de la maintenance des disques va augmenter en conséquence.
En France, la loi ne précise pas la durée de stockage des e-mails. De plus, il est souvent difficile de distinguer les emails réputés importants de ceux qui devraient être conservés très longtemps. D’autre part, les messages qui sont considérés comme insignifiants sont souvent supprimés presque immédiatement.
La question se pose alors en ce qui concerne la manière de trier les emails. L’enjeu est que les emails moins importants peuvent devenir pertinents à l’avenir. Prenons l’exemple d’un message contenant quelques lignes qui confirme un rendez-vous avec un client. Actuellement, cela peut sembler insignifiant, mais quelques années plus tard, dans le cadre d’un litige avec ce dernier, cet email pourrait être d’une importance capitale.
Pour éviter la perte des données, la politique d’archivage la plus facile à mettre en œuvre est d’archiver tous les e-mails professionnels de vos employés, qu’ils soient reçus ou envoyés.
Quant à la durée de stockage des e-mails, vous pouvez opter pour une durée plus ou moins longue, en fonction de votre secteur d’activité. Si vous intervenez par exemple dans le domaine des travaux publics, il est recommandé d’opter pour une période de dix ans.
L’une des solutions que vous pouvez adopter pour sécuriser vos e-mails est d’appliquer la règle 3-2-1. De nombreux consultants et fournisseurs de services gérés recommandent cette option. Elle consiste à :
Créer au moins 3 copies de vos e-mails,
Conserver ces copies sur 2 supports différents,
Stocker 1 copie de la sauvegarde hors site.
Si vous utilisez deux copies dans deux supports similaires, il y a une forte chance d’avoir deux pannes du même type. Si vous stockez vos données sur un disque dur interne, assurez-vous donc d’avoir une autre copie dans d’autres types de stockage secondaire, comme des disques amovibles ou dans le cloud.
Si vous gardez aussi deux copies sur deux types de supports distincts et qui se trouvent dans un même local, un désastre tel qu’un incendie ou une inondation peut causer la perte de vos e-mails archivés.
Bien entendu, la règle de sauvegarde 3-2-1 est une technique efficace, car elle vous permet d’avoir une copie de vos données quoiqu’il arrive. Mais là encore, la nécessité d’augmenter le volume de stockage de vos disques durs peut encore poser problème.
C’est là qu’ArcTitan entre en jeu.
Présentation d’ArcTitan, la solution d’archivage des emails de TitanHQ
ArcTitan est une puissante solution d’archivage d’emails dans le cloud pour les petites et moyennes entreprises.
Développé par TitanHQ, ArcTitan s’intègre parfaitement avec Office 365 et la plupart des autres systèmes de messagerie d’entreprise, y compris Lotus Domino, Kerio, MS Exchange, MDeamon, Zimbra et Google Apps.
Dans le monde des affaires moderne, la messagerie électronique reste l’une des applications les plus cruciales.
ArcTitan permet aux entreprises de décharger leurs besoins de stockage de messagerie sur le cloud, de maintenir une conformité prête pour l’audit, de rationaliser les fonctionnalités de recherche et de fournir un accès multiniveaux, basé sur des autorisations, aux messages archivés.
Il offre un archivage illimité du courrier entrant et sortant, des pièces jointes, des dossiers, des entrées de calendrier et des contacts.
ArcTitan vous donne la tranquillité d’esprit, car vous pouvez être certain que vos messages et pièces jointes critiques sont archivés en toute sécurité dans le cloud, même s’ils sont supprimés sur vos propres serveurs.
Et si vous travaillez dans un secteur hautement réglementé comme l’éducation, les soins de santé ou la banque, ArcTitan vous aide à maintenir la conformité en cas d’audit. Vous pouvez définir des politiques de conservation adaptées à votre entreprise. Et sachez qu’ArcTitan est entièrement conforme à la loi Sarbanes-Oxley, à la loi HIPPA et à d’autres lois sur la divulgation, la conservation et la vérification électroniques, comme le RGPD.
Pourquoi devriez-vous vous conformer au RGPD ?
Le RGPD – ou Règlement général sur la protection des données — de l’Union européenne a introduit de nouvelles exigences pour les entreprises. À partir de la date de mise en conformité, à savoir le 25 mai 2018, les entreprises qui collectent ou traitent les données personnelles des citoyens de l’Union Européenne sont tenues de mettre en œuvre des garanties afin de protéger les données personnelles des citoyens européens. Le RGPD a également donné aux citoyens de l’Union européenne de nouveaux droits sur leurs données personnelles.
Le RGPD s’applique aux données personnelles sous toutes leurs formes, quel que soit l’endroit où elles sont stockées. En fait, les données personnelles contenues dans les comptes de messagerie sont couvertes par cette réglementation. La raison est que les boîtes de réception et les dossiers d’e-mails peuvent contenir une multitude de données personnelles. Ces informations doivent donc être protégées et sont soumises aux exigences strictes du RGPD en matière de sécurité et de confidentialité.
Les données contenues dans les e-mails peuvent devoir être conservées pour se conformer aux lois du pays ou de l’état dans lequel votre entreprise opère. Certains secteurs comme les soins de santé et la finance ont une législation spécifique avec des dispositions qui couvrent la conservation des e-mails.
Le RGPD ne prévoit pas de durée maximale ou minimale pour la conservation des messages, mais il stipule que les données personnelles peuvent être conservées sous une forme permettant d’identifier une personne pendant une durée qui n’excède pas celle nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles ont été traitées ou collectées. Le GDPR autorise également le traitement des données personnelles à des fins d’archivage.
