Microsoft fournit l’archivage des emails dans Outlook depuis l’introduction de MS Exchange 2010. Mais pour de nombreuses organisations, ce n’est pas une solution idéale. L’archivage des emails de Microsoft pour Outlook ne dispose pas d’une fonction de sauvegarde et de restauration par défaut. Ainsi, les emails archivés ne sont accessibles que via un plug-in Outlook, et plusieurs copies du même email, du contenu de l’email ou de sa pièce jointe sont sauvegardées dans les dossiers d’archives. Ceci épuise rapidement l’espace de stockage et les ressources disponibles sur le serveur Exchange.
Bien que Microsoft propose une solution cloud premium pour résoudre les problèmes d’espace de stockage, ce n’est pas non plus l’idéal. La solution de Microsoft ne tient pas compte du fait que les entreprises peuvent vouloir appliquer des politiques d’archivage ou de conservation à l’échelle de l’entreprise.
De plus, la solution cloud a été critiquée pour sa latence, son incapacité à effectuer plus de deux recherches simultanément et pour avoir limité les résultats de recherche par défaut des utilisateurs finaux à 250 emails. Naturellement, la solution ne prend en charge aucun autre service de messagerie que Microsoft Outlook.
Il y a aussi un problème majeur de conformité.
Les solutions d’archivage des emails sur site et dans le cloud de Microsoft Outlook ne protègent pas les emails archivés contre leur altération. Il n’y a pas de journaux d’audit inviolables pour identifier quand les emails archivés ont été consultés, ce qui signifie qu’une organisation ne peut prouver qu’un email renferme un contenu original et immuable. Cela dit, si vous recherchez un archivage des emails conforme pour Outlook, vous devez chercher ailleurs.
Introduction
Il y a 10 ans, Gmail faisait entrer l’email dans une nouvelle ère. Pour ce faire, la marque Google a décidé de proposer une énorme capacité de stockage et incité les utilisateurs de son service de messagerie à archiver leurs emails plutôt que de les supprimer. La fonctionnalité d’archivage de Gmail est désormais devenue un standard, et le géant Microsoft en a profité lorsqu’il a sorti Outlook.com en 2012, en l’ajoutant discrètement à son service Yahoo Mail.
Depuis le lancement de Gmail en 2004, les utilisateurs du service ont commencé à profiter d’énormes capacités de stockage. Gmail offre par exemple 15 Go de stockage, contre une capacité quasi-illimitée pour Outlook. Grâce à cela, les utilisateurs finaux n’avaient presque plus des difficultés à recevoir des emails. Rappelons qu’il fut un temps où leurs boîtes de réception refusaient les nouveaux messages à cause d’une surcharge de données. Mais malgré cela, il est toujours possible que leurs boîtes de réception atteignent une certaine limite de stockage, et dans ce cas, ils ont deux options : supprimer certains messages ou les archiver.
Certaines personnes – qui sont réticents à l’idée d’archiver les emails – avancent que, même si vous utilisez des outils de recherche performants, une simple recherche parmi des milliers de messages archivés donne souvent des centaines de résultats. D’autres soutiennent l’idée que plus vous archivez vos messages, plus les listes de résultat vont s’allonger. Certains iront même jusqu’à dire que l’archivage est dangereux, car le fait de conserver les informations confidentielles dans les archives représente un risque qu’un jour (par exemple à suite à un acte piratage) celles-ci tombent entre de mauvaises mains.
Quoi qu’il en soit, l’archivage des emails est devenu une solution incontournable pour les entreprises de nos jours. N’oubliez pas que, dans quelques jours, dans un mois, voire dans 7 ans, il est bien possible que vous aurez besoin d’une information contenue dans un des emails que vous recevez aujourd’hui.
L’archivage des emails vous aide à résoudre certains problèmes typiques de Microsoft Outlook
Si vous jetez un coup d’œil aux problèmes que les administrateurs informatiques et les utilisateurs rencontrent généralement avec Microsoft Outlook, vous découvrirez à quel point l’archivage des messages électroniques peuvent simplifier la vie de vos employés, notamment celle de votre équipe informatique.
