Selon Gartner, 88 % des entreprises ont dû rendre le télétravail obligatoire pendant la pandémie du Covid-19.
306,4 milliards d’emails sont envoyés et reçus quotidiennement en 2020 (source : Radicati).
60 % des informations contenues dans les emails sont des données critiques pour les entreprises (source : IDC).
L’année 2020 restera dans l’histoire comme une année de défis. L’un de ces défis est la façon dont le travail à distance a changé le paysage technologique et commercial.
Pour que les communications entre les employés soient fluides et sans entrave, le courrier électronique a pris une place centrale.
L’archivage des emails dans le cloud offre un moyen de gérer les emails professionnels pour garantir leurs conformités, leurs sécurités et leurs confidentialités.
Le télétravail est-il devenu la nouvelle norme ?
Le travail à distance n’est pas nouveau. Avant la pandémie, en 2015, 3,4 % de la main-d’œuvre américaine travaillait déjà à domicile. Même après la pandémie, le travail à distance devrait faire partie de notre vie professionnelle.
Ce bouleversement des conditions de travail a eu un impact sur la productivité et la continuité des activités.
Pour passer du bureau au domicile, les entreprises dans le monde entier se sont tournées vers la technologie du cloud pour maintenir la communication et le flux de travail de leurs employés.
La technologie du cloud s’est développée pour répondre aux défis du travail à distance.
Cependant, comme les employés se connectent actuellement à distance, les organisations doivent s’assurer que la sécurité, la confidentialité et la conformité des données soient assurées, même en dehors des frontières du bureau.
L’archivage des emails dans le cloud offre un moyen économique et efficace de gérer les données liées aux comptes de messagerie électronique pour tous vos employés qui travaillent à distance.
Archivage du courrier électronique : par défaut, à distance ?
Le courrier électronique a toujours été une technologie qui était, par défaut, utilisée pour la communication à distance.
Cependant, il peut aussi servir à stocker de façon centralisée des données sensibles concernant les employés et leur entreprise.
Les entreprises peuvent l’utiliser pour conserver des informations, en se référant à d’anciens emails pour trouver des informations vitales et pour s’assurer que les mesures légales et de conformités sont respectées.
L’un des avantages de l’archivage du courrier électronique dans le cloud est la centralisation de serveurs de courriers électroniques disparates. Dans des conditions de travail à distance, c’est encore plus important.
L’archivage des emails dans le cloud offre un moyen de consolider et de gérer les données contenues dans les emails professionnels.
Mais comment l’archivage du courrier électronique s’intègre-t-il dans un monde de travail à distance ?
Et comment les questions de conformité, de sécurité et de confidentialité des emails sont-elles traitées dans des environnements de travail disparates ?
Télétravail, archivage des emails et conformité
Le courrier électronique est soumis à des réglementations sur la protection des données et à d’autres questions juridiques. Plusieurs règlements comportent des exigences concernant la conservation, l’intégrité, la sécurité et l’audit des emails.
Il s’agit notamment de la loi Sarbanes-Oxley (SOX) pour la prévention de la fraude et la protection des données personnelles via la loi sur la portabilité et la responsabilité de l’assurance maladie (HIPAA).
L’archivage des emails dans le cloud peut répondre aux exigences réglementaires en offrant un contrôle d’accès, la possibilité de réaliser facilement les audits et une gestion de la conservation robuste.
Archivage et sécurité des emails
Le courrier électronique est une riche source de données sensibles, financières et de propriété intellectuelle, ce qui le place dans la ligne de mire des cybercriminels.
Les menaces en ligne telle que le Business Email Compromise (BEC) se concentrent sur l’usurpation d’adresses électroniques ou le piratage comme méthode pour voler de grosses sommes d’argent aux entreprises.
Les attaques d’initiés sont également préoccupantes, qu’elles soient malveillantes ou accidentelles.
L’archivage des emails dans le cloud peut atténuer les risques de perte de données. Les fonctionnalités comprennent le contrôle d’accès et la restauration des messages supprimés ou modifiés.
Une solution basée dans le cloud offre un environnement sécurisé tout en facilitant l’accès des employés à distance à ces messages.
Archivage et confidentialité des emails
En plus de contenir des données d’entreprise sensibles, les emails contiennent également des données sur vos clients.