Le RGPD exige que les entreprises mettent en œuvre des mesures de sécurité afin de garantir la protection des données personnelles. Il exige que les données personnelles soient protégées contre la perte, les dommages accidentels ou la destruction via de mesures techniques ou organisationnelles appropriées. La façon la plus simple de vous assurer que les données contenues dans vos e-mails sont protégées est d’utiliser le chiffrement et de stocker les e-mails dans un environnement sûr et sécurisé où ils sont protégés contre les accès non autorisés, la falsification, la suppression accidentelle.
De nombreuses entreprises utilisent déjà une solution d’archivage des e-mails pour se conformer aux réglementations en vigueur. L’archivage des e-mails est également très utile pour l’e-Discovery, un processus juridique qui vise à recueillir des preuves numériques pouvant être utile lors d’une action en justice, car il est possible d’y effectuer des recherches et de récupérer rapidement et facilement les e-mails à la demande. En outre, une solution d’archivage des e-mails peut être utilisée pour récupérer les données contenues dans les messages électroniques en cas de sinistre. Ceci permet de vous prémunir contre la perte de données.
Une solution d’archivage d’e-mails est importante pour la conformité au RGPD, car elle permet de stocker les données d’emails en toute sécurité et d’éviter la perte de données, outre l’accès non autorisé. Les données personnelles contenues dans les messages peuvent également être rapidement retrouvées, récupérées et supprimées en toute sécurité, par exemple lorsqu’un citoyen européen souhaite exercer son droit à l’oubli.
ArcTitan, la solution d’archivage sécurisé des e-mails de TitanHQ, est une solution d’archivage des e-mails idéale pour la conformité au RGPD. ArcTitan est doté d’un système de chiffrement des données contenues dans les e-mails, des contrôles d’accès — y compris des contrôles basés sur les rôles – afin de garantir que les données d’email sont protégées contre tout accès non autorisé. ArcTitan crée un enregistrement inviolable de toutes les données pour la durée de votre politique de conservation des e-mails.
Si les e-mails doivent être retrouvés, il est possible d’effectuer des recherches dans les archives et de récupérer les messages rapidement et facilement. Avec ArcTitan, vous pouvez rechercher 30 millions d’e-mails par seconde. Plusieurs recherches peuvent être effectuées simultanément, les recherches peuvent être combinées et, contrairement à l’archivage d’Office 365, la même recherche peut être utilisée pour trouver des données dans le corps du message et les pièces jointes.
Le prix d’ArcTitan est très compétitif et vous ne payez que pour les utilisateurs actifs. Si vous n’êtes pas satisfait de votre fournisseur actuel d’archivage des e-mails, ArcTitan est un processus sans tracas. Vous bénéficierez d’une assistance par notre équipe de support très expérimentée. Pour la conformité au RGPD, ArcTitan est une solution idéale d’archivage d’e-mails parfaite pour votre organisation.
Archivage des e-mails et e-Discovery
La clé du succès de l’eDiscovery est que vous pouvez localiser, accéder et rechercher toutes vos données de messages archivées à partir d’un archive central (analyse, examen et production).
Les données contenues dans les e-mails doivent être faciles d’accès et vos recherches doivent être rapides. Vous ne voulez quand même pas vous retrouver dans une situation où il faut des jours ou des mois pour accéder à vos données. Vous ne voulez pas non plus compter sur un tiers pour effectuer la recherche électronique à votre place.
Les outils de recherche électronique doivent vous permettre de rechercher dans l’ensemble des archives de messagerie électronique en fonction de mots clés, de l’expéditeur, du nom de domaine, du destinataire et de la boîte aux lettres des utilisateurs finaux.
Un bon ensemble d’outils d’eDiscovery vous permettra de créer des balises pour les e-mails et d’effectuer des recherches sur ces balises. Ces outils doivent vous permettre d’exporter les données dans des formats courants, comme PDF ou PST.
Bien sûr, pour que l’eDiscovery soit complète, vous devez être en mesure d’expurger les informations qui ne doivent pas faire partie de la demande de découverte, comme les informations personnelles, privées ou sensibles.
La solution pour l’eDiscovery par email
ArcTitan propose une solution avec des outils d’eDiscovery intégrés. Ils comprennent des outils d’eDiscovery intégrés, sans coût supplémentaire. Ces outils permettent aux entreprises de mettre facilement en suspens les litiges, de transférer, d’imprimer, d’enregistrer, de supprimer et d’exporter les données contenues dans les e-mails.
Notre solution exporte les données vers les formats PST, PDF ou vers un visualiseur d’archive portable autonome. Les archives portables sont entièrement indexées, interrogeables et comprennent une table des matières pour une navigation rapide. Il est possible de donner à des utilisateurs spécifiques nommés un accès à l’ensemble des archives en fonction de leurs droits (administrateurs, directeurs, ressources humaines, équipes juridiques, etc.), et les utilisateurs finaux peuvent accéder à leurs archives personnelles pour parcourir, transférer et restaurer les éléments archivés.
ArcTitan propose également une solution complète d’eDiscovery. Cette solution est la plus complète du secteur pour répondre aux enquêtes et aux questions juridiques. Grâce à un large éventail de fonctionnalités intégrées dans une seule application logicielle de découverte électronique, intégrant le regroupement, la révision assistée par la technologie et l’analyse visuelle. Vous pouvez effectuer des tâches depuis l’identification jusqu’à la production, sans le risque et le coût supplémentaires liés au changement d’application.
Caractéristiques d’ArcTitan, un complément à Office 365
Archivage et conservation complets
Les fonctionnalités d’ArcTitan sont largement supérieures à celles de l’outil d’archivage Office 365 standard de Microsoft.
ArcTitan prend en charge l’archivage complet basé sur des stratégies, y compris la déduplication des messages et des pièces jointes pour une recherche et une récupération plus rapides des données.