En fait, les boîtes aux lettres débordantes peuvent entraver le travail avec ce logiciel de Microsoft. Même si Outlook est un service de messagerie très populaire, polyvalent et fiable, les utilisateurs rencontrent souvent des problèmes qui peuvent interférer avec leur travail au quotidien, quel que soit le serveur de messagerie qu’ils utilisent (Microsoft 365, Microsoft Exchange Server, MDaemon Email Server, etc.).
Par exemple, Outlook ne synchronise pas souvent les emails entrants ou se relance environ toutes les quelques minutes. Et lorsque d’anciens emails doivent être restaurés, vos employés doivent faire face à des fichiers PST corrompus ou répartis sur les ordinateurs de nombreux collègues. Ces tâches de routine peuvent faire perdre du temps précieux à vos employés qui pourrait être consacré à d’autres projets plus importants.
Lorsqu’une boîte aux lettres ne dispose plus d’assez d’espace de stockage (souvent, parce que le quota de boîte aux lettres est dépassé), Outlook ne vous permet pas d’envoyer ou de recevoir d’autres messages tant que vous n’avez pas supprimé les anciens emails. Cela peut poser des problèmes de conformité, de gestion des informations et de continuité des activités.
Lorsque les performances d’Outlook baissent, vos employés perdent du temps lorsqu’ils doivent rechercher d’anciennes entrées dans leurs boîtes aux lettres. De leur côté, les administrateurs informatiques seront obligés de dépanner leurs ordinateurs sur site ou distants pour détecter les fichiers PST corrompus qui sont souvent difficiles à localiser.
Pourquoi vos boîtes aux lettres débordent-elles?
En tant que fournisseur de cloud public, Microsoft propose à ses clients des boîtes aux lettres importantes, allant jusqu’à plusieurs giga-octets de données. En réalité, les boîtes aux lettres Microsoft 365 offrent 50 jusqu’à 100 giga-octets de mémoire de stockage selon votre abonnement. Cependant, la plupart des utilisateurs ont l’habitude de conserver leurs emails dans leurs boîtes aux lettres pendant de longues périodes. Tôt ou tard, l’espace disponible va donc s’épuiser.
Par ailleurs, des quantités énormes de courriers électroniques peuvent tout simplement nuire aux performances du service de messagerie de Microsoft Outlook, et les fichiers PST posent souvent des problèmes lorsqu’ils atteignent une certaine taille. Sans oublier qu’un fichier PST endommagé ou corrompu peut empêcher le service Outlook de se lancer correctement.
Si vous souhaitez optimiser les performances d’Outlook, vous devriez essayer de réduire le volume de données stockées dans les boîtes aux lettres de vos employés. Ces derniers peuvent peut-être envisager de supprimer les emails qu’ils jugent non importants, mais cela représente des risques, compte tenu des exigences réglementaires et légales qui doivent être prises en compte. Comme alternative, ils devraient les archiver.
Comment archiver les emails et maintenir le bon fonctionnement d’Outlook ?
Avez-vous déjà remarqué que votre compte Microsoft Outlook est devenu trop lent ? Les fonctions de base du courrier électronique – telles que la réception et l’envoi et la réception des messages – se comportent-elles un peu bizarrement ? Dans ce cas, vous devriez vérifier la mémoire de stockage de votre boîte aux lettres. Vous allez être surpris en découvrant à quel point elle est gonflée.
Pour la plupart des versions d’Outlook, il suffit de faire un clic sur « Fichier-Dossier-Propriétés-Stockage » – ou éventuellement de faire clic droit sur n’importe quel dossier avant de sélectionner la fonction « Propriétés » – pour afficher la taille totale du dossier choisi et de tous les sous-dossiers associés. La fonction d’archivage automatique d’Outlook peut ensuite être configurée pour sauvegarder automatiquement les éléments supprimés, les éléments envoyés ainsi que les éléments de calendrier et/ou les tâches expirés.
