Si les sauvegardes sont essentielles suite à un sinistre informatique, ce sont les archives qui importent le plus, permettant la résolution du problème et l’enquête quant à un piratage des données. Ces deux éléments sont donc importants, mais trop souvent mal employés et mal compris par les utilisateurs : s’ils permettent tous deux de protéger les données, ils sont très différents dans leur usage et leur finalité.
La différence entre l’archivage des e-mails et la sauvegarde
La plupart des professionnels d’entreprise connaissent l’importance des sauvegardes, mais on observe que cette importance ne se révèle véritablement que lorsqu’on en a besoin ; les sauvegardes sont soumises à une règlementation stricte, d’où l’importance d’être bien informé afin d’éviter une sanction juridique. La fréquence des sauvegardes dépend des besoins de l’entreprise, mais il faut toutefois s’assurer qu’elles sont suffisamment rapprochées pour prévenir la perte des données en cas d’incident informatique.
La sauvegarde des e-mails peut servir à rétablir le serveur de messagerie afin que les utilisateurs ne perdent pas d’informations essentielles. L’archivage fonctionne différemment : une sauvegarde effectue une copie des mails, tandis qu’une archive déplace d’anciens messages dans un dossier sécurisé et les enlève du serveur. C’est un moyen de libérer de la mémoire sur le serveur de messagerie ou le cloud et de conserver une copie des messages, consultable lorsque ce sera nécessaire.
Quel lien entre l’archivage et la confidentialité des données ?
L’archivage est bien plus qu’une simple copie des données : il exporte également les métadonnées qui classent les échanges d’e-mails et facilitent la recherche de messages précis durant une enquête. Certaines entreprises reçoivent des millions de messages par jour, d’où l’importance des métadonnées, qui permettent au système informatique d’indexer l’archivage pour une recherche des messages plus rapide.
Les normes législatives imposent l’archivage des messages, et il est d’usage pour les entreprises de conserver ces archives durant plusieurs années, ce qui demande un espace de stockage conséquent, que les entreprises ne jugent pas indispensable jusqu’au jour où elles subissent un piratage de leurs données. L’archivage leur fournit alors un moyen d’enquêter conforme à la législation et la possibilité légale d’accéder aux mails échangés sur le long terme.
La vérification rétrospective est également soumise à des normes de conformité, ce qui lui permet, associée à l’historique d’échange d’e-mails, de déterminer où se trouvait la faille qui a permis la violation des données et si elle venait de l’intérieur. Il faut normalement utiliser un logiciel supplémentaire pour effectuer les recherches et classer les sauvegardes des archives. Les métadonnées associent des mots-clefs aux messages afin que l’on puisse les retrouver facilement lorsqu’on en a besoin.
L’archivage d’e-mails a aussi d’autres finalités : en cas de procès pour résoudre un litige, l’entreprise assignée à comparaître peut subir la saisie des archives comme pièces à conviction. Il est fondamental pour les entreprises de se renseigner quant à la législation imposant un certain nombre d’années de stockage des archives afin de se protéger sur le plan juridique.
Les avantages de l’archivage des e-mails
L’utilisation d’un logiciel d’archivage pour sauvegarder vos e-mails a de nombreux avantages, notamment la prévention de la perte des données si la sauvegarde standard échoue ou si les fichiers sauvegardés sont corrompus. L’archivage copie les données e-mail, ce qui lui permet de servir de système de secours de messagerie pendant une remise en état informatique suite à un sinistre. Un bon archivage des e-mails permet une restauration plus rapide du système endommagé, ce qui épargne un coût financier à l’entreprise sur le délai d’interruption engendré.
Du fait de la quantité énorme d’espace de stockage nécessaire à l’archivage des e-mails, la plupart des entreprises choisissent de les conserver dans le cloud, surtout au fur et à mesure de leur expansion les amenant à revoir des centaines de milliers de mails par jour. Le cloud est en effet plus économique que la création d’un espace de locaux de stockage informatique.
Les fichiers PST utilisés pour le stockage local des e-mails ne sont pas fiables ; ils ne sont pas non plus capables de supporter les métadonnées. L’archivage réduit la nécessité de conserver les fichiers PST en sauvegarde : à leur place, la recherche de mots-clefs associés aux métadonnées facilitent la recherche des messages dont on a besoin à l’instant donné. C’est cet avantage qui rend le logiciel d’archivage plus efficace et pratique pour les entreprises.
