La majorité des entreprises modernes adoptent actuellement un modèle de main-d’œuvre hybride, dans lequel les employés peuvent exercer leurs fonctions au bureau ou à domicile.
Ce modèle de travail est idéal pour les entreprises en raison de la flexibilité qu’il offre.
Une récente étude menée par Gartner a révélé que depuis le début de la pandémie du coronavirus, 88 % des entreprises ont rendu le travail à distance obligatoire.
Passage du présentiel au travail à distance : cause de nouveaux problèmes ?
Même s’il a permis aux entreprises de continuer à fonctionner, il a impliqué des problèmes de productivité et des obstacles techniques qu’il fallait surmonter.
Plus important encore, les travailleurs peuvent actuellement rester en contact et de collaborer en utilisant des plates-formes de discussion en ligne, des solutions de vidéoconférences et le téléphone.
Certaines entreprises ont même enregistré une amélioration des niveaux de productivité grâce à ces méthodes de communication.
En raison de l’augmentation du nombre de méthodes utilisées pour collaborer, le travail à distance a entraîné une dépendance beaucoup plus importante des entreprises et de leur personnel vis-à-vis de la messagerie électronique.
Cette dépendance accrue a impliqué le fait que les collaborateurs doivent être en mesure de consulter leurs emails même si les serveurs de messagerie électronique sont compromis.
La majorité des entreprises utilisent le courrier électronique pour conserver des informations vitales et la plupart des données contenues dans les courriers électroniques ne sont pas conservées ailleurs.
Un rapport d’IDC indique qu’environ 60 % des données critiques des entreprises se trouvent dans les emails et leurs pièces jointes, et ce, avant que la pandémie ne s’installe.
Il existe de nombreuses lois et réglementations régissant les données commerciales et des délais précis de conservation de certains types de données, quel que soit le lieu où elles sont conservées.
Si les informations sont stockées dans les serveurs de messagerie électronique, elles doivent être protégées contre toute suppression accidentelle ou délibérée jusqu’à la fin de leur période de conservation.
Des sauvegardes des emails peuvent être effectuées pour répondre à certaines réglementations, mais il y a des problèmes lorsqu’il s’agit de récupérer les messages.
La sauvegarde des emails peut être une tâche longue, prenant souvent des jours ou des semaines. Même les réglementations exigent également que les messages puissent être retrouvés facilement en cas de besoin.
La meilleure méthode pour garantir le respect de la vie privée, la sécurité et la conformité, et pour s’assurer que les emails et leurs pièces jointes ne disparaissent jamais est de configurer un service d’archivage des emails.
Pourquoi opter pour un service d’archivage des emails ?
Les archives sont établies pour permettre le stockage des données sur le long terme.
Les archives de courrier électronique peuvent être simplement consultées, de sorte que lorsque les courriers électroniques doivent être localisés et récupérés, la tâche prend quelques secondes ou quelques minutes.
Un enregistrement inviolable de tous les courriers électroniques est conservé à des fins de conformité et de protection contre la perte de données et pour assurer la continuité des activités en cas d’événement indésirable.
La plupart des entreprises disposent des archives de leurs emails sur site, mais c’est loin d’être idéal dans un monde où presque tous les membres du personnel travaillent à distance.
Une fois la pandémie terminée, de nombreux membres du personnel retourneront au bureau, mais le travail à distance pourrait encore être nécessaire.
L’idéal est donc d’utiliser une solution d’archivage des emails qui convienne parfaitement au travail à distance ou au système de travail hybride.
L’archivage des emails dans le cloud permet de centraliser les serveurs de messageries électroniques disparates et de conserver tous les emails en toute sécurité.
Dans le cloud, ils peuvent être récupérés rapidement et simplement par toute personne autorisée, quel que soit l’endroit où elle se trouve. Cette solution est plus logique que l’archivage des emails sur site.
De plus, si vous disposez déjà d’une archive sur place, le passage à un service basé dans le cloud peut vous faire gagner du temps et de l’argent.
En fait, vous n’aurez plus besoin de gérer du matériel sur site, d’effectuer des mises à jour de vos logiciels, et les messages sont automatiquement sauvegardés pour veiller à ce qu’ils puissent toujours être récupérés.
Enfin, l’espace de stockage ne sera plus un problème en raison de l’évolutivité de la solution basée dans le cloud.