Ces informations sont souvent très sensibles et peuvent contenir des informations financières, notamment des informations sur les comptes bancaires. Celles-ci doivent rester privées pour des raisons de conformité et de confiance.
Toutes les données relatives aux transactions, aux comptes clients, aux demandes, etc. doivent être archivées en toute sécurité.
Le fait de ne pas exécuter ces actions entraîne non seulement des amendes pour non-conformité, mais aussi une perte de réputation pour les entreprises.
La loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (CCPA), par exemple, stipule qu’une entreprise doit mettre en place un processus de récupération et de suppression des données personnelles, sur demande.
Cela inclut les emails et les données dans les archives.
Les solutions d’archivage des emails basées dans le cloud doivent pouvoir attribuer des rôles aux personnes appropriées pour leur permettre d’examiner, d’exporter et de supprimer en toute sécurité les données et certains messages en cas de besoin.
Contactez l’équipe de TitanHQ si vous voulez discuter de la façon dont l’archivage des emails peut assurer la continuité des activités de vos employés qui travaillent à distance.
Si le téléphone reste un outil essentiel pour les entreprises, un grand nombre de transactions et de conversations se font maintenant via les emails.
Plus de 306 milliards d’emails sont actuellement envoyés chaque jour. Une entreprise de 100 employés envoie ou reçoit généralement environ 4 000 emails par jour, dont beaucoup contiennent des informations importantes.
La perte des messages électroniques pourrait s’avérer très coûteuse pour les entreprises, car une grande partie des informations qui y sont stockées ainsi que leurs pièces jointes risquent de ne pas être sauvegardées.
En cas de catastrophe (PST corrompus, panne de matériel, cyberattaque dévastatrice, etc.), les données des emails pourraient être perdues de façon définitive.
Non seulement la perte d’emails pourrait entraver la capacité d’une entreprise à fonctionner, mais elle pourrait aussi entraîner une pénalité financière non négligeable.
24 % des organisations ont déclaré avoir reçu une demande d’un tribunal ou d’un organisme de réglementation pour produire des emails. Si ces messages ne peuvent pas être produits, le coût des pénalités financières n’est même pas pris en compte.
Ils pourraient s’avérer catastrophiques pour une entreprise. La plupart des entreprises sauvegardent leurs emails dans le cadre de leurs plans de reprise d’activité, mais les sauvegardes posent des problèmes.
Elles ne permettent pas de rechercher certains messages. Et même si c’est possible, cela peut prendre un temps extraordinaire.
Pour s’assurer que les emails ne sont jamais perdus et qu’ils peuvent être trouvés et récupérés en quelques secondes ou minutes, la plupart des entreprises choisissent d’utiliser une solution fiable pour archiver ses emails.
10 raisons pour lesquelles les entreprises devraient archiver leurs emails
Prévention des pertes de données
L’une des raisons les plus importantes d’utiliser une archive des emails est la prévention contre les pertes de données.
Les emails sont envoyés aux archives pour un stockage sûr et à long terme.
Si un employé supprime accidentellement un message important de sa boîte de réception, celui-ci ne sera pas perdu, car il pourra être facilement récupéré dans les archives.
Performance du serveur de messagerie électronique
La quantité d’emails envoyés aujourd’hui met à rude épreuve les serveurs de messagerie.
Le fait que de grandes quantités de messages soient stockés sur le serveur d’une entreprise a une incidence négative sur les performances de ce dernier et ainsi l’espace de stockage peut poser problème.
En envoyant les emails dans les archives, ceux-ci peuvent être supprimés par le serveur de messagerie électronique, ce qui améliorera considérablement les performances de ce dernier.
Litiges et eDiscovery
En cas de litiges, vous serez probablement amené à produire des emails liés à l’affaire et vous ne disposerez que d’un court délai pour y répondre.
Trouver des emails dans des fichiers et des sauvegardes PST peut être un processus extraordinairement long, et vous devrez peut-être rechercher le message dont vous avez besoin parmi ceux qui ont été reçu ou envoyé plusieurs années auparavant.
Vous devez également vous assurer que les messages sont originaux et n’ont pas été altérés de quelque manière que ce soit.
Grâce à l’archivage des emails, répondre aux demandes d’eDiscovery ; trouver et produire des emails sera un processus simple et rapide.
Productivité du service informatique
Le service informatique doit consacrer un temps considérable pour pouvoir gérer le système de messagerie électronique et pour résoudre les problèmes de stockage.