Avec ArcTitan, vous pouvez personnaliser les périodes de conservation et les politiques en fonction de l’utilisateur, du contenu des emails ou des pièces jointes, et il faut noter qu’il peut archiver jusqu’à 200 emails par seconde.
ArcTitan facilite la recherche, la découverte et la récupération de vos emails et vos fichiers Office 365 en quelques secondes, même lorsque ces fichiers ont été compressés. Toutes les pièces jointes courantes sont prises en charge, y compris les documents MS Office, les fichiers PDF, ZIP, RTF, TAR, GZ, etc. ArcTitan peut interroger jusqu’à 30 millions d’emails en moins d’une seconde et les résultats de recherche sont retournés presque instantanément.
Le plug-in Outlook d’ArcTitan permet également aux utilisateurs de rechercher, visualiser et récupérer leurs messages directement depuis leur propre client Outlook.
Rentable et simple à utiliser
ArcTitan a été conçu avec la flexibilité et le contrôle dont les entreprises modernes ont besoin dans notre environnement commercial en constante évolution. L’interface intuitive est simple à utiliser et facile à administrer, ce qui minimise la charge de travail de votre service informatique.
ArcTitan élimine également les coûts généralement associés au déploiement, à la gestion et à la maintenance de vos matériels informatiques.
Résilience et évolutivité au niveau de l’entreprise
ArcTitan est actuellement utilisé par plus de 60 000 utilisateurs et, dans l’éventualité où un désastre affecterait vos serveurs locaux, vous pouvez être assuré que toutes vos données Office 365 critiques sont sauvegardées hors site.
L’infrastructure d’entreprise d’ArcTitan est robuste et entièrement redondante, construite sur le cloud privé virtuel d’Amazon (Amazon Web Services) pour une totale tranquillité d’esprit. ArcTitan offre à votre entreprise une protection supplémentaire, et vous pouvez être certain que vous ne perdrez plus jamais un email critique.
La capacité de stockage d’ArcTitan Cloud s’étend de manière transparente au fur et à mesure que votre entreprise évolue, de sorte que vous ne manquerez plus d’espace de stockage ; que vos vitesses de transfert ne diminueront jamais.
Sécurité de classe mondiale
Le message électronique est stocké à l’aide du cryptage AES 128 et peut être transmis de votre entreprise vers le cloud à l’aide du cryptage TLS.
Les données sont stockées, transférées et récupérées à l’aide de Standard Ouvert (« Open Standard »). Les mots de passe sont hachés et chiffrés, et l’accès est contrôlé par certificat et gestion déléguée.
ArcTitan prend également en charge l’analyse antivirus de vos données Office 365 archivées.
Conclusion
Si votre entreprise dépend d’Office 365, vous ne pouvez pas vous passer d’une solution d’archivage d’emails sécurisée, fiable et riche en fonctionnalités.
ArcTitan comble le vide laissé par l’outil d’archivage standard de Microsoft, et assure que vos communications d’affaires critiques sont correctement archivées et entièrement conformes à la législation sur la conservation et la vérification des données. Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont ArcTitan peut aider votre entreprise, contactez-nous dès aujourd’hui.
L’e-mail est le nom donné aux messages textuels envoyés sur Internet et récupérés par les utilisateurs en ligne ou téléchargés par un client de messagerie via la technologie « pull » ou « push », selon le dispositif et le programme qui reçoivent les messages.
Même si votre entreprise dispose d’un espace de stockage illimité, de plusieurs serveurs redondants et de liaisons WAN à haut débit, il est encore possible d’utiliser un système d’archivage interne, mais la plupart d’entre nous ne bénéficient pas d’un tel privilège. Les chefs d’entreprise doivent penser aux budgets, aux limites matérielles et à la bande passante qui n’est pas souvent suffisante.
Si l’on ajoute à cela la tendance des utilisateurs à utiliser des fichiers PST, les disques durs qui tombent en panne ainsi que le risque de recevoir une assignation à comparaître en cas de perte de données, on se rend compte qu’il faut trouver une solution entre les limites de Microsoft Exchange et le rêve d’un stockage illimité en ligne.
C’est là qu’intervient l’archivage des e-mails
L’archivage désigne un plan de stockage dans lequel les éléments sont disposés de façon logique et accessible. Il peut aussi s’agir de l’acte de faire une copie de sauvegarde d’un document. L’archivage des e-mails fait référence à un système de classement méthodique du courrier électronique qui le retire du serveur et le sauvegarde en toute sécurité.
Beaucoup d’entreprises utilisent Microsoft Exchange pour archiver leurs emails et certaines organisations n’archivent pas du tout leurs courriels. Il s’agit d’une erreur dans les deux cas !
Pour les emails privés, vous êtes libre de les sauvegarder ou non pendant une durée indéfinie. Mais pour les messages professionnels, la situation est différente. En fait, la messagerie électronique est devenue le canal classique de communication qui remplace généralement les fax et les lettres.
En France, ce moyen de communication reste encore trop peu réglementé en termes juridiques, alors que l’archivage des e-mails comporte plusieurs aspects techniques, financiers et légaux. Vous devez être en mesure de conserver précieusement vos conversations électroniques, notamment lorsque celles-ci comportent des documents importants.
Pour savoir pourquoi, il est important de comprendre ce qu’est une véritable solution d’archivage des emails.
Qu’est-ce que l’archivage des emails ?
L’archivage des emails ne se limite pas à l’effacement de votre boîte de réception. Une archive de courrier électronique est un terme technique utilisé pour décrire un enregistrement permanent et inaltérable de données de courrier électronique.
Une archive d’emails est essentielle pour les entreprises et, selon l’endroit où l’entreprise est située et l’industrie dans laquelle elle évolue, elle déterminera l’importance d’une archive d’emails.
