Lorsque vous avez des centaines ou des milliers d’e-mails dans la boîte de réception de votre entreprise, nombre d’entre eux sont souvent oubliés, difficiles à retrouver, voire supprimés.
Cela ralentit le fonctionnement de votre organisation et peut vous exposer à certains risques fonctionnels ou juridiques.
Pourtant, il ne sert à rien de garder tous vos e-mails dans votre boîte de réception.
Vous pouvez tout simplement les archiver.
En plus de permettre à vous et à vos employés d’accéder rapidement aux e-mails professionnels, le système d’archivage est nécessaire pour bien d’autres raisons.
Cela vous permet de respecter les règlementations en vigueur, de préserver la vitesse de votre serveur de messagerie, tout en préservant les informations précieuses … Et bien plus encore !
Voici 6 bonnes raisons d’archiver vos e-mails et nous allons également vous expliquer comment procéder.
1. Une meilleure gestion du stockage
Chaque jour, votre serveur de messagerie se remplit de plus en plus d’e-mails.
Malheureusement, cela ralentit la vitesse et les performances de votre serveur.
Si vous avez des employés qui n’ont pas l’habitude ou qui refusent de supprimer les e-mails qui sont jugés inutiles, vous aurez un problème de stockage.
Un système d’archivage des e-mails prendra tous les courriers électroniques et les stockera dans un endroit sûr.
Ceci étant fait, vous pouvez supprimer certains messages dans votre boîte de réception, mais des copies de ces e-mails seront toujours conservées dans les archives.
Ainsi, vous allez pouvoir libérer un plus grand espace de stockage et votre serveur de messagerie pourra fonctionner à la vitesse voulue.
Pour les professionnels de l’informatique, cela évite les temps perdus pour la résolution des problèmes de stockage de votre serveur de messagerie.
2. La gestion des litiges est facilitée
En général, les litiges qui se présentent au sein des entreprises nécessitent certaines pièces justificatives liées aux précédentes correspondances entre les parties prenantes qui se font souvent par le biais des e-mails.
Ces échanges peuvent se dérouler plusieurs années avant qu’un litige survienne.
Si vous avez pris la précaution d’archiver vos e-mails, vous pourrez vous procurer facilement des messages nécessaires.
Vous éviterez donc le fait de devoir passer au crible des milliers d’anciens e-mails.
3. Vous pourrez surveiller les activités de vos employés
Si vos employés sont capables de décider quels e-mails supprimer et lesquels conserver, cela pourrait causer plusieurs problèmes.
Ils pourraient finir par supprimer des données sensibles ou encombrer votre serveur de messagerie.
Une solution d’archivage des e-mails permet d’éviter de telles éventualités en surveillant les communications professionnelles de vos employés.
4. La conformité réglementaire est de mise
Quel que soit le secteur dans lequel vous intervenez, votre activité est soumise à des normes réglementaires en ce qui concerne le stockage et la conservation des e-mails et d’autres types de documents sensibles.
Les solutions d’archivage des e-mails offrent une approche simplifiée de la conformité réglementaire.
Dans le cadre de l’eDiscovery, par exemple, les demandes de communication de documents électroniques demandent beaucoup de temps et de ressources si vous ne disposez pas d’un système d’archivage fiable.
L’archivage des e-mails vous permet de marquer et de commenter des messages spécifiques, les rendant ainsi facilement accessibles à un conseiller juridique extérieur qui pourra les lire et les consulter.
5. La possibilité de reprise après sinistre
Les catastrophes majeures doivent toujours être prises en compte lorsque vous faites des affaires. En cas de sinistre, vous devez avoir accès aux services et aux données clés.
Le compte de messagerie électronique de votre entreprise est l’un des éléments clés pour la conservation de ces données.
Grâce à l’archivage des e-mails, vous serez en mesure de poursuivre vos activités en accédant aux e-mails récents.
Au cas où votre ordinateur serait détruit ou si votre serveur tombe en panne, par exemple, l’archivage des e-mails protège vos précieuses données contre les menaces en ligne et les usurpations d’identités.
De même, si un des ordinateurs professionnels de vos employés est volé ou égaré, vous aurez toujours accès à tous vos messages électroniques qui sont sécurisés grâce à l’archivage des e-mails.
6. Et bien entendu, une archive email permet d’économiser de l’argent
L’archivage des e-mails est un processus simple, mais important pour le traitement des messages électroniques et pour la résolution des problèmes de stockage, ce qui peut vous faire économiser de l’argent.
Qu’il s’agisse de réduire le temps passé à répondre aux demandes d’eDiscovery ou de déterminer qui sont les meilleurs contacts pour vos clients privilégiés, vous gagnerez ou économiserez de l’argent en mettant en place un système d’archivage fiable à l’échelle de votre entreprise.