L’archivage ne doit toutefois pas complètement remplacer les sauvegardes, toujours utiles, mais servir comme niveau de sécurité et de confidentialité supplémentaire aux entreprises qui ont un fort besoin de communication par e-mails pour exister. Les meilleures solutions d’archivages sont capables d’indexer les métadonnées d’après différentes pistes de recherches comme la date, l’expéditeur, le destinataire, la catégorie, le département, le nom du client et l’objectif commercial du mail.
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Les clients choisissent de plus en plus de rendre visite aux détaillants en fonction de la disponibilité ou non d’un accès Internet gratuit.
Le fait de fournir un accès Wifi n’attire pas seulement plus de clients.
Il offre aussi aux détaillants l’occasion de communiquer de nouvelles initiatives de vente à leurs clients et permet de recueillir des renseignements précieux sur ce que les clients font à l’intérieur des magasins.
La surveillance des sites Web consultés par les clients permet également aux détaillants d’avoir une connaissance précieuse de leur comportement.
Les détaillants offrent de plus en plus de services Wifi gratuits en magasin pour attirer davantage de clients, mais cela comporte des risques.
Les risques du Wifi en magasin pour les clients de Selfridges
Si les clients disposent d’un accès libre et gratuit à Internet, ils pourraient accéder à des contenus inappropriés, télécharger accidentellement des malwares ou utiliser la connexion pour télécharger de fichiers illégaux.
Les détaillants peuvent tirer d’énormes avantages en offrant à leurs clients un accès gratuit à leur réseau Wifi, mais l’absence de solutions de sécurité permettant d’atténuer ces risques peut créer des dégâts néfastes.
Un filtre de contenu Web pour les hotspots publics est maintenant essentiel.
Les magasins Selfridges avaient l’avantage de fournir un accès Wifi gratuit à leurs clients, mais cela représentait aussi des risques.
Si le Wifi devait être fourni en magasin, il devrait être sécurisé pour empêcher les clients d’installer des malwares ou d’accéder à des sites Web de phishing.
Les magasins Selfridges avaient également besoin d’une protection contre la responsabilité juridique.
Des mesures devaient donc être prises pour empêcher les clients d’accéder à des contenus inappropriés en magasin et pour empêcher les mineurs d’accéder à des contenus pour adultes.
Selfridges était fier d’offrir des produits et un service à la clientèle de haute qualité. Il était donc important pour cette enseigne de s’assurer que son service Wifi reflète les valeurs de ses magasins.
Alisdair Morison, responsable informatique chez Selfridges, a déclaré : « Nous devions nous assurer que les clients ne puissent pas accéder à des sites malveillants ou à des contenus inappropriés lorsqu’ils se trouvent dans nos magasins.
En cas de consultation de contenu inapproprié, les risques sont considérables.
Nous savions que si un invité accédait à un contenu pornographique via notre réseau Wifi et qu’un enfant ou une autre personne pouvait par inadvertance voir son écran, nous serions légalement responsables.
Il en va de même pour les téléchargements illégaux de fichiers via notre réseau Wifi. »
Le choix d’une solution a posé un certain nombre de défis. En effet, Selfridges ne dispose que d’un petit département informatique très occupé.
Pour les employés de ce département, la mise en place d’une solution de filtrage Web ne représente donc qu’une petite charge administrative.
Comme le personnel technique ne pouvait pas être présent dans chaque magasin, il était donc important que la solution de filtrage Web puisse être gérée à distance pour les quatre sites, c’est-à-dire qu’il n’est plus nécessaire d’être présent sur le site
Selfridges sécurise la Wifi de ses magasins avec WebTitan
Selfridges a contacté TitanHQ et a choisi WebTitan Cloud pour la sécurisation de ses réseaux Wifi.
Sur ce point, Alisdair Morison a déclaré : « Nous avons examiné un tas de solutions. J’ai été vraiment surpris par le prix et les fonctionnalités que nous allions obtenir avec WebTitan Wifi.
Les autres solutions n’avaient pas toutes les fonctionnalités que nous voulions. Elles pouvaient faire ce que nous faisons maintenant avec WebTitan Wifi, mais à un coût supérieur ».