Une archive d’emails est requise en cas de litige, et les vérifications gouvernementales exigeront que les emails soient extraits d’une archive.
Il est important de faire la distinction entre une archive et une sauvegarde de courriel parce que les deux termes sont souvent confondus. Les deux sont importants, mais ils sont utilisés dans des situations différentes.
Une sauvegarde des courriels est un stock de messages qui peut être récupéré en cas d’urgence. En cas de perte, de corruption ou de suppression accidentelle de données de messagerie, une copie peut être récupérée à partir d’une sauvegarde. Les sauvegardes d’emails rétablissent les comptes de courriel dans l’état dans lequel ils se trouvaient au moment où la sauvegarde a été effectuée.
Les sauvegardes doivent donc être effectuées quotidiennement, mais aussi hebdomadairement et mensuellement. Chaque fois qu’une sauvegarde est effectuée, elle écrase généralement la copie précédente. Les sauvegardes d’emails ne sont pas permanentes.
Une archive d’emails est différente. Il s’agit d’un stockage permanent de données de courrier électronique. Une archive peut être consultée et les messages individuels peuvent être récupérés au besoin.
Par analogie avec l’archivage des documents papier, l’archivage des e-mails consisterait à agrandir votre bureau de l’utilisateur dès que vous n’aurez plus assez de place pour ranger tous vos documents papier.
Pourquoi est-il important d’avoir une archive d’emails ?
L’un des principaux avantages d’une archive d’emails est de réduire l’espace de stockage requis pour les boîtes aux lettres individuelles. Les petites boîtes aux lettres sont plus rapides pour rechercher et récupérer des informations. La boîte aux lettres ne doit contenir qu’une copie de travail des courriels des derniers jours ou des dernières semaines. Les emails restants devraient être déplacés vers une archive où ils pourront être récupérés au besoin.
L’archivage des emails est une exigence légale dans de nombreux pays à travers le monde. Il est nécessaire de maintenir une archive des messages électroniques pour se conformer aux règlements spécifiques de l’industrie, ainsi qu’aux lois du pays et de l’état. Une archive est également nécessaire pour l’administration de la preuve électronique. Si une action en justice est intentée contre une entreprise, il doit être possible de récupérer les emails et les documents envoyés par courriel. Ces renseignements doivent être fournis au cours du litige.
La procédure eDiscovery peut s’avérer extrêmement coûteuse si une solution d’archivage d’emails n’est pas utilisée. Si des documents ou des courriels sont demandés, ils peuvent être obtenus à partir d’une archive.
S’il faut les obtenir à partir d’ordinateurs individuels, le temps nécessaire pour localiser les emails serait considérable. Il se peut même que vous ayez besoin de faire des recherches sur tous les ordinateurs de votre organisation. Si vous dirigez une petite entreprise et que vous avez 20 ordinateurs et comptes de courriel, cela prendrait beaucoup de temps.
Si vous exploitez une entreprise avec 10 000 ordinateurs et comptes email, vous pourriez avoir de sérieux problèmes si vous n’avez pas d’archives de courriel.
Les exigences d’eDiscovery signifient qu’une archive d’emails doit être consultable, et par conséquent l’organisation de l’archive est critique.
Comment cela se fait-il ? Eh bien, c’est mieux illustré par un exemple.
Une affaire criminelle impliquant Nortel Networks a donné lieu à la transmission de 23 millions de pages d’emails électroniques par la partie civile. Cela fait beaucoup de données.
Malheureusement, les données étaient un peu en désordre parce qu’elles n’étaient pas bien organisées. Cary Boswell, juge de la Cour supérieure de l’Ontario, a ordonné à l’accusation de le présenter à nouveau à la défense dans un format compréhensible. Il a été décrit comme un « marécage insondable ».
Organiser 23 millions de pages d’emails prend beaucoup de temps. Il est donc important que la structure des archives soit correcte dès le départ.
Quelle stratégie adopter ?
Vous disposez de deux options différentes pour l’archivage de vos e-mails professionnels. Mais avant de vous lancer dans l’archivage, votre entreprise doit soigneusement réfléchir au type d’archivage le mieux adapté à ses besoins.
Le choix de la stratégie d’archivage dépend à la fois de l’infrastructure de messagerie — s’il existe par exemple un serveur Exchange sur site ou si vous utilisez Microsoft Office 365 — et de vos objectifs individuels.
La question suivante est primordiale : vos e-mails doivent-ils être archivés de façon à être conformes aux objectifs réglementaires, ou bien la structure des dossiers créée par vos employés dans le client de messagerie doit-elle être émulée dans les archives avec un allègement simultané de la charge sur le serveur de messagerie ?
Ces deux méthodes sont respectivement appelées « archivage de journaux » et « archivage de boîtes aux lettres ».
Archivage des journaux : une condition préalable à la protection juridique
Cette méthode consiste à archiver tous vos e-mails d’entreprises avant qu’ils ne soient remis aux utilisateurs. Pour ce faire, il faut créer une règle de journal dans le serveur Microsoft Exchange ou dans un environnement Office 365. Ceci garantit que tous les e-mails entrants et sortants sont automatiquement copiés dans une boîte aux lettres définissable individuellement.
Dans la plupart des cas, on utilise une règle pour obtenir le même résultat même si un autre serveur est utilisé.
Le profil d’archivage approprié peut maintenant être créé et les emails peuvent être archivés avant que les utilisateurs ne puissent les altérer ou les supprimer.
En ce qui concerne l’entreprise, l’intégrité de l’archive est garantie, ce qui les aide à répondre à un nombre croissant de réglementations sur la conformité des emails, l’eDiscovery et bien d’autres législations.
Archivage des boîtes aux lettres
Cette méthode permet d’archiver tous les e-mails des boîtes aux lettres respectives des employés. Vous pouvez faire cela soit en accédant directement à votre serveur de messagerie, soit — à défaut d’autre option — en archivant les clients de messagerie.