Archiver les e-mails sur site ou dans le cloud ? Une question importante à se poser avant de choisir votre solution d’archivage
Une solution d’archivage des e-mails sur site est généralement déployée en interne. Le but est de collecter tous les messages professionnels puis de les envoyer vers une base de données indexée.
Ils sont donc facilement consultables et accessibles.
C’est une option, mais cela requiert un investissement non seulement en termes de temps et d’efforts nécessaires à la mise en œuvre d’une nouvelle solution, mais aussi en termes d’achat de nouveaux matériels et de logiciels.
Si vous envisagez une solution d’archivage des e-mails sur site, il y a de fortes chances que vous disposiez déjà d’une infrastructure informatique et d’une équipe informatique capable de gérer correctement le processus d’archivage.
Dans le cas contraire, vous aurez absolument besoin d’attribuer la gestion de vos e-mails à une équipe dédiée ou de recruter de nouveaux employés pour assurer la gestion et le suivi de la solution d’archivage de vos e-mails d’entreprise et la maintenance de vos équipements.
Une solution d’archivage des e-mails dans le cloud fait essentiellement la même chose qu’une solution sur site.
En fait, elle capture tous les courriers électroniques et indexe les données qu’ils contiennent.
Seulement, plutôt que de stocker ces données dans un serveur sur site, celles-ci seront conservées dans un environnement cloud sécurisé.
Les solutions d’archivage des e-mails sur site offrent souvent un espace de stockage limité, ce qui signifie que vous devrez acheter plus de matériels lorsque la capacité de stockage de vos équipements existants est atteinte.
Les solutions d’archivage des e-mails dans le cloud, par contre, offrent un espace de stockage illimité.
Lorsque vous allez choisir votre système de stockage des données de vos e-mails, il incombe de bien définir vos besoins en matière de stockage.
Si votre entreprise compte des centaines d’employés, il serait par exemple plus judicieux de choisir une solution qui permet de stocker les e-mails de ces utilisateurs, dont chacun envoie et reçoit de nombreux e-mails quotidiennement.
Par contre, si votre organisation ne compte qu’une dizaine d’employés, il est plus intéressant d’opter pour un système d’archivage sur site.
Les solutions d’archivage des e-mails dans le cloud d’ArcTitan
ArcTitan Cloud est une solution d’archivage des e-mails basée dans le cloud. Il peut archiver jusqu’à 200 e-mails par seconde en temps réel. Les données des e-mails sont dédupliquées, compressées puis indexées avant d’être chiffrées et envoyées vers un système de stockage persistant répliqué dans un centre de données certifié IL5 via une connexion sécurisée.
Récemment, ArcTitan a migré vers un tout nouveau système. Le service est désormais fourni sous la forme d’un cluster Kubernetes à haute disponibilité, à la fois à échelle horizontale et auto-réparateur.
Au sein de ce cluster, de nombreux composants différents travaillent en harmonie, mais ils peuvent aussi agir de manière indépendante.
Prenons un exemple : en cas de panne d’un serveur, celui-ci peut être mis hors ligne et réparé sans incidence sur les autres.
Vous bénéficiez donc d’un service beaucoup plus fiable avec un minimum de perturbations, voire aucune, lors d’une panne.
En raison de la nature avancée du processus d’archivage d’ArcTitan basé dans le cloud, imaginez que celui-ci peut réaliser une recherche sur une base de données de 30 millions d’e-mails en moins d’une seconde.
Il peut également récupérer les données en toute sécurité pour ensuite les exporter sous différents formats.
Ceci élimine le besoin de convertir les données archivées avant de pouvoir les transférer à moindre coût.
En ce qui concerne la conformité réglementaire, sachez qu’ArcTitan est conforme à toutes les réglementations de l’industrie en termes de sécurité et de confidentialité des données.
Il est doté d’une fonctionnalité d’audit inviolable et d’une fonction de délégation granulaire, ce qui permet de mettre en place des niveaux d’autorisation d’accès par département, par groupe d’utilisateurs ou par utilisateur.
En outre, sachez que les utilisateurs autorisés peuvent récupérer simplement et rapidement les e-mails supprimés accidentellement. Vous pouvez donc réduire la charge liée aux services informatiques.
L’autre élément important que nous avons susmentionné est que la solution d’archivage devrait vous permettre d’éliminer les limites des boîtes de réceptions de votre entreprise. Grâce à la déduplication des données des e-mails, qui est une fonctionnalité intégrée à ArcTitan, vous pourrez réduire les besoins en termes de capacité. De plus, vous pourrez accélérer les recherches rapidement certains e-mails en cas de besoin.
Si vous souhaitez que votre entreprise dispose de la meilleure solution d’archivage des e-mails, nous vous invitons à vous inscrire à un essai gratuit d’ArcTitan Cloud. Ainsi, vous pourrez découvrir la facilité d’utilisation de notre solution dans votre propre environnement, sans contrat à signer.
Après la période d’essai de 30 jours, vous n’êtes pas obligé de continuer à utiliser notre service.