La solution a été mise en place en moins d’une demi-journée et l’équipe informatique de Selfridges peut désormais gérer la solution à distance et surveiller toutes les connexions Wifi.
Les quatre sites sont gérés par l’intermédiaire d’une console centrale de gestion de l’administration.
Tout ce qu’il fallait pour commencer était :
D’ajouter l’adresse IP externe de l’entreprise à une interface graphique
De mettre à jour les redirecteurs DNS
De régler les contrôles de filtrage.
Selfridges peut maintenant bloquer les contenus pornographiques, les activités illégales comme le partage de fichiers et les activités douteuses sur le plan éthique ou juridique.
Le réseau Wifi est adapté aux enfants, de sorte que les parents n’ont plus à se soucier du contenu auquel leurs enfants peuvent accéder dans les magasins.
Ses réseaux Wifi peuvent être utilisés en toute sécurité par les 200 millions de visiteurs annuels.
Par ailleurs, les employés et les clients de Selfridges peuvent désormais bénéficier des avantages du Wifi en magasin.
Le site web de réservation d’hôtel en ligne Hotels.com, basé au Texas, a informé ses clients que certaines de leurs informations sensibles ont été exposées.
La violation de données du site Hotels.com a impliqué la divulgation de noms d’utilisateur et de mots de passe, d’adresses email et des quatre derniers chiffres des numéros de carte de crédit des utilisateurs du site.
Plusieurs clients du site Hotels.com ont été piratés
Les comptes d’utilisateurs ont été piratés entre le 22 et le 29 mai, mais jusqu’alors, on ne sait pas exactement combien de personnes ont été touchées.
Bien que les numéros de carte de crédit complets n’aient pas été obtenus, la violation des données du site Hotels.com exposera les utilisateurs à un risque élevé d’attaques de phishing.
Il est courant pour les utilisateurs qui ont subi une atteinte à la protection des données ou un incident de sécurité de recevoir des emails d’avertissement concernant l’attaque de phishing.
Cependant, les emails de phishing peuvent prendre de nombreuses formes.
D’une manière générale, ces emails prétendent à juste titre que les renseignements sensibles d’un utilisateur ont été compromis, mais ils ne proviennent pas de l’entreprise qui a subi l’atteinte.
Ce sont plutôt les cybercriminels qui ont mené l’attaque, ou les individus qui ont acheté des données volées aux attaquants, qui les envoient.
Dans un scénario typique de phishing, les victimes sont informées que leur nom d’utilisateur et leur mot de passe ont été compromis.
Un lien est inclus dans les emails pour permettre à l’utilisateur de réinitialiser son mot de passe ou d’activer des contrôles de sécurité supplémentaires sur son compte.
Ce lien dirigera l’utilisateur vers un site web de phishing où il obtiendra de plus amples renseignements — les chiffres manquants de son numéro de carte de crédit par exemple — ou d’autres renseignements personnels.
Le lien peut également diriger l’utilisateur vers un site web malveillant contenant un kit d’exploitation qui télécharge un malware sur son ordinateur.
Les clients d’Hotels.com ont été ciblés par une campagne de phishing en 2015 qui a amené de nombreux utilisateurs du site à divulguer des informations telles que leurs noms, numéros de téléphone, adresses email et les détails de leurs voyages.
Ces informations pourraient être utilisées dans d’autres escroqueries ou même pour des vols qualifiés, par exemple, lorsque les victimes sont connues pour être en vacances.
La violation des données du site Hotels.com est la dernière d’une série d’attaques contre des entreprises en ligne.
Bien qu’on ne sache pas encore clairement comment l’accès aux comptes des clients a été obtenu, une lettre envoyée par email aux victimes laisse entendre que les attaques pourraient être liées à des violations sur d’autres sites web.
Utilisez des mots de passes forts et uniques pour contrer les attaques de phishing
La lettre laisse entendre que l’accès aux comptes en ligne aurait pu résulter de la réutilisation de mot de passe.
Réutiliser les mots de passe sur plusieurs plateformes en ligne est une mauvaise idée.
Bien qu’il soit plus facile de se souvenir d’un seul mot de passe, une violation sur n’importe quel site web en ligne signifie que les attaquants seront en mesure d’accéder à des comptes sur plusieurs sites.