Lorsque les employés suppriment ou perdent des emails importants, le service d’assistance informatique est tenu de réagir. L’envoi d’emails aux archives élimine ces problèmes, tout en simplifiant la maintenance du serveur de messagerie électronique.
De leur côté, les employés peuvent être autorisés à accéder à leurs propres archives et rechercher facilement certains emails, ce qui permet au service informatique de gagner beaucoup de temps.
Reprise après sinistre
En cas de défaillance matérielle, les données des emails peuvent facilement être perdues. Les ordinateurs portables peuvent être perdus ou volés, ce qui entraîne à nouveau la perte de ces données.
Les attaques de ransomware et de malware pourraient facilement anéantir le système de messagerie électronique et entraîner la perte de données critiques.
En envoyant des emails aux archives, en cas de catastrophe, ceux-ci peuvent être récupérés, rapidement et facilement.
Conformité réglementaire
Si vous travaillez dans un secteur très réglementé, vous devrez conserver les données de courrier électronique pendant une période déterminée.
Mais toutes les entreprises doivent conserver certains types de données, dont une grande partie est stockée dans les emails.
L’archivage des emails permet de respecter les réglementations en vigueur. Les données peuvent être marquées et des périodes de conservation peuvent être fixées.
De nos jours, vous n’avez plus besoin de supprimer les emails, même lorsque la période de conservation légale est terminée.
Accès aux données et droit à l’oubli
Le Règlement général sur la protection des données (GDPR) et d’autres lois donnent aux individus le droit de demander une copie des informations qu’une entreprise détient sur eux.
Si une demande d’accès à des données personnelles est reçue, celle-ci doit être produites rapidement.
L’archivage des emails vous permet de rechercher instantanément des données de courrier électronique et de répondre rapidement aux demandes de droit d’accès.
Audits internes
Il y aura probablement de nombreuses occasions où vous devrez effectuer des audits internes des données des emails pour savoir quels employés ont communiqués via les emails.
En cas de litige avec un client ou de problème de ressources humaines, vous devrez effectuer une recherche dans les données d’emails. L’archivage facilite et accélère ce processus.
Il vous permet de résoudre rapidement les problèmes sans que vous ayez besoin de faire appel au service informatique.
Continuité des activités
En cas de catastrophe, vous devrez avoir un accès rapide à vos emails. Si un employé quitte soudainement l’entreprise, vous devez également retrouver tous les messages qu’il a envoyé ou reçu par des clients spécifiques.
Grâce à l’accès facile au courrier électronique et à la capacité de recherche avancée d’une solution d’archivage des emails, vous serez en mesure de garantir la poursuite des activités normales de l’entreprise.
Réduction des coûts
La recherche des emails perdus ; la gestion des serveurs de courrier électronique ; la réponse aux demandes d’eDiscovery et la production de données des emails pour les audits peuvent prendre un temps extraordinaire.
L’archivage des emails permet de réduire le temps à consacrer à ces questions et vous aide à éviter des coûts inutiles. Une solution d’archivage sera plus que rentable en termes de coûts.
ArcTitan : la solution d’archivage des emails dans le cloud de TitanHQ
ArcTitan est une solution d’archivage puissante des emails. Elle est sécurisée et est basée dans le cloud. En adoptant cette solution, vous pouvez être certain de ne jamais perdre un email.
En réalité, ArcTitan fait office de boîte noire pour l’enregistrement des emails et vous offre une protection totale contre la perte de données.
La solution est entièrement conforme à toutes les réglementations, quelque soit votre secteur d’activité. Les données sont protégées par un chiffrement de bout en bout et sont chiffrées dans les archives.
De plus, la solution est rapide à mettre en place, facile à utiliser et à gérer.
Lorsque vous avez besoin de trouver certains emails, les recherches se font rapidement, car les messages sont envoyés automatiquement aux archives au rythme de 200 emails par seconde.
Pour vous donner une petite idée de l’efficacité de notre solution, sachez que vous pouvez rechercher un message parmi 30 millions d’emails en moins d’une seconde.
Comme l’espace de stockage n’est pas limité, vous n’avez plus besoin d’installer un matériel sur place et vous ne payez que pour le nombre de boîtes aux lettres actives.
Les entreprises qui utilisent ArcTitan économisent généralement jusqu’à 80 % de l’espace de stockage des emails.