Le problème est que, si vous recevez des centaines d’emails par jour et que vous ne supprimez pas ces éléments, ou bien si vous ne les déplacez pas de votre boîte de réception, votre compte risque d’être surchargé. Plus précisément, si vous dépassez 2 giga-octets de stockage dans une boîte de réception surchargée, le service d’Outlook commencera vraiment à être lent.
Actuellement, la marque propose à ses clients Microsoft Exchange Server, Microsoft 365 et Microsoft Exchange Online pour lesquels diverses fonctions d’archivage doivent être configurées manuellement. Il s’agit notamment de :
AutoArchive
Cette fonction obsolète d’Outlook permet aux utilisateurs de déplacer leurs emails vers un fichier PST qui va ensuite être stocké sur leur disque dur. Pour ce faire, il suffit de suivre la procédure suivante : « Fichier-Info-Outils-Nettoyage de la boîte aux lettres-AutoArchive ». Seulement, les fichiers PST eux-mêmes peuvent poser d’autres problèmes. Non seulement ils sont sujets à la corruption et sont difficiles à sauvegarder, mais ils demandent aussi beaucoup de temps et d’efforts de la part de l’administrateur réseau.
Le bouton d’archivage
Grâce à ce bouton, les utilisateurs d’Outlook peuvent déplacer les emails de leur boîte aux lettres vers un dossier d’archives. Pourtant, il ne peut pas satisfaire les exigences d’archivage professionnel d’une entreprise. Autrement dit, cette fonction n’implique pas vraiment l’archivage des emails. Elle ne fait que transférer les messages électroniques vers un dossier séparé.
Par conséquent, les messages ne sont pas déplacés vers une archive spéciale, indépendante et sécurisée. Plutôt que de réduire le volume global de leurs messages électroniques, les utilisateurs ne font donc que disperser les emails dans divers dossiers.
Archivage sur place
Si votre service informatique exécute Microsoft Exchange Server dans vos locaux ou dans le cadre de son instance Microsoft 365, il peut créer une archive personnelle sur site pour toutes les boîtes aux lettres des utilisateurs – ou la faire faire par l’administrateur système. Le but étant d’obtenir un niveau optimal d’intégration de la fonctionnalité d’archivage dans Exchange Server et Microsoft Outlook.
Ce type d’archivage peut néanmoins imposer des exigences supplémentaires à votre infrastructure informatique, ce qui peut constituer un véritable défi. Par rapport au système d’archivage d’Exchange Online ou à une solution tierce, les options de conservation des messages peuvent être assez limitées. En outre, il est difficile de répondre aux exigences en termes de conformité des emails, car il s’agit d’une simple extension du stockage des boîtes aux lettres existantes.
Archivage en ligne d’Exchange
Si vous êtes un utilisateur de Microsoft 365, vous savez bien que vous disposez d’une archive en ligne. Celle-ci se présente comme une boîte aux lettres distincte dans le volet gauche d’Outlook et vous pouvez l’utiliser pour conserver les anciens emails au fil du temps afin de garder sous contrôle l’espace de stockage de votre boîte aux lettres Outlook principale. Malheureusement, cette fonction n’est incluse que dans des offres Microsoft 365 spécifiques et elle peut être payante.
Bien sûr, l’archivage ne vous aidera pas à éviter tous les problèmes liés au stockage de vos courriers électroniques. Si vous accédez à vos messages via le logiciel Outlook Web App, les messages archivés sur votre ordinateur local n’apparaîtront pas en ligne, car les messages archivés ne sont plus hébergés sur le serveur Exchange. Ce qui pose problème est que les fichiers .pst ou les dossiers archivés et stockés sur votre disque dur local sont toujours susceptibles de subir une perte de données désastreuse s’ils ne sont pas sauvegardés dans le cadre de votre plan de sauvegarde et de récupération après sinistre.
Bref, on peut dire qu’Outlook n’est pas une véritable solution d’archivage des emails. Les solutions susmentionnées vous aideront simplement à libérer de l’espace de stockage plutôt qu’à sécuriser vos emails via une sauvegarde hors site, ou à permettre la recherche rapide des messages qui se sont accumulés dans votre boîte mail pendant des années.