Pour éviter cela, des mots de passe forts et uniques devraient être utilisés pour chaque compte en ligne. Bien que ces mots de passe puissent être difficiles à mémoriser, un gestionnaire de mots de passe peut être utilisé pour les stocker.
De nombreux gestionnaires de mots de passe aident également les utilisateurs à générer des mots de passe forts et uniques.
Dans la mesure du possible, les utilisateurs devraient également tirer parti des contrôles d’authentification à deux facteurs sur les sites pour améliorer la sécurité de leurs comptes.
Étant donné que de nombreuses entreprises utilisent des sites web de réservation d’hôtels comme Hotels.com, elles devraient être particulièrement vigilantes en ce qui concerne les emails de phishing au cours des prochaines semaines, notamment ceux liés à hotels.com.
SpamTitan : la solution contres les attaques de phishing
Pour vous protéger contre les attaques de phishing, nous vous recommandons d’utiliser SpamTitan.
SpamTitan bloque plus de 99,9 % des emails de phishing et autres spams, réduisant ainsi le risque que ces messages soient transmis aux utilisateurs finaux.
En plus de la formation de sensibilisation à la sécurité et des exercices de simulation de phishing, les entreprises peuvent se défendre avec succès contre les attaques de phishing grâce à SpamTitan.
Suite à l’annonce récente de l’abandon par Intel Security des produits SaaS de protection de la messagerie Mcafee, SpamTitan se prépare pour 2016, étant donné que les entreprises commenceront à chercher un nouveau fournisseur de sécurité pour assurer une protection continue.
La solution antispam SaaS de protection de la messagerie Mcafee touche à sa fin
Intel Security, le nouveau nom de la société McAfee, a pris la décision de quitter le secteur de la sécurité de la messagerie électronique. L’entreprise abandonnera ses produits SaaS de protection de la messagerie et se concentrera sur d’autres secteurs d’activité.
À partir du 11 janvier 2016, McAfee SaaS Email Protection and Archiving et McAfee SaaS Endpoint ne seront plus vendus par Intel Security.
La nouvelle ne devrait pas déclencher un exode massif des entreprises vers d’autres fournisseurs au début de 2016, car Intel Security a annoncé qu’elle continuera à fournir un support pour ses produits pendant les 3 années à venir.
La prise en charge de McAfee SaaS Email Protection and Archiving et SaaS Endpoint cessera après le 11 janvier 2019.
Toutefois, on pourrait s’attendre à ce que de nombreux clients se tournent vers un nouveau fournisseur de sécurité de la messagerie électronique au cours de la nouvelle année.
Solutions antispam de SpamTitan Technologies
SpamTitan Technologies offre une gamme d’appliances de sécurité de la messagerie d’entreprise rentables qui protègent les réseaux contre les malwares, les autres variantes de logiciels malveillants et les spams.
Les utilisateurs bénéficient des deux moteurs antivirus, dont Bitdefender et Clam Anti-Virus, qui offrent une excellente protection contre le spamming et le phishing.
SpamTitan est une solution antispam très efficace qui a d’abord été lancée en tant que solution image.
Suite à un accord avec VMware, SpamTitan a été développé en appliance virtuelle.
La gamme de produits antispam a depuis été développée pour inclure SpamTitan OnDemand en 2011 et SpamTitan Cloud en 2013.
En août 2015, SpamTitan a bloqué 2 341 milliards d’e-mails et a aidé à protéger les réseaux d’affaires des malwares et des virus.
SpamTitan a été la première appliance anti-spam à recevoir deux prix VBSPAM+ de Virus Bulletin. La marque a également reçu 22 certifications VBSpam consécutives de Virus Bulletin.
De plus, SpamTitan a remporté le prix de la meilleure solution anti-spam aux Computing Security Awards en 2012.
Des entreprises basées dans plus de 100 pays à travers le monde ont choisi SpamTitan comme partenaire offrant une solution antispam pour leur messagerie électronique.
L’appliance de sécurité de la messagerie empêche 99,98 % des spams d’arriver dans la boite de réception des utilisateurs.
Solutions de filtrage Web de WebTitan de SpamTitan Technologies
WebTitan offre aux petites et moyennes entreprises une passerelle Web sécurisée et rentable qui leur permet de bloquer les malwares et les sites Web malveillants, avec des contrôles très granulaires permettant de définir des privilèges individuels, de groupe et d’organisation.