De nombreuses entreprises ont créé des archives de leurs emails à des fins de conformité et pour garantir que les messages, documents, calendriers et autres données du système de messagerie électronique soient préservés.
Cela leur permet de répondre aux obligations réglementaires et de garantir la reprise des données après un sinistre.
Pourtant, ce n’est qu’après avoir utilisé une archive d’emails que ces entreprises découvrent que celle-ci ne répond pas tout à fait à leurs attentes, qu’elle s’avère coûteuse ou que l’archive elle-même n’est plus aussi fiable qu’elle le devrait.
Lorsque vous archivez vos emails, il se peut que vous ne travailliez pas avec un fournisseur quelconque. Mais la migration de vos archives vers un autre fournisseur qui offre un service plus adapté à votre organisation est une alternative.
Cela nécessite un peu de planification, mais c’est bien possible.
Il est temps de mettre à jour les archives de vos emails
L’une des principales raisons de changer les archives des emails est que les anciennes archives sont devenues léthargiques en raison du volume de données sauvegardées.
Avec le temps, ces archives peuvent devenir peu fiables ; les recherches ne donnent plus les résultats souhaités. Dans certains cas, la solution d’archivage arrive également en fin de vie et les correctifs ne sont plus délivrés, ce qui pose un problème de sécurité.
L’espace de stockage peut devenir un problème si vous utilisez des appareils d’archivage des emails ou des serveurs physiques vieillissants, et la latence de la connexion peut augmenter, surtout si vous avez décidé d’opter pour des applications basées dans le cloud comme Office 365.
Si le système d’archivage de vos emails ne fonctionne plus correctement, il est temps de passer à une nouvelle solution plus moderne, permettant des recherches beaucoup plus rapides et ne présentant aucun risque pour la sécurité de votre organisation.
L’archivage des emails dans le cloud peut résoudre vos problèmes
Avec un nombre croissant d’organisations ayant migré vers Office 365, l’utilisation d’un service d’archivage des emails basé dans le cloud est très logique, étant donné que vos données d’emails sont déjà dans le cloud.
Le transfert des données du cloud vers une infrastructure sur site impliquera probablement un certain degré de latence, tandis que l’archivage des emails dans un service de cloud vers un autre permettra d’éviter ces problèmes de latence et d’améliorer les performances.
Grâce au cloud, vous n’aurez plus besoin de maintenir un matériel sur place pour archiver vos emails. Le fournisseur de services d’archivage assure la maintenance de la solution, des correctifs et des mises à jour.
Les solutions d’archivage des emails dans le cloud sont également évolutives. À mesure que le volume de vos emails augmente, votre archive s’adapte automatiquement et un espace de stockage plus important peut être mis à votre disposition.
Autrement dit, vous ne serez jamais à court d’espace de stockage, car c’est votre fournisseur de services gérés qui mettra à votre disposition davantage de serveurs en cas de besoin.
Il est également possible d’accéder aux archives dans le cloud à partir de n’importe quel endroit, sur n’importe quel appareil, par le biais d’un compte de messagerie électronique ou d’un navigateur web.
Cette fonctionnalité est devenue beaucoup plus intéressante durant la pandémie du COVID-19, pendant laquelle de nombreux employés sont obligés de travailler à domicile.
Le passage à un nouveau fournisseur de services d’archivage des emails devrait améliorer considérablement les performances et permettre un stockage sécurisé de vos messages électroniques et une recherche plus rapides. Cela résulte en des gains de productivité considérables et moins de maux de tête pour votre département informatique, car la charge de maintenance sera allégée.
Les entreprises qui choisissent de migrer leurs archives d’emails existantes vers le cloud peuvent réduire considérablement le coût de l’archivage, ce qui leur permet de faire un bien meilleur usage de leurs ressources et de réaliser des économies considérables.
ArcTitan : réduisez les coûts de l’archivage de vos emails et améliorez les performances de vos archives
Quelle que soit la solution d’archivage des emails que vous utilisez actuellement, la migration de vos archives vers ArcTitan est un processus simple et rapide. L’équipe de TitanHQ vous guidera tout au long du processus de migration, en vous indiquant les étapes détaillées à suivre. Elle peut également travailler directement avec votre fournisseur actuel pour transférer vos archives.
