Dans cet article, nous allons expliquer certains des avantages importants d’un service d’archivage des e-mails. Si vous n’êtes pas encore en train d’archiver vos e-mails, nous vous expliquerons comment un petit investissement peut vous faire économiser beaucoup d’argent sur le long terme.
L’une des raisons les plus importantes de la mise en place d’une archive des e-mails est la réduction du coût de stockage à long terme des messages. En envoyant une copie de vos e-mails à une archive, vous pouvez réduire considérablement les coûts de gestion du serveur de messagerie.
Les entreprises qui utilisent ArcTitan pour le stockage des e-mails économisent généralement jusqu’à 75 % d’espace de stockage. Elles n’ont plus besoin de limiter le nombre de boîtes aux lettres et améliorent considérablement les performances de leurs serveurs de messagerie. Tous les e-mails envoyés et reçus par les employés sont automatiquement envoyés aux archives, ce qui signifie que les messages ne seront jamais perdus ou supprimés accidentellement.
Toutes les entreprises doivent se conformer à la réglementation concernant le stockage des données, et l’archivage des e-mails contribuera à garantir le respect de cette réglementation. Même si vous ne faites pas partie d’un secteur réglementé, il est important de conserver les e-mails à des fins légales.
Une archive est un dépôt inviolable pour tous les courriers électroniques. En cas d’audit réglementaire, de demande d’eDiscovery ou de litige avec un client, vous pourrez trouver rapidement tous les e-mails pertinents.
On estime qu’environ 80 % des entreprises américaines sont actuellement engagées dans des actions en justice. Les courriers électroniques font partie du dossier de l’entreprise et ils doivent être produits en cas d’action en justice. Vous devrez également récupérer les e-mails dans le cadre de tout litige en matière de ressources humaines.
Les sauvegardes des e-mails remplissent leur fonction, mais une archive permettra de récupérer tous les messages électroniques en cas de catastrophe, sans crainte de corruption des données.
L’un des avantages les plus importants d’un service d’archivage des e-mails est la récupération rapide des messages. Si vous devez par exemple récupérer des e-mails à partir d’une sauvegarde, cela peut prendre des jours, voire des semaines, pour trouver les messages dont vous avez besoin (les sauvegardes ne sont pas consultables).
Quant aux e-mails envoyés à une archive, ils sont indexés. Ceci signifie que vous pouvez rechercher dans l’archive, trouver et récupérer les e-mails en quelques secondes, quel que soit le nombre d’e-mails dans l’archive et la date d’envoi des messages concernés.
Avec les e-mails stockés dans une archive basée dans le cloud, vous aurez toujours accès aux e-mails, où que vous soyez. Vous pouvez simplement vous connecter à vos archives en utilisant une interface web accessible sur n’importe quel appareil connecté à Internet.
Création d’une politique d’archivage des e-mails
Lorsque vous créez votre politique d’archivage des e-mails, vous devez adopter deux approches principales.
La première consiste à définir votre politique concernant les types de message à envoyer aux archives, puis à laisser à vos employés le soin de suivre cette politique et d’archiver tous les e-mails qui doivent être conservés.
L’autre option consiste à automatiser le processus. Si la première option permet de réduire l’espace de stockage dont vous avez besoin, il s’agit d’une stratégie risquée.
Si un e-mail qui doit être conservé n’est pas envoyé aux archives, l’erreur pourrait s’avérer très coûteuse au cas où vous feriez l’objet d’un audit ou si vous recevez une demande d’eDiscovery et que vous ne pouvez pas produire l’e-mail.
Rappelons que l’autorité réglementaire du secteur financier (FINRA) a infligé à Scottrade une amende de 2,6 millions de dollars en 2015 pour avoir omis de conserver certaines catégories d’e-mails sortants.
La meilleure approche à adopter est de définir une politique d’archivage des e-mails et d’automatiser le processus. Ainsi, quoi qu’il arrive, vous serez toujours en mesure de récupérer vos e-mails à la demande. Cette option nécessitera plus d’espace de stockage, mais avec ArcTitan, l’espace est réduit au minimum.
ArcTitan utilise la déduplication, qui consiste à ne stocker qu’une seule copie d’un message. Si vous envoyez un e-mail à un groupe de distribution en interne, il n’est pas nécessaire de stocker chaque copie de ce message. ArcTitan ne conserve qu’une copie de chaque message unique et tous les messages sont compressés pour réduire encore l’espace de stockage.
Chaque fois qu’un e-mail doit être récupéré, ArcTitan effectue des recherches instantanément, et vous permet de faire une recherche rapide dans les types de pièces jointes les plus courants.
Vos employés peuvent même accéder à leurs e-mails archivés via leur application de messagerie telle qu’Outlook, ce qui signifie qu’ils n’auront pas besoin de déranger votre service informatique lorsqu’ils supprimeront accidentellement un e-mail de leur boîte de réception. Une recherche peut être effectuée, et le courrier électronique peut être récupéré instantanément à la demande.
Découvrez pourquoi tant d’entreprises utilisent ArcTitan
TitanHQ a développé ArcTitan pour faire de l’archivage des e-mails un processus sans effort. ArcTitan fonctionne de manière transparente avec presque tous les systèmes de messagerie d’entreprise et veille à ce que tous les e-mails soient stockés en toute sécurité dans le cloud où ils peuvent être consultés à la demande en quelques secondes.
ArcTitan prend en charge un archivage complet basé sur des politiques pour garantir que vous ne stockez que les e-mails qui doivent être conservés. Des politiques peuvent également être définies pour garantir que les e-mails sont automatiquement supprimés de manière sécurisée à la fin de leur période de conservation.
ArcTitan vous offre un maximum de flexibilité et de contrôle, une sécurité de classe mondiale, une résilience de niveau entreprise et une récupération rapide des messages lorsque vous en avez besoin.
Les utilisateurs bénéficient d’une interface utilisateur intuitive et d’une gamme importante de fonctionnalités qui ne sont pas présentes dans les offres d’archivage d’Exchange et d’Office 365.
Pour en savoir plus sur ArcTitan et pour programmer une démonstration du produit, appelez l’équipe de TitanHQ dès aujourd’hui et découvrez la différence qu’ArcTitan peut faire pour votre entreprise.