Livrée sous forme d’appliance logicielle qui peut être intégrée de manière transparente aux réseaux existants, la solution Webtitan est essentielle pour protéger tous les utilisateurs professionnels et permettre une navigation sécurisée sur Internet.
WebTitan Cloud est une solution de filtrage Web dans le cloud. Elle ne requiert aucune installation logicielle.
Grâce à cela, vous pouvez créer vos propres politiques d’utilisation du Web et bloquer les sites Web infectés par des malwares, les sites Web répréhensibles ; et limiter facilement l’accès des employés à des contenus inapproprié d’Internet pendant leur temps de travail.
Par ailleurs, vous pouvez bénéficier d’un ensemble complet d’outils de reporting qui vous permettent de suivre facilement l’activité de navigation de chaque utilisateur final au sein de votre organisation.
WebTitan WiFi a été développé pour les fournisseurs WiFi et les fournisseurs de services gérés (MSP) pour permettre un contrôle facile de l’accès Internet.
WebTitan WiFi permet aux utilisateurs de bloquer facilement le contenu répréhensible et les sites Web malveillants, avec des contrôles pouvant être appliqués par emplacement.
La solution de cloud computing ne nécessite aucune installation logicielle. Tout ce qu’il vous faut pour commencer à protéger votre entreprise, c’est une simple redirection DNS vers les serveurs cloud WebTitan.
Les filtres web avancés WebTitan ont bloqué 7 414 pages Web infectées par des malwares en août 2015 et aidé les entreprises à mieux se protéger contre les contenus malveillants des sites Web, les campagnes de phishing et les téléchargements de malwares par drive-by.
Combien de fois avez-vous reçu un appel téléphonique ou un email d’un gestionnaire de votre organisation vous demandant de lui donner le mot de passe d’un salarié pour lui permettre d’accéder à son compte de messagerie électronique ?
Cette demande est souvent faite lorsqu’une personne est en congé et qu’elle reçoit un appel d’un client ou d’un collègue qui veut savoir si elle a donné suite à une demande envoyée avant son départ.
Trop souvent, un client envoie un email à son gestionnaire de compte avant de partir en vacances, mais il n’est pas rare qu’il oublie de le faire par inadvertance.
L’accès au compte de messagerie électronique est nécessaire pour éviter tout embarras ou pour s’assurer qu’une occasion de vente ne soit pas manquée.
Peut-être que le salarié en question n’a pas configuré son message d’absence du bureau et que les clients ne savent pas qu’ils doivent communiquer avec une autre personne pour obtenir une réponse à leurs questions.
Autrefois, les gestionnaires avaient l’habitude de garder un journal de tous les mots de passe des utilisateurs dans un fichier sur un ordinateur.
En cas d’urgence, ils peuvent donc vérifier le mot de passe et accéder à tout compte utilisateur.
Désormais, ce comportement représente un certain risque et il n’est plus acceptable pour de nombreuses raisons, outre le fait d’empiéter sur la vie privée des employés.
Si un mot de passe ou des informations d’identification sont connus d’une autre personne, rien n’empêche cette dernière de les utiliser à tout moment.
Comme les mots de passe sont fréquemment utilisés pour les comptes personnels et professionnels, la divulgation de ce mot de passe pourrait compromettre les comptes personnels de l’individu.
La tenue à jour de listes de mots de passe rend plus difficile la prise de mesures en cas d’utilisation inappropriée d’Internet et du courrier électronique.
Si un mot de passe a été partagé, il n’y a aucun moyen de déterminer si une personne a enfreint la loi ou les politiques de l’entreprise. Cela pourrait être n’importe quel autre individu qui utilise le login et le mot de passe partagé.
Le personnel informatique n’est donc pas autorisé à donner des mots de passe. Si besoin, il doit plutôt réinitialiser le mot de passe de l’utilisateur, créer et émettre un mot de passe temporaire que l’utilisateur devra réinitialiser à son retour au travail.
De nombreux gestionnaires seront insatisfaits de ces procédures et voudront tout de même tenir leur liste à jour.
Les employés seront mécontents, car ils utilisent souvent leurs comptes de messagerie professionnels pour envoyer des emails personnels.