Si vous utilisez une ancienne solution de messagerie électronique et que vous voulez passer à celle d’Office 365, vous pouvez simplement transférer vos données archivées à ArcTitan, plutôt que de les envoyer à l’équipe Office 365. Là encore, une assistance complète vous sera fournie par nos ingénieurs compétents.
De nombreux clients d’ArcTitan ont réussi à réduire de 80 % la charge de leurs serveurs de messagerie, ce qui a permis d’améliorer considérablement les performances de leur organisation. Le temps de maintenance peut être réduit d’environ 50 %, et les économies réalisées sont considérables.
Il faut aussi mentionner la rapidité de la solution. ArcTitan effectue des recherches à un rythme de 30 millions d’emails par seconde. Les recherches peuvent être combinées, ce qui permet de réaliser plusieurs recherches en même temps. Les emails et leurs pièces jointes peuvent également être recherchés dans le cadre d’une même recherche. De plus, vous pouvez sauvegarder les types de recherches que vous voulez si vous avez besoin de les effectuer fréquemment.
La sécurité est assurée, car les données des emails sont protégées par un chiffrement de bout en bout, les mots de passe étant hachés et chiffrés. En fait, vos archives sont chiffrées et stockées en toute sécurité sur le « Replicated Persistent Storage » d’AWS S3 et seront automatiquement sauvegardées. Les mises à jour sont gérées pour vous et il n’y aura jamais de correctifs à appliquer.
En plus de toutes les fonctionnalités d’ArcTitan, dont beaucoup font défaut aux autres solutions d’archivage des emails, sachez que la solution est abordable, notamment si vous êtes un fournisseur de services gérés qui souhaite ajouter l’archivage des emails à votre pile de services.
Pour plus d’informations sur ArcTitan et à propos de la migration de vos archives vers le cloud, appelez l’équipe de TitanHQ dès aujourd’hui.
Si vous souhaitez évaluer la solution avant de prendre une décision, notez que ArcTitan est disponible pour un essai gratuit de 14 jours avec une assistance complète.
Ce que disent nos clients …
Jesse Gusmao, Responsable informatique de l’hôpital Sociedade de Samaritano, Brésil : « Rapide, évolutif, très facile à utiliser et doté de toutes les fonctionnalités d’archivage des emails dont une entreprise a besoin. C’est sûr et le coût est fantastique. Un outil d’archivage vraiment superbe. »
Lou Liberio, Directeur informatique chez Clarion Data Systems, États-Unis : « Je peux vous dire que notre expérience a été exceptionnelle. L’archivage des emails d’ArcTitan a été la solution la plus efficace que nous ayons trouvée. Au départ, nous l’avons testée nous-mêmes, mais vu le succès que nous avons rencontré, nous sommes maintenant devenu un revendeur et nous présentons le produit en toute confiance à nos petits et moyens clients ».
Mike Pluta, Directeur informatique chez Radiodiffusion du CNRC, États-Unis : « Exceptionnellement facile à installer et à intégrer dans notre infrastructure de messagerie électronique. L’effet et l’impact d’ArcTitan Email Archiving ont été spectaculaires. La charge de notre serveur Exchange a été réduite de 80 % immédiatement. »
TitanHQ est en train de déployer un nouveau système d’archivage des e-mails largement amélioré d’ArcTitan pour les pays de l’Union européenne et les États-Unis.
Nous allons migrer les comptes ArcTitan existants vers ce système.
La migration se déroulera comme suit :
TitanHQ vous contactera pour vous communiquer les détails de votre nouveau compte sur la nouvelle infrastructure.
Vous devrez reconfigurer votre connecteur/serveur de messagerie pour envoyer vos e-mails au nouveau serveur.
Lorsque le flux d’e-mails aura été vérifié sur le nouveau compte, le support TitanHQ fermera le compte d’origine afin qu’il ne puisse plus accepter des messages. Vous conserverez l’accès à ce compte afin de pouvoir consulter l’historique de vos e-mails en cas de besoin.
TitanHQ migrera le courrier archivé du serveur d’origine vers le nouveau serveur. Vous serez informé de la fin de ce processus.
Lorsque vous aurez vérifié la migration des données, le compte sur le serveur d’origine sera supprimé, ainsi que tous les messages archivés.
Pourquoi passons-nous au nouveau système d’archivage des e-mails amélioré d’ArcTitan ?