L’avantage de cette stratégie est que la structure de dossier donnée et l’historique complet de tous les e-mails des boîtes aux lettres des utilisateurs finaux sont transférés dans l’archive. De plus, des règles de suppression peuvent être créées afin de garantir que tous les messages datant de plus de deux ans sont automatiquement supprimés de la boîte aux lettres une fois qu’ils ont été archivés avec succès.
Ceci permet de réduire durablement la charge du serveur de messagerie. Vos employés seront toujours en mesure de rechercher et d’accéder à leurs e-mails dans la structure de dossiers familière via l’archive.
C’est à vous de choisir l’approche d’archivage qui répond le mieux à vos besoins individuels pour répondre à un nombre croissant de réglementations.
Les profils d’archivage peuvent et doivent être automatisés. Dans le cas de l’archivage de journaux (c’est-à-dire où les emails entrants et sortants sont archivés directement), la valeur par défaut — de 300 secondes, par exemple- entre les opérations d’archivage devrait être configurée.
Dans le cas de l’archivage des boîtes aux lettres, il est recommandé d’exécuter l’opération d’archivage une fois par jour, lorsque la charge du serveur de messagerie est la plus faible.
Si vous optez pour l’archivage de journaux, vous devriez effectuer une opération d’archivage au moins une fois par jour afin de garantir que les e-mails existants sont archivés et restent disponibles en permanence. Les e-mails stockés sur un système de stockage décentralisé — par exemple dans des fichiers PST — peuvent également être archivés au cours de cette étape.
La capacité des boîtes aux lettres peut être limitée
Si votre entreprise ne dispose pas d’un système de messagerie suffisamment robuste, c’est-à-dire qui ne peut pas surdimensionner votre messagerie, la solution est souvent de limiter la taille des boites aux lettres de vos employés, à 50 Mb, 200 Mb ou 1 Gb, par exemple. Une fois cette limite atteinte, la boîte aux lettres d’un utilisateur ne fonctionnera plus, à condition que ce dernier la vide. Pour conserver ses emails importants, il devra faire une archive personnelle avant de supprimer les messages et vider sa boîte aux lettres. Si vous utilisez Outlook, ces archives personnelles sont appelées fichiers PST.
Au fil du temps, l’utilisateur devra construire plusieurs archives personnelles et il lui incombe d’assurer la gestion de ses fichiers. Le problème est que si un utilisateur laisse des fichiers PST sur son ordinateur, il est possible que l’appareil soit volé ou devienne inutilisable. Les données qui se trouvent dans ces fichiers risquent ainsi d’être définitivement perdues.
Pour pallier cette difficulté, votre entreprise peut mettre à disposition de vos employés des espaces de stockage sur vos serveurs afin qu’ils puissent y stocker leurs fichiers PST. Ces serveurs peuvent ensuite être sauvegardés quotidiennement et toutes les données peuvent être sécurisées dans le temps.
Cependant, cette solution a des limites. Après plusieurs années, vous allez continuer à sauvegarder quotidiennement des dizaines de données PST. Le fait est que vous n’allez plus être en mesure de savoir exactement à qui appartiennent ces fichiers PST et ce qu’ils contiennent.
De plus, les fichiers PST peuvent être corrompus. Dans cette situation, l’équipe de votre département informatique aura des difficultés à restaurer les fichiers. Grâce à l’archivage, ces fichiers PST peuvent cependant être archivés de façon centralisée au sein de votre entreprise sans qu’ils aient besoin de modifier les autorisations d’accès.
Les différents types d’emails à archiver
Il n’est pas nécessaire d’archiver tous les e-mails. Vous devez faire un tri des documents que vous jugez importants avant de les conserver. Entre autres, vous pouvez archiver tout ce qui a attrait :
à la comptabilité de votre entreprise, notamment les e-mails qui permettent de comprendre les tâches réalisées et les rapports de gestion.
aux contrats en cours ou ceux déjà signés.
aux lettres commerciales que vous avez envoyées.
aux documents liés aux taxes et aux impôts.
En plus des messages à proprement parler, vous devez aussi conserver leurs pièces jointes, notamment lorsqu’elles comportent une signature électronique. Cela peut être un devis, un bon de commande, une facture, etc. Par contre, les spams et les publicités n’ont pas besoin d’être archivés.
Certains e-mails ont une valeur juridique. Il est important de garantir leur authenticité lors de leur transmission dans le cadre d’un litige ou d’un sinistre. Sachez qu’un message électronique peut contenir des données qui ne sont pas visibles à l’œil humain, mais qui peuvent garantir son intégrité, son authenticité et sa traçabilité. Là, on parle de métadonnées, comme la date et l’heure de son envoi, son passage dans vos différents serveurs, sa date de réception ou d’ouverture, etc.
Durée de conservation des e-mails
Cette question mérite d’être abordée : pour combien de temps devriez-vous archiver un email ? La réponse à cette question est difficile, car la loi française ne dit rien de précis.
Comme susmentionné, le bon sens est de conserver les emails importants très longtemps, tandis que d’autres peuvent être détruits presque immédiatement. Cela nous ramène à une autre question : comment distinguer les emails pertinents de ceux qui sont moins importants ?
Actuellement, il est difficile d’imaginer un tri des emails efficace et économique. Vous aurez des difficultés à déterminer aujourd’hui la pertinence future d’un message. Par exemple, un email de quelques lignes qui confirme un rendez-vous commercial peut sembler aujourd’hui insignifiant. Quelques années plus tard, dans le cadre d’un litige et d’une procédure judiciaire, ce message pourrait revêtir une importance capitale.
