L’une des idées fausses les plus courantes sur l’archivage des emails est qu’une archive d’emails est la même chose qu’un backup, mais il existe des différences importantes entre les deux. Dans ce dossier, nous expliquons ces différences et pourquoi votre entreprise doit archiver ses emails et créer des sauvegardes.
En cas de catastrophe, vous devez être en mesure de récupérer vos données et il en va de même pour les emails. Une quantité énorme d’informations importantes est sauvegardée dans les comptes de messagerie des entreprises, lesquelles ne peuvent pas se permettre de perdre toutes leurs données, quelle que soit la raison. En cas de catastrophe, une attaque de ransomware par exemple, sans une forme de sauvegarde, toutes vos données de messagerie seront définitivement perdues.
Dans le cas d’une attaque de ransomware, vous pouvez payer la rançon et les attaquants peuvent vous promettre de fournir les clés permettant de déchiffrer vos données, mais rien ne garantit qu’ils tiendront leur parole une fois la rançon payée.
Les comptes de messagerie peuvent être restaurés à un moment précis à partir d’un fichier de sauvegarde, et les emails peuvent être récupérés avec peu ou pas de perte de données. D’un point de vue professionnel, vos sauvegardes n’ont pas besoin d’être conservées très longtemps. Leur but premier est de permettre la récupération des données en cas de sinistre. Elles seront ensuite remplacées par une nouvelle sauvegarde.
Les sauvegardes sont conçues pour restaurer des boîtes aux lettres entières. Toutefois, des problèmes se posent si vous devez récupérer un seul email qui a été accidentellement supprimé ; si vous devez répondre à une demande de suppression totale des données d’une personne pour vous conformer au RGPD ; ou si vous recevez une demande d’eDiscovery ou devez produire des emails pour régler des litiges.
Vous pouvez également avoir besoin d’examiner vos emails pour déterminer s’il y a eu une violation de données ou pour enquêter sur d’éventuelles activités malveillantes. Dans tous ces cas, les sauvegardes sont insuffisantes, car elles ne sont pas conçues pour être consultées.
Les archives d’emails sont différentes. Une archive d’emails peut être considérée comme une extension d’une boîte de réception, où il est possible de rechercher des messages spécifiques et de les récupérer rapidement en cas de besoin. Chaque email envoyé et reçu est envoyé à l’archive et est stocké avec des métadonnées, ce qui permet d’effectuer des recherches. En fait, la recherche dans une archive d’emails est presque aussi facile que la recherche d’un message dans une boîte de réception.
Si vous voulez restaurer des emails à partir d’un moment précis, par exemple l’année dernière, la restauration des données à partir de votre sauvegarde pourrait facilement entraîner la perte des données de vos messages actuels. Si vous restaurez les données à partir d’une archive de messagerie, cela ne se produirait pas.
De nombreuses entreprises ne découvrent la différence entre une archive d’emails et une sauvegarde que lorsqu’elles doivent faire face à l’une des situations ci-dessus. A ce moment, il est déjà trop tard.
Vous devez également garder à l’esprit que les entreprises ont la responsabilité légale de préserver leurs emails, même dans les secteurs qui ne sont pas très réglementés. Les règles fédérales de procédure civile aux États-Unis ont été mises à jour en 2006 pour inclure les communications électroniques, exigeant que les données d’emails demandées doivent être produites en cas d’action en justice.
En outre, une piste d’audit doit être maintenue. Les données de messagerie doivent être protégées contre la perte accidentelle ou l’altération délibérée, et celles-ci doivent être immédiatement disponibles. Une archive permet cela, contrairement à une sauvegarde. A noter que le fait de ne pas produire d’informations peut entraîner une lourde amende et pourrait bien faire la différence entre gagner et perdre un procès.
ArcTitan : solution d’archivage des emails dans le cloud, pour un vrai backup
TitanHQ propose une solution d’archivage des emails extrêmement rapide qui vous garantit de ne plus jamais perdre un message. ArcTitan est une solution d’archivage des emails programmable qui sert de boîte noire pour l’enregistrement de tous vos messages électroniques. Tous les emails envoyés et reçus par votre entreprise sont automatiquement envoyés aux archives pour un stockage à long terme, ce qui libère de l’espace sur votre serveur de messagerie et améliore ses performances.
Notre solution vous permet de définir votre politique d’archivage des emails, les périodes de conservation des messages, et vos emails seront chiffrés qu’ils soient en transit vers l’archive ou lorsqu’ils sont au repos. Ils sont stockés sur un système de stockage persistant répliqué sur AWS S3. De plus, vos archives seront automatiquement sauvegardées pour que vous puissiez, quoi qu’il arrive, récupérer vos emails.
Vous devez retrouver un email ? Vous recevez une demande de divulgation de données par voie électronique ? Vous êtes sélectionné pour un audit de conformité ? Vous devez retrouver un email historique ? La recherche d’un message dans les archives est simple et rapide. Vous pouvez rechercher jusqu’à 30 millions d’emails par seconde et la récupération des messages ne prend que quelques secondes à quelques minutes.
ArcTitan facilite les droits d’accès basés sur des politiques et des rôles, de sorte que vous pouvez autoriser les employés à accéder à leurs propres archives. Ainsi, votre service informatique n’aura pas à intervenir chaque fois qu’un employé égare un email.
Principales caractéristiques d’ArcTitan
- Solution d’archivage des emails à la fois évolutif et adaptée à votre entreprise ;
- Les données de messagerie sont stockées en toute sécurité dans le cloud sur un stockage persistant répliqué sur AWS S3 ;
- Recherche rapide (30 millions d’emails par seconde) ;
- Archivage rapide (jusqu’à 200 emails par seconde) ;
- Sauvegarde automatique de l’archive ;
- Archivage des emails sans impact sur les performances du réseau ;
- Garantie de la conservation d’une copie exacte et inviolable de tous les emails ;
- Récupération facile des données pour l’eDiscovery ;
- Protection du courrier électronique contre les cyberattaques ;
- Élimination des PST et autres risques de sécurité ;
- Facilite les droits d’accès basés sur des politiques et des rôles ;
- Paiement par utilisateur actif ;
- Réduit le temps et le coût dans le cadre d’une recherche pour l’eDiscovery et d’autres recherches formelles ;
- Outils de migration pour garantir l’intégrité des données pendant leur transfert ;
- Intégration transparente avec Outlook ;
- Prise en charge de l’authentification unique ;
- Sauvegarde et combinaison des recherches ;
- Possibilité d’effectuer plusieurs recherches simultanément ;
- Limite l’implication du service informatique dans la recherche des emails perdus (les utilisateurs peuvent accéder à leurs propres emails archivés) ;
- Conformité aux réglementations telles que l’HIPAA, SOX, le RGPD, le Federal Rules of Civil Procedure, etc.
Les MSP qui cherchent à proposer l’archivage des emails à leurs clients peuvent intégrer ArcTitan facilement dans leurs propres packages ou proposer la solution comme un service autonome. La solution peut être fournie en marque blanche aux MSP et aux revendeurs afin qu’ils puissent y ajouter leur propre marque.
Pour découvrir à quel point il est facile et rentable de mettre en œuvre une solution d’archivage d’emails, appelez TitanHQ dès aujourd’hui.