Le nouveau service d’ArcTitan sera fourni sous la forme d’un cluster Kubernetes hautement disponible, autoréparateur et qui peut être mis à l’échelle selon vos besoins. En tant qu’architecture de haut niveau, la solution est constituée d’un cluster Kubernetes, avec une multitude de composants fonctionnant en parfaite harmonie. Chaque composant est disponible indépendamment. Cela signifie qu’il y a peu ou pas d’interruption de service si un composant tombe en panne, car ce composant peut être mis hors ligne et réparé sans affecter les autres.
Comme dans les précédentes versions d’ArcTitan, chaque e-mail reçoit une identité unique qui lui est propre et qui reste dans les archives pendant toute sa durée de vie. Il est entièrement indexé (en-tête, expéditeur/récepteur, objet, corps du texte, pièces jointes), ce qui permet de rechercher facilement l’e-mail à une date ultérieure.
Dans la nouvelle version d’ArcTitan, les index sont distribués simultanément sur les instances d’Apache Solr et les données brutes des e-mails sont chiffrées puis stockées sur un système de stockage persistant répliqué.
La nouvelle interface graphique d’ArcTitan :
Principaux avantages de notre nouvelle solution d’archivage des e-mails :
Stockage persistant répliqué ;
Nous déployons des clusters de stockage Ceph qui fournissent des systèmes de fichiers et de stockage par blocs à haute performance, avec une réplication et un basculement automatisés des données ;
Stockage hiérarchisé ;
ArcTitan exploite la fiabilité, la redondance et l’évolutivité d’Amazon S3 pour le stockage à long terme des données archivées ;
Kubernetes ;
ArcTitan est livré sous la forme d’un cluster Kubernetes à haute disponibilité ;
Cluster de bases de données à haute disponibilité ;
La solution utilise le cluster MySQL Percona XtraDB au sein de Kubernetes pour gérer toutes les opérations de la base de données. Le cluster peut être auto-entretenu, autoréparé et mis à l’échelle avec un minimum d’effort, sans aucun temps d’arrêt.
Dans cet article, nous allons expliquer certains des avantages importants d’un service d’archivage des e-mails. Si vous n’êtes pas encore en train d’archiver vos e-mails, nous vous expliquerons comment un petit investissement peut vous faire économiser beaucoup d’argent sur le long terme.
L’une des raisons les plus importantes de la mise en place d’une archive des e-mails est la réduction du coût de stockage à long terme des messages. En envoyant une copie de vos e-mails à une archive, vous pouvez réduire considérablement les coûts de gestion du serveur de messagerie.
Les entreprises qui utilisent ArcTitan pour le stockage des e-mails économisent généralement jusqu’à 75 % d’espace de stockage. Elles n’ont plus besoin de limiter le nombre de boîtes aux lettres et améliorent considérablement les performances de leurs serveurs de messagerie. Tous les e-mails envoyés et reçus par les employés sont automatiquement envoyés aux archives, ce qui signifie que les messages ne seront jamais perdus ou supprimés accidentellement.
Toutes les entreprises doivent se conformer à la réglementation concernant le stockage des données, et l’archivage des e-mails contribuera à garantir le respect de cette réglementation. Même si vous ne faites pas partie d’un secteur réglementé, il est important de conserver les e-mails à des fins légales.
Une archive est un dépôt inviolable pour tous les courriers électroniques. En cas d’audit réglementaire, de demande d’eDiscovery ou de litige avec un client, vous pourrez trouver rapidement tous les e-mails pertinents.
On estime qu’environ 80 % des entreprises américaines sont actuellement engagées dans des actions en justice. Les courriers électroniques font partie du dossier de l’entreprise et ils doivent être produits en cas d’action en justice. Vous devrez également récupérer les e-mails dans le cadre de tout litige en matière de ressources humaines.
Les sauvegardes des e-mails remplissent leur fonction, mais une archive permettra de récupérer tous les messages électroniques en cas de catastrophe, sans crainte de corruption des données.
L’un des avantages les plus importants d’un service d’archivage des e-mails est la récupération rapide des messages. Si vous devez par exemple récupérer des e-mails à partir d’une sauvegarde, cela peut prendre des jours, voire des semaines, pour trouver les messages dont vous avez besoin (les sauvegardes ne sont pas consultables).