La politique d’archivage la plus simple à déployer est d’archiver tous les messages qui arrivent dans les boîtes de réception de vos employés, à l’exception des emails personnels. Quant à la durée de rétention, vous pouvez opter pour une durée plus ou moins longue, par exemple, dix ans pour les documents importants.
Quelques recommandations pour l’archivage des e-mails
Utiliser un disque dur externe pour stocker les messages
La meilleure chose à faire d’abord en ce qui concerne l’archivage des e-mails est d’examiner vos options. Vous devez déterminer s’il est suffisant d’archiver vos e-mails dans le cloud ou si vous avez besoin de les archiver sur votre machine ou sur papier.
Certains documents doivent peut-être être imprimés, tandis que d’autres peuvent rester sous forme électronique. Si les messages doivent être archivés sur votre ordinateur, décidez si vous allez faire une sauvegarde sur un disque dur externe et si certains éléments doivent être sauvegardés sous une forme autre que le format de fichier de votre client de messagerie, comme le format PDF.
Supprimez les spams
L’un des meilleurs conseils pour l’archivage des e-mails est de supprimer les e-mails indésirables dès leur réception ou dès qu’ils apparaissent dans votre boîte de réception.
L’un des meilleurs conseils pour l’archivage des e-mails est de supprimer les e-mails indésirables dès leur réception ou dès qu’ils apparaissent dans votre boîte de réception. Cela peut vous faire gagner du temps, car vous n’aurez jamais à le relire. Vous éviterez également que des documents inutiles n’atteignent vos archives, où seuls les documents de valeur devraient être stockés.
Sinon, vous pouvez effectuer une suppression massive avant l’archivage. Il se peut que vous puissiez paramétrer votre client de messagerie pour savoir quand vos e-mails doivent être supprimés du serveur, mais périodiquement.
C’est une bonne idée de visiter le site Web de votre fournisseur d’accès, de voir ce qu’il y a réellement sur le serveur et de le vider. Si vous disposez d’un espace suffisant sur votre serveur, vous pouvez choisir d’y laisser les messages importants à titre d’archive supplémentaire.
Créez un système d’archivage des e-mails
La deuxième étape de la création d’un système d’archivage des e-mails. Cela consiste généralement à créer une hiérarchie de dossiers de stockage dans votre client de messagerie.
Vous pouvez ainsi séparer vos e-mails personnels des e-mails professionnels et vous assurer que les dossiers auxquels vous devez accéder plus fréquemment sont faciles à atteindre.
Gardez à l’esprit que les dossiers peuvent être renommés et réorganisés. Ainsi, lorsqu’un projet prioritaire est terminé, vous pouvez les archiver dans le système de dossiers, par exemple en le plaçant dans un dossier intitulé « Projets terminés ». Demandez-vous si la création de filtres pour trier les messages entrants directement dans les dossiers vous sera utile. Certaines personnes n’optent que pour cette fonction, tandis que d’autres ne l’utilisent jamais.
Puis-je utiliser Microsoft Exchange pour archiver mes emails ?
Est-il possible d’utiliser Microsoft Exchange pour archiver les emails ?
Depuis la sortie de la version 2007, Microsoft a inclus l’option d’utiliser Exchange pour l’archivage du courrier électronique dans ses fonctions de journalisation et d’archivage personnel.
Les entreprises qui utilisent Microsoft Exchange Server ont deux options pour s’assurer que leurs e-mails soient archivés d’une manière qui les aide à répondre à un nombre croissant de réglementations sur la conformité des e-mails, l’eDiscovery et d’autres législations. D’un côté, elles peuvent utiliser l’option fournie par Microsoft Exchange, qui leur permet de créer une archive personnelle ou une archive sur place pour chaque boîte aux lettres d’un utilisateur. De l’autre côté, ils peuvent utiliser une solution d’archivage externe.
Dans le premier scénario, la fonction d’archivage est intégrée au maximum dans Exchange Server et Microsoft Outlook. Cependant, cette stratégie d’archivage implique des exigences très complexes en termes d’infrastructure informatique. Pour les PME, en particulier, il peut être difficile de répondre à ces exigences supplémentaires et d’investir des efforts supplémentaires nécessaires pour y parvenir.
Dans le second scénario, l’interface d’Exchange Server peut être utilisée pour positionner ArcTitan comme une solution d’archivage externe. Bien qu’un logiciel supplémentaire soit nécessaire pour cette stratégie d’archivage, elle réduit considérablement les exigences en termes d’infrastructure informatique. Cela peut être un facteur important dans la décision, en particulier pour les petites et moyennes entreprises dont les ressources sont limitées.
En réalité, il y a un problème avec l’utilisation d’Exchange pour l’archivage du courrier électronique. La fonction de journalisation ne fonctionne pas comme une véritable archive de courrier électronique.
L’utilisation d’Exchange pour l’archivage des e-mails peut causer de nombreux problèmes.
4 raisons pour lesquelles l’archivage par Exchange peut causer des problèmes pour les entreprises
MS Exchange ne permet pas d’indexer et de rechercher efficacement les emails dans ses archives.
Les titulaires de comptes de messagerie individuels peuvent créer des PST personnels et stocker leurs courriels sur leur ordinateur.
ll se peut que certaines PST ne répondent pas aux exigences de l’administration pour eDiscovery.
Il n’y a pas de paramètres de configuration de conservation des données dans la journalisation.
La fonction de journalisation ne répond pas vraiment aux besoins des entreprises, mais qu’en est-il de Personal Archive ? Peut-on l’utiliser ?
Malheureusement, bien que la solution offre une fonctionnalité d’archivage d’emails améliorée, l’utilisation d’Exchange Personal Archive pour l’archivage des emails causera également des problèmes.