L’importance des journaux d’audit inviolables pour la conformité au RGPD
Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’UE a été introduit en mai 2018 dans le but de donner aux citoyens de l’UE plus de droits sur la manière dont leurs données personnelles sont obtenues, traitées, partagées et conservées. Parmi les articles relatifs à la protection de la vie privée et à la sécurité des données, l’article 2 stipule que « les entreprises doivent protéger les données à caractère personnel contre la destruction accidentelle ou illicite ou la perte accidentelle, et empêcher toute forme de traitement illicite, en particulier toute divulgation, diffusion ou accès non autorisés, ou toute modification des données personnelles ».
En l’absence de registres de vérification inviolables, il sera impossible pour une entreprise de déterminer si des données personnelles ont été consultées ou modifiées sans autorisation, ce qui exposera l’entreprise à des amendes potentielles pour non-conformité. Les restrictions imposées aux recherches et aux résultats de recherche pourraient également s’avérer une pierre d’achoppement si les entreprises conservent d’importantes bases de données relatives aux citoyens de l’UE, qui ont désormais le droit de demander l’accès aux données et que leurs demandes soient traitées dans les trente jours.
Plusieurs autres domaines de conformité au RGPD devraient préoccuper les entreprises qui utilisent Outlook pour archiver leurs emails. Par exemple, la règle du minimum nécessaire et la règle stipulant que les données personnelles ne devraient être conservées que tant qu’il existe une base légale pour leur conservation affectera la manière dont les entreprises appliquent les politiques d’archivage et de conservation. Ces politiques doivent être conformes aux exigences du RGPD afin de réussir les contrôles RGPD et d’atténuer les conséquences d’une violation des données personnelles.
Comment l’archivage des emails dans Outlook devrait-il fonctionner ?
L’archivage des emails dans Outlook devrait faciliter la vie des équipes informatiques et des administrateurs plutôt que l’inverse. Il devrait copier tous les emails entrants et sortants qui passent par le serveur de courrier d’une organisation et supprimer le contenu dupliqué avant d’indexer et de comprimer les données. Les archives devraient être accessibles aux utilisateurs autorisés à partir de n’importe quel appareil connecté, et les « stubs » des emails archivés devraient demeurer sur le serveur d’email pour permettre des recherches rapides et précises.
Un système d’accès délégué devrait être installé pour s’assurer que les emails essentiels à l’entreprise ne soient accessibles qu’au personnel autorisé et pour prévenir le vol de données des employés. Il devrait y avoir une méthode simple d’application des politiques d’archivage et de conservation à l’échelle de l’entreprise, ainsi que des mécanismes de rapport pour que les administrateurs puissent surveiller l’accès aux documents archivés et identifier toute activité inhabituelle ou propre au client.
Plus important encore, l’archivage des emails dans Outlook devrait être conforme. Ce n’est pas seulement l’incapacité de Microsoft à empêcher l’altération non autorisée des emails qui est préoccupante. Les entreprises qui comptent sur l’archivage des emails dans Outlook dans le cadre d’un plan de reprise après sinistre seront très déçues lorsqu’elles découvriront qu’elles doivent déployer et configurer à l’avance des sauvegardes Exchange compatibles VSS. Naturellement, le logiciel de sauvegarde ne prend en charge aucun service de messagerie autre qu’Outlook.
Fonctionnalités clés pour atteindre les objectifs de l’archivage des emails dans Outlook
Selon la nature de votre organisation, son secteur d’activité et sa taille, vous pouvez avoir plusieurs objectifs différents en matière d’archivage des messages électroniques.
Certaines entreprises viseront à réduire la charge sur leur serveur de messagerie, tandis que d’autres voudront utiliser les fonctions d’archivage de messagerie pour Outlook afin d’augmenter la productivité ou de centraliser la messagerie distribuée sur plusieurs serveurs au même endroit.
Toutefois, afin de maximiser l’efficacité d’une solution d’archivage, elle devrait inclure les caractéristiques clés suivantes :
- Déduplication et stubbing pour maximiser la vitesse à laquelle les recherches sont effectuées.
- Accès délégué pour définir des niveaux d’autorisation et atténuer le risque de vol de données via la messagerie électronique.