Quant aux e-mails envoyés à une archive, ils sont indexés. Ceci signifie que vous pouvez rechercher dans l’archive, trouver et récupérer les e-mails en quelques secondes, quel que soit le nombre d’e-mails dans l’archive et la date d’envoi des messages concernés.
Avec les e-mails stockés dans une archive basée dans le cloud, vous aurez toujours accès aux e-mails, où que vous soyez. Vous pouvez simplement vous connecter à vos archives en utilisant une interface web accessible sur n’importe quel appareil connecté à Internet.
Création d’une politique d’archivage des e-mails
Lorsque vous créez votre politique d’archivage des e-mails, vous devez adopter deux approches principales.
La première consiste à définir votre politique concernant les types de message à envoyer aux archives, puis à laisser à vos employés le soin de suivre cette politique et d’archiver tous les e-mails qui doivent être conservés.
L’autre option consiste à automatiser le processus. Si la première option permet de réduire l’espace de stockage dont vous avez besoin, il s’agit d’une stratégie risquée.
Si un e-mail qui doit être conservé n’est pas envoyé aux archives, l’erreur pourrait s’avérer très coûteuse au cas où vous feriez l’objet d’un audit ou si vous recevez une demande d’eDiscovery et que vous ne pouvez pas produire l’e-mail.
Rappelons que l’autorité réglementaire du secteur financier (FINRA) a infligé à Scottrade une amende de 2,6 millions de dollars en 2015 pour avoir omis de conserver certaines catégories d’e-mails sortants.
La meilleure approche à adopter est de définir une politique d’archivage des e-mails et d’automatiser le processus. Ainsi, quoi qu’il arrive, vous serez toujours en mesure de récupérer vos e-mails à la demande. Cette option nécessitera plus d’espace de stockage, mais avec ArcTitan, l’espace est réduit au minimum.
ArcTitan utilise la déduplication, qui consiste à ne stocker qu’une seule copie d’un message. Si vous envoyez un e-mail à un groupe de distribution en interne, il n’est pas nécessaire de stocker chaque copie de ce message. ArcTitan ne conserve qu’une copie de chaque message unique et tous les messages sont compressés pour réduire encore l’espace de stockage.
Chaque fois qu’un e-mail doit être récupéré, ArcTitan effectue des recherches instantanément, et vous permet de faire une recherche rapide dans les types de pièces jointes les plus courants.
Vos employés peuvent même accéder à leurs e-mails archivés via leur application de messagerie telle qu’Outlook, ce qui signifie qu’ils n’auront pas besoin de déranger votre service informatique lorsqu’ils supprimeront accidentellement un e-mail de leur boîte de réception. Une recherche peut être effectuée, et le courrier électronique peut être récupéré instantanément à la demande.
Découvrez pourquoi tant d’entreprises utilisent ArcTitan
TitanHQ a développé ArcTitan pour faire de l’archivage des e-mails un processus sans effort. ArcTitan fonctionne de manière transparente avec presque tous les systèmes de messagerie d’entreprise et veille à ce que tous les e-mails soient stockés en toute sécurité dans le cloud où ils peuvent être consultés à la demande en quelques secondes.
ArcTitan prend en charge un archivage complet basé sur des politiques pour garantir que vous ne stockez que les e-mails qui doivent être conservés. Des politiques peuvent également être définies pour garantir que les e-mails sont automatiquement supprimés de manière sécurisée à la fin de leur période de conservation.
ArcTitan vous offre un maximum de flexibilité et de contrôle, une sécurité de classe mondiale, une résilience de niveau entreprise et une récupération rapide des messages lorsque vous en avez besoin.
Les utilisateurs bénéficient d’une interface utilisateur intuitive et d’une gamme importante de fonctionnalités qui ne sont pas présentes dans les offres d’archivage d’Exchange et d’Office 365.
Pour en savoir plus sur ArcTitan et pour programmer une démonstration du produit, appelez l’équipe de TitanHQ dès aujourd’hui et découvrez la différence qu’ArcTitan peut faire pour votre entreprise.
Il existe plusieurs idées fausses sur l’archivage des emails et qui rendent de nombreuses entreprises réticentes à l’idée de créer une archive de leurs messages électroniques. Ce n’est que lorsque leurs données de messagerie doivent être récupérées qu’elles se rendent compte de l’importance d’une telle opération et, bien souvent, c’est trop tard.