Archivage des emails avec Exchange 2010
Jetons un coup d’œil à la fonctionnalité de l’archive des courriels personnels dans la version 2010. Exchange 2010 est meilleur pour l’archivage des emails que la version 2007, mais il y a encore quelques problèmes majeurs.
Dans Exchange 2010, il est possible de créer une archive de boîtes aux lettres pour chaque compte de messagerie. Le but de l’archive est de libérer de l’espace dans la boîte aux lettres. C’est un moyen de contourner les quotas de boîtes aux lettres restrictifs. L’archive est destinée à être utilisée comme un magasin à moyen terme pour les emails supplémentaires que l’utilisateur ne veut pas supprimer, mais dont il n’a pas besoin dans la boîte aux lettres pour les opérations quotidiennes.
Ce ne sont pas vraiment des archives d’emails, mais des boîtes aux lettres secondaires. Ils n’ont pas les fonctionnalités d’une véritable archive d’emails.
Les utilisateurs Exchange ont deux options pour leurs archives personnelles, qu’elles soient situées dans la base de données de production ou dans le cloud. L’archive peut être configurée pour déplacer automatiquement les messages au bout d’un certain temps (en fonction des étiquettes de conservation) ou la tâche peut être exécutée manuellement selon les besoins.
Il y a deux inconvénients principaux à l’utilisation d’une archive personnelle Exchange. Pour de nombreuses organisations, le principal inconvénient est le coût : il est nécessaire d’acheter une licence d’accès client d’entreprise ou CAL, ou d’acheter Office 2010 Professional Plus si Outlook est nécessaire.
Même Microsoft souligne qu’il n’est peut-être pas sage d’utiliser les archives personnelles dans Exchange pour archiver les emails, déclarant qu’elles « peuvent ne pas répondre à vos besoins d’archivage ».
Cela vous semble-t-il étrange ? C’est parce que ce n’est pas une véritable archive d’emails. C’est une archive personnelle.
Les utilisateurs peuvent choisir quelles informations sont chargées dans les archives personnelles. Ils peuvent également supprimer des courriels de l’archive. Ce n’est pas bon pour la conformité réglementaire et la preuve électronique. Mais il y a un moyen de se déplacer. Il est possible de répondre à certaines exigences en matière de preuve électronique et de conformité réglementaire en utilisant Exchange pour l’archivage du courrier électronique. Les utilisateurs peuvent se voir attribuer des rôles de gestion de la découverte et peuvent effectuer des recherches d’indexation et de boîtes aux lettres multiples. Malheureusement, le Panneau de gestion d’Exchange 2010 est difficile à utiliser, en particulier à des fins d’eDiscovery.
Archivage des emails avec Exchange 2013
Certaines de ces questions ont été abordées dans Exchange 2013, mais il y a encore des questions liées à eDiscovery. Les utilisateurs ont beaucoup trop de contrôle sur leurs archives personnelles et leurs boîtes aux lettres. Ils ont la possibilité de créer leurs propres politiques et d’appliquer des paramètres personnels à leurs boîtes aux lettres et à leurs archives.
Ils peuvent potentiellement contourner les politiques de stockage du courrier électronique de l’entreprise. Malheureusement, à moins que la mise en suspens d’un litige ou la mise en attente sur place ne soit appliquée à chaque boîte aux lettres, l’administrateur est incapable d’annuler les paramètres appliqués par chaque utilisateur.
Est-il possible d’utiliser Microsoft Exchange pour l’archivage des emails si SharePoint 2013 est utilisé ?
La question d’eDiscovery a été abordée par Microsoft. Il est possible d’utiliser SharePoint 2013 pour effectuer des recherches dans toutes les boîtes aux lettres, mais il y a même des problèmes avec cette fonction eDiscovery ajoutée.
Pour commencer, il est nécessaire d’acheter SharePoint 2013 et cela a une implication de coût. Il est également nécessaire d’utiliser le stockage dans le cloud et de conserver les données sur un serveur Exchange, sinon les outils de découverte sur place d’Exchange ne fonctionneront pas.
Il y a un autre problème. C’est l’espace de stockage dont vous aurez besoin. Tous les emails qui ont été envoyés ou reçus par MS Exchange devront être stockés. Au fil du temps, vos « archives » d’emails deviendront immenses.
Plus de 90 % des courriels stockés dans ces archives n’auront jamais besoin d’être consultés. Il faudra payer des frais inutiles et il faudra beaucoup de temps pour faire des recherches dans tous ces courriels. La récupération des courriels sera particulièrement lente.
Une véritable archive supprimera une partie importante des 90% des emails auxquels vous n’aurez jamais besoin d’accéder, et le temps de recherche et de récupération peut être considérablement réduit.
Vous ne pouvez pas considérer la fonction d’archivage de MS Exchange comme une véritable archive d’emails qui répondra à tous les besoins en matière de conformité et d’eDiscovery.
Considérations importantes concernant la conformité au RGPD
En mai 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) entrera en vigueur. Le règlement exige la mise en place de mesures strictes pour prévenir la perte, le vol ou la divulgation non autorisée de courriers électroniques contenant les données personnelles de citoyens de l’UE. Des mesures doivent également être prises pour empêcher la modification non autorisée des données de courrier électronique et des politiques doivent être introduites pour supprimer les courriers électroniques une fois que la base légale de leur conservation a expiré.
Le RGPD donne également aux citoyens des droits sur la manière dont leurs données personnelles sont obtenues, traitées, partagées et conservées.
Les citoyens peuvent demander l’accès à leurs données personnelles, vérifier qu’elles sont à jour et complètes et demander leur suppression dans certaines circonstances. Afin de répondre aux demandes d’accès aux données dans les trente jours autorisés, les entreprises devraient disposer d’une méthode indexée et consultable pour se conformer aux demandes, ce qui n’est pas garanti avec Microsoft Exchange.