La réinitialisation d’un mot de passe et le fait de donner l’accès à un gestionnaire pourraient être considérés comme une atteinte majeure à la vie privée.
Quelle est la solution pour sécuriser les mots de passe de vos salariés ?
Il existe une solution simple pour garantir la protection de la vie privée des personnes, pour régler les répondeurs automatiques en cas d’absence du bureau et pour ne manquer aucun email important.
Pour ce faire, vous pouvez configurer des boîtes aux lettres partagées, bien que celles-ci ne soient pas toujours populaires.
Vous pouvez faire ceci dans Outlook. Souvent, le gestionnaire peut avoir besoin d’en configurer plusieurs dans son programme Outlook.
Il devra également former les membres du personnel sur l’utilisation des boîtes aux lettres partagées et rédiger les politiques d’utilisation. Ils peuvent avoir besoin de garder toujours ouvertes les boîtes aux lettres de plusieurs équipes dans Outlook.
Existe-t-il une autre solution plus simple pour sécuriser les mots de passe de vos salariés ?
Il y a un autre choix : déléguer les permissions.
Il est plus compliqué d’implémenter ce contrôle, car il ne requiert qu’un administrateur MS Exchange pour fournir un accès délégué.
L’utilisation de l’accès délégué permettra à une personne, avec les autorisations appropriées, d’envoyer un email au nom d’un autre employé.
Cela signifie que les boîtes aux lettres n’ont plus besoin d’être ouvertes en permanence. Elles peuvent simplement être ouvertes lorsqu’un email doit être envoyé.
C’est peut-être l’idéal, mais cela ne permettra pas à un responsable de configurer un répondeur « Out-Of-Office ».
Cela nécessiterait qu’un membre du département informatique, c’est-à-dire un gestionnaire de domaine, le fasse. Un ticket devra également être soumis pour demander l’action.
Ce n’est peut-être pas très populaire auprès des gestionnaires, mais c’est la seule façon d’exécuter la tâche sans révéler les informations d’identification de l’utilisateur et sans établir un mot de passe temporaire qui pourrait porter atteinte à sa vie privée.
La sécurité des mots de passe est toujours vitale
Si vous rencontrez une résistance, vous devez expliquer les raisons pour lesquelles le partage de mot de passe n’est pas autorisé, c’est-à-dire les risques et inconvénients que cela peut entraîner.
Ces questions devraient être incluses dans les politiques d’utilisation des ordinateurs, d’Internet et du courrier électronique d’une entreprise.
Si le partage des mots de passe contrevient aux politiques de l’entreprise, toute demande de partage de mots de passe entraînerait la violation de ces politiques par le service informatique.
Les demandes de divulgation de ces informations devraient donc être rejetées.
Bien entendu, les répondeurs automatiques « Out-Of-Office » ne constituent pas un problème informatique.
C’est une question qui devrait être traitée dans le cadre de la formation du personnel.
C’est aussi une vérification qu’un gestionnaire doit faire avant qu’un membre du personnel quitte et parte en vacances, alors que l’employé est encore au travail.
Raisons pour lesquelles les mots de passe ne devraient jamais être partagés, même avec un gestionnaire
Les mots de passe sont privés : il s’agit d’un élément fondamental de la sécurité informatique et des réseaux. Cette règle ne peut pas être enfreinte ou contournée.
Il existe des alternatives au partage des mots de passe qui permettront d’atteindre le même objectif : les demandes de tickets, les boîtes aux lettres partagées et les autorisations de déléguer devraient être utilisées comme alternatives.
Le partage de mots de passe viole la vie privée d’une personne.
Si un mot de passe est partagé, les résultats d’un audit de compte ne seront plus fiables.
La sécurité des données est plus importante qu’un répondeur automatique.
Les politiques d’utilisation acceptables pourraient être violées.
S’il n’existe aucune interdiction de partage de mot de passe dans votre organisation, elle doit être mise en œuvre en priorité.
Vous ne serez pas en mesure de le faire sans l’appui des cadres supérieurs.
Vous n’êtes peut-être pas convaincu qu’il est de votre devoir de mettre en œuvre une interdiction de partage de mot de passe dans votre organisation, mais vous devriez plaider en sa faveur.
Cela aidera votre département à protéger son réseau ; vous fera gagner du temps à long terme et ce sera mieux pour votre entreprise.