Dans ce dossier, nous allons démystifier certains mythes concernant l’archivage des emails et nous expliquerons pourquoi cette opération est désormais essentielle pour presque toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité.
Idée fausse n° 1 : les termes archivage et sauvegarde des emails signifient la même chose
L’augmentation récente des attaques de ransomwares a mis en évidence l’importance de créer des sauvegardes de toutes les données critiques. Une sauvegarde des emails contient tous les messages d’une boîte aux lettres électronique. S’il arrive quelque chose à cette boîte aux lettres – par exemple si elle est chiffrée par un ransomware – toutes les données de messagerie peuvent être récupérées.
Une archive d’emails pourrait servir le même but, mais à certains égards, elle est différente de la sauvegarde. Une archive sert de dépôt pour tous les emails qui ne sont plus nécessaires, mais qui doivent être conservés pour répondre aux obligations légales concernant la conservation des données.
Si un email ou un groupe d’emails, doit être récupéré, les messages peuvent être localisés et restaurés très rapidement. C’est parce que l’archive comprend des métadonnées qui permettent de réaliser facilement des recherches dans l’archive. Quant à la sauvegarde, elle est destinée à la restauration en masse des emails. Trouver des messages individuels dans une sauvegarde peut être incroyablement long, coûteux et difficile.
Vous pouvez restaurer des emails à partir d’une sauvegarde à la suite d’une attaque de ransomware, pour se conformer à l’eDiscovery ou pour archiver les plaintes des clients.
Idée fausse n° 2 : les archives ne sont nécessaires que dans les secteurs hautement réglementées
La loi Sarbanes-Oxley de 2002 (Sarbanes-Oxley Act of 2002 – SOX) exige que les organisations conservent une piste de vérification pendant 7 ans, ce qui comprend les communications par messagerie électronique. Cependant, ce ne sont pas seulement les organisations couvertes par la SOX qui doivent conserver les messages électroniques. Plusieurs États ont adopté des lois qui exigent que certains emails soient conservés pendant une période déterminée.
De plus, aucune entreprise n’est à l’abri des litiges. La législation exige que les communications par emails soient produites dans le cadre de la communication des documents électroniques. Ces communications doivent être trouvées et fournies rapidement, ce qui n’est possible que si vous créez une archive d’emails. Pourtant, le défaut de produire certains emails peut entraîner des pénalités financières importantes.
Idée fausse n° 3 : les archives doivent être stockées en interne
Il n’y a pas de loi qui stipule que les archives d’emails doivent être conservées sur place, mais de nombreuses entreprises croient à tort que c’est nécessaire. Ainsi, elles achètent du matériel et des logiciels coûteux pour créer une archive qui est conservée localement. C’est souvent pour des raisons de sécurité, car les services informatiques estiment que grâce à cela, ils peuvent mieux protéger leurs données de messagerie.
Cependant, les fournisseurs de services dans le cloud offrent la même sécurité, sinon plus, et leurs solutions ne nécessitent pas d’achat de matériel ni de maintenance matérielle et logicielle continue. De ce fait, les entreprises paient inutilement des prix élevés pour leurs archives.
Il n’est pas nécessaire d’acheter du matériel coûteux pour stocker d’importantes archives d’emails et il n’est pas nécessaire de mettre à disposition des ressources pour sécuriser les matériels et logiciels. Les systèmes de stockage sur site sont également peut flexible, alors que la solution d’archivage des emails dans le cloud est extrêmement évolutive. Lorsqu’une plus grande capacité est nécessaire, un espace de stockage supplémentaire est toujours disponible.
Idée fausse n° 4 : le stockage à long terme des emails augmente le risque
De nombreuses entreprises ne conservent les emails que pendant une période limitée, par exemple 90 jours. Après cette période, les messages sont définitivement supprimés. En effet, si un email est supprimé, il ne peut causer aucun dommage. Par contre, s’il s’agit par exemple d’un message contenant une plainte, ou un email qui doit être retrouvé pour être utilisé comme preuve électronique, le défaut de produire ces messages pourrait exposer votre entreprise de lourdes sanctions.
Si vous souhaitez répondre aux exigences de conformité, réduire les coûts et pouvoir récupérer instantanément vos emails, une archive de messagerie est nécessaire.
Pour en savoir plus sur les avantages de l’archivage des emails, et pour plus d’informations sur ArcTitan. Contactez TitanHQ dès aujourd’hui.