- Audit inviolable pour garantir l’intégrité des données d’emails archivées.
À moins que les entreprises n’aient une raison justifiable de choisir l’archivage sur site en utilisant Outlook, tous les emails devraient être archivés dans le cloud.
Il est toujours dans l’intérêt de l’entreprise de s’assurer que le centre de données de destination a une cote de sécurité IL4 ou supérieure et que toutes les communications entre les utilisateurs et le centre de données sont effectuées par des protocoles TLS. Ce niveau de sécurité garantira que les données d’emails ne sont pas menacées par des attaques de type « Man-in-the-Middle », et bien d’autres.
Utilisez la règle 3-2-1 pour l’archivage des emails avec Outlook
En y regardant de plus près, les fonctions d’archivage des services de messagerie de Microsoft présentent des faiblesses qui s’appliquent au-delà de la fonction AutoArchive et du bouton Archive. Par exemple, la gestion d’une archive en place et de l’archivage Exchange Online peut nécessiter une plus longue période de familiarisation de la part de l’administrateur système que ce ne serait normalement le cas avec une solution tierce.
De plus, d’autres problèmes peuvent apparaître en termes de confidentialité des données, de conformité et de sécurité juridique. Sans oublier les questions relatives à la souveraineté ainsi qu’à la résidence des données si votre entreprise possède des filiales dans différents pays et qu’elle utilise Microsoft 365. Si vous avez l’intention d’archiver vos courriers électroniques exclusivement par le biais des fonctions natives proposées par la marque, sachez que votre archive ne sera pas indépendante du système de messagerie sous-jacent.
Vous avez donc intérêt à adopter ce que l’on appelle la règle 3-2-1, une approche qui exige que votre entreprise conserve trois copies de ses données, dont deux peuvent se trouver en local – dans des supports différents – et une à distance. A titre d’exemple, vous pouvez conserver une copie dans Outlook (sur votre serveur de messagerie) ; une autre dans une solution d’archivage locale ; et la troisième dans un système de sauvegarde hors site ou dans le cloud.
Si vous n’utilisez que les options natives d’archivage des emails d’Outlook, il vous sera difficile d’appliquer et de respecter la règle 3-2-1. Par exemple, les fonctions natives de Microsoft 365 utilisent la plateforme elle-même pour protéger les données qui y sont stockées.
Au cas où votre serveur de messagerie ou votre instance Microsoft 365 tomberait en panne, les données risquent de ne pas être disponibles pendant la durée de réparation de la panne. De même, si les emails de la plateforme sont endommagés ou supprimés ou par malveillance ou par inadvertance, ils peuvent être perdus à jamais.
Pour toutes ces raisons, l’institut d’études de marché Osterman Research – comme de nombreux fournisseurs de services gérés – recommande d’utiliser un logiciel indépendant ou un service géré approprié pour protéger vos données. Une solution professionnelle d’archivage des emails comme ArcTitan peut améliorer drastiquement les performances d’Outlook. Grâce à cela, vos données originales, vos sauvegardes et vos archives ne dépendront plus d’une seule plateforme.
ArcTitan : archivage d’emails conforme pour Outlook à partir de WebTitan
Si vous voulez améliorer les performances du service de messagerie de Microsoft Outlook, vous devriez dans un premier temps essayer de réduire la quantité de données stockées dans les boîtes aux lettres de vos employés. Au lieu d’opter pour la suppression de certains emails – ce qui peut s’avérer risquée en raison des réglementations et des exigences de conformité réglementaires ou légales – vous devriez les stocker de manière permanente dans une archive séparée.
Outre les limites des produits Outlook déjà mentionnées et pour se conformer aux exigences et aux processus de l’entreprise, les options natives comme Exchange Server et Microsoft 365 / Exchange Online risquent de ne pas être à la hauteur pour gérer une telle opération.
La solution d’archivage d’emails indépendante de TitanHQ pourrait donc être l’option la plus adaptée et la plus puissante pour les besoins de votre entreprise.