Il est également important de noter que le RGPD s’applique à toute entreprise qui obtient, traite, partage ou conserve des données personnelles de EU citizens´, quel que soit l’endroit où elle est située. Le non-respect du RGPD peut entraîner des amendes allant jusqu’à 20 millions d’euros (environ 24,5 millions de dollars), ou 4% du chiffre d’affaires mondial. Il est donc recommandé aux entreprises utilisant Microsoft Exchange – avec ou sans SharePoint 2013 – d’adopter une nouvelle approche de l’archivage des emails.
L’approche ArcTitan pour l’archivage des emails
ArcTitan est une véritable solution d’archivage d’emails qui a été conçue sur mesure pour répondre aux exigences de conformité et d’eDiscovery, ainsi qu’aux besoins de stockage de données.
ArcTitan, un produit de TitanHQ
L’archivage des e-mails d’ArcTitan est l’un des meilleurs services dont nous disposons. Il a résolu de nombreux problèmes et permet un gain de temps en évitant le fait de devoir rechercher des fichiers PST.
Cette solution d’archivage des e-mails est très facile à utiliser. Il s’agit d’un outil de recherche bien meilleur que Microsoft E-discovery lors de la recherche d’e-mails. Une fois que la solution est mise en œuvre, les utilisateurs peuvent supprimer et nettoyer leurs boîtes aux lettres en toute sécurité, car ArcTitan dispose d’un enregistrement permanent dans lequel ils peuvent effectuer des recherches.
L’archivage basé dans le cloud d’Arctitan apporte la tranquillité d’esprit de savoir que tous les e-mails de votre entreprise, sans exception, sont capturés et archivés. Tout cela se fait sans aucun impact sur les performances de votre serveur de messagerie.
Fonctionnalités clés d’ArcTitan Email Archiving
Archivage des emails dans le cloud illimité, y compris les emails entrants, sortants, internes, les dossiers, le calendrier et les contacts
Politique de rétention de données et eDiscovery
Conformité et chemin d’accès audité pour HIPAA, SOX, RGPD, etc.
SuperFast Search™ – les emails sont compressés, les messages et les pièces jointes dé-doublonés pour la recherche et la récupération rapides
Accès à la console web avec des accès d’options multi-niveaux et granulaires – Vous décidez des permissions utilisateurs
Pas d’installation software/hardware requise
Fonctionne avec tous les serveurs mail : MS Exchange, Zimbra, Notes, SMTP/IMAP/Google/PO
Transfert sécurisé depuis votre serveur mail
Stockage chiffré sur AWS cloud
Recherche instantanée par navigateur – Trouvez vos emails archivés en quelques secondes
Piste d’audit
Intégration Active Directory optionnelle pour l’authentification Microsoft Windows
Plugin pour client Outlook disponible
Conclusion
L’archivage des emails est important, mais il s’agit d’abord une décision de votre Direction Générale, avant d’être une question d’ordre technique.
Pour le bien de votre entreprise, vos emails importants doivent être archivés pour une durée plus ou moins longue afin de permettre à chaque employé ou à votre équipe informatique de les retrouver en cas de besoin.
Cette décision doit ensuite être mise en œuvre via la mise en place d’une solution d’archivage satisfaisant à la fois les contraintes techniques de l’entreprise, les besoins des employés, le cadre financier et la conformité vis-à-vis des réglementations en vigueur.
Pour finir, votre entreprise doit définir une politique globale qui précise la façon d’utiliser la messagerie électronique que vous mettez à la disposition de vos employés. Pensez également à bien former ces derniers et à les informer quant à l’utilisation de la messagerie pour les rendre conscients des risques liés à la messagerie électronique. Dans la foulée, n’oubliez pas d’expliquer à vos employés pourquoi et comment la solution d’archivage des e-mails sera mise en place dans votre organisation.
FAQ sur l’archivage des emails avec Exchange
Quel est l’intérêt d’archiver les e-mails ?
L’archivage permet de déplacer les e-mails de votre serveur de messagerie vers votre ordinateur local, où vous pourrez toujours y accéder en cas de besoin. L’archivage permet aussi de libérer de l’espace sur vos serveurs de messagerie.
Comment fonctionne Microsoft Exchange ?
Microsoft Exchange est un logiciel conçu pour vous permettre d’envoyer des e-mails directement à un serveur. Il fonctionne en renvoyant les messages à vos postes de travail individuels auxquels vos employés peuvent accéder. Bref, il s’agit d’une solution dédiée à centraliser vos e-mails afin de pouvoir les sauvegarder.
Quelle est la différence entre Microsoft Exchange et Outlook ?
Ces deux applications fonctionnent ensemble. Microsoft Exchange fournit l’arrière-plan d’un système centralisé pour vos e-mails, tâches et calendriers, tandis qu’Outlook est un service de messagerie de bureau qui peut être synchronisé avec le serveur Exchange.
Quelles sont les limites de l’archivage des e-mails avec Microsoft Exchange ?
Il faut dire que Microsoft a fait un bon premier pas vers la mise en œuvre de l’archivage des e-mails en développant Exchange Server, mais ses fonctionnalités doivent encore être affinées. L’une des principales failles de ce logiciel est que l’archivage et la recherche des messages sauvegardés prennent souvent beaucoup de temps.
Pourquoi devrais-je avoir une solution d’archivage tierce ?
Microsoft Exchange est un serveur de messagerie électronique utilisé par plus de 51 % des entreprises dans le monde. Toutefois, il n’a pas été conçu pour l’archivage, alors que les solutions tierces sont particulièrement dédiées à cet effet. De plus, elles peuvent stocker de grandes quantités de données et permettent de retrouver et de récupérer rapidement les messages.
