L’archivage dans le cloud est l’une des quatre options dont disposent les entreprises pour archiver les e-mails. Les autres étant l’archivage des messages dans du matériel, l’utilisation de logiciel et une solution hybride.
Chacune de ces options permet de libérer de l’espace sur les serveurs de messagerie. Mais lorsqu’il s’agit de conformité et d’efficacité, l’archivage des e-mails dans le cloud présente certains avantages.
Conformité de l’archivage des e-mails dans le cloud
La conformité est sans aucun doute la principale préoccupation pour les entreprises, notamment celles qui interviennent dans des secteurs réglementés (soins de santé, finance, secteur juridique, etc.) et qui les poussent à archiver de façon plus efficace les e-mails.
Il est indispensable que les entreprises disposent d’un plan de reprise d’activité, y compris de restauration des données de messagerie électronique, par exemple en cas de catastrophe naturelle. Il s’agit également d’une bonne pratique à adopter pour les entreprises opérant en dehors des secteurs réglementés.
L’avantage de l’archivage des e-mails dans le cloud par rapport aux autres options est qu’il protège les entreprises du vol, de l’endommagement ou de la corruption des données sensibles. Cela peut par exemple se produire lorsque les données sont stockées dans du matériel, des logiciels ou dans des solutions hybrides.
En effet, l’archivage des données de messagerie dans une solution sur site ne garantit pas qu’un plan de reprise d’activité en cas de sinistre peut être mis en œuvre. Par contre, si les données de messagerie sont archivées dans le cloud, elles peuvent être restaurées en un clic de souris.
L’archivage dans le cloud peut résoudre les problèmes de conservation des e-mails
Avec les solutions d’archivage logicielles installées sur site, les données des e-mails sont retirées du serveur de messagerie puis placées à un endroit différent sur le même serveur.
Bien que cette séquence améliore la gestion de la messagerie électronique, elle ne permet guère de libérer de l’espace global et – à mesure que le volume des e-mails de votre entreprise s’accumule – l’espace disponible dans la base de données d’archives peut s’épuiser.
Cela peut créer un problème de conservation, car une fois que l’espace disponible dans la base de données d’archives est épuisé, les seuls moyens de gagner plus d’espace est la migration des données vers une solution matérielle ou l’achat d’un serveur plus grand.
Les solutions d’archivage des e-mails dans le cloud permettent de surmonter les problèmes de conservation en augmentant dynamiquement la capacité de stockage au fur et à mesure que la quantité de données de messagerie électronique de votre entreprise augmente.
Pourquoi l’archivage des e-mails dans le cloud est-il plus efficace ?
Les solutions d’archivage des e-mails dans le cloud sont généralement très efficaces.
Une fois que ces solutions sont déployées, les équipes informatiques n’ont plus à se soucier de leur maintenance. En fonction des niveaux d’autorisation prédéfinis, les utilisateurs devraient pouvoir récupérer les e-mails perdus, mal classés ou supprimés, ce qui permet au support informatique de gagner plus de temps, qu’il peut attribuer à des activités plus critiques pour votre entreprise.
Pour les entreprises comptant un grand nombre d’utilisateurs ou des utilisateurs répartis sur plusieurs sites, les solutions d’Archivage des e-mails dans le cloud peuvent également être configurées pour fonctionner sur plusieurs serveurs et magasins.
Le service d’archivage des données des e-mails est centralisé, ce qui accélère le processus de recherche et de récupération. Par ailleurs, il permet aux équipes des ressources humaines, du service juridique et de l’audit de travailler plus efficacement.
Toutes les solutions d’archivage des e-mails en ligne ne sont pas les mêmes
Les solutions d’archivage des e-mails dans le cloud sont différents des autres solutions d’archivage en ligne, notamment lorsqu’on parle de conformité et d’efficacité. Pour être pleinement conformes aux exigences de conservation et de reprise après sinistre, les e-mails doivent être archivés lors de leur passage sur un serveur de messagerie.
L’archivage périodique permet de supprimer un e-mail immédiatement après son envoi ou sa réception sans qu’une copie n’en soit faite.
Pour optimiser son efficacité, une solution d’archivage des e-mails dans le cloud devrait supprimer tout contenu dupliqué avant d’indexer, de compresser et d’archiver les e-mails.
Ce processus permet d’accélérer les recherches et de faciliter la navigation dans les résultats. Les entreprises seront également avantagées si leur solution dans le cloud prend en charge plusieurs services de messagerie électronique via un portail basé sur un navigateur plutôt que d’avoir recours à un plug-in pour chacun d’entre eux.
Lutter contre le vol de données de la messagerie électronique grâce à l’archivage des e-mails dans le cloud
Le vol de données dans les e-mails peut entraîner des pertes importantes pour les entreprises. Bien que d’autres outils de lutte contre le vol de données de la messagerie électronique, l’archivage des e-mails dans le cloud peut atténuer plus efficacement le risque de vol des données par un employé ou par une source extérieure.
Par conséquent, il est particulièrement important d’archiver immédiatement les données afin que les e-mails puissent être restaurés en cas d’acte malveillant d’un employé ou d’un pirate informatique.
Un autre outil qui peut aider les entreprises à lutter contre les menaces lancées via les e-mails est la mise en place de piste d’audit inviolable. Cet outil surveille l’accès aux données archivées les e-mails et aide les administrateurs réseau à identifier toute activité inhabituelle ou spécifique à un client.
Toute donnée archivée qui est modifiée sans autorisation peut être restaurée afin que les entreprises restent en conformité avec les réglementations du secteur en matière d’intégrité des données d’e-mails.
Données sur la messagerie électronique et conformité au RGPD
L’archivage immédiat et les pistes d’audit inviolables sont deux facteurs importants qui permettent de sécuriser les données et e-mails et de se conformer au RGPD, le règlement général sur la protection des données de l’UE qui a été introduit en mai 2018