- ArcTitan est une solution d’archivage des emails dans le cloud de WebTitan et elle assure la conformité aux règlements de l’industrie. ArcTitan est une solution idéale pour l’archivage des emails dans Outlook, car elle permet aux administrateurs de définir leurs propres politiques de conservation en fonction des besoins de l’entreprise en matière de réglementation et de conformité. Elle comprend également les trois fonctions clés dont les entreprises ont besoin pour atteindre leurs objectifs d’archivage des emails.
- ArcTitan est compatible avec plusieurs serveurs d’échange. En plus de prendre en charge Outlook via un portail basé sur un navigateur ou un plug-in Outlook, la solution prend également en charge de nombreux autres services et applications de messagerie, notamment Google, Zimbra, AXIGen, Neon Insight et iMail. ArcTitan peut être intégré avec LDAP, Active Directory et NetIQ pour définir rapidement et facilement les niveaux de permission.
- ArcTitan est aussi très rapide. Il est capable de dédupliquer, indexer, compresser et archiver jusqu’à 200 emails par seconde. Il peut effectuer des recherches dans une base de données de 30 millions d’emails en une seconde et peut supporter jusqu’à 60 000 utilisateurs, sans perdre sa performance. Les recherches peuvent être sauvegardées ou automatisées, et un choix d’options existe pour la récupération des emails. Les rapports de journal détaillés peuvent également être exportés au format PDF ou TIFF.
Si votre organisation est préoccupée par les lacunes de l’archivage des emails de Microsoft Outlook, communiquez avec nous dès aujourd’hui pour essayer gratuitement ArcTitan pendant quatorze jours. Nous serons également heureux d’assurer la liaison avec votre équipe informatique pour gérer le déploiement afin que, une fois la période d’essai gratuite terminée, vous puissiez passer à un compte complet sans avoir à modifier la configuration.
FAQs
Que se passe-t-il lorsqu’une entreprise archive ses emails dans Outlook ?
Le processus d’archivage consiste à déplacer les emails du serveur de messagerie du réseau vers un ordinateur local, où les utilisateurs pourront toujours y accéder via Outlook. Le but est de donner un emplacement central afin de stocker les messages auxquels les utilisateurs n’ont plus besoin d’accéder directement et de garder leur boîte de réception propre, tout en sécurisant les pièces jointes et autres fichiers. Après l’archivage, les messages seront supprimés de la boîte de réception et des sous-dossiers.
Les emails archivés sont-ils consultables ?
Oui, vous pouvez voir facilement tous les messages archivés. Mais, comme les emails archivés sont retirés de la boîte aux lettres d’Outlook et déplacés vers le fichier d’archives selon des paramètres prédéterminés, ils ne sont pas accessibles à distance.
Quel est l’intérêt d’archiver mes emails dans le cloud ?
Une solution d’archivage des emails dans le cloud comme ArcTitan permet une gestion efficace et moderne de l’archivage en vous fournissant des fonctionnalités incontournables pour le respect des exigences réglementaires et légales, tout en minimisant les coûts et les tracas liés aux solutions d’archivage traditionnelles. En fait, vous ne payez que pour l’espace de stockage que vous utilisez.
Pourquoi ne pas augmenter seulement la taille des serveurs de messagerie sur site ?
C’est possible si votre entreprise dispose d’un système de messagerie robuste. Dans ce cas, la taille du serveur peut aller jusqu’à plusieurs dizaines de GB. Toutefois, après quelques années, d’autres limites techniques vont toujours être atteintes. En cas de bug, la restauration du système de messagerie sur du matériel peut aussi prendre plusieurs jours. Augmenter la taille des serveurs de messagerie ne peut donc être considéré que comme une solution temporaire.
Pouvez-vous donner plus d’explication sur ce qu’ArcTitan peut faire en termes d’archivage des emails ?
Conçu pour les entreprises, ArcTitan peut aider les entreprises et utilisateurs finaux à archiver leurs emails dans le cloud. Il permet une recherche plus robuste, un stockage illimité, une sauvegarde automatique, un système de chiffrement des données, une piste d’audit, etc. Il peut également dédupliquer, indexer, compresser et archiver jusqu’à 200 emails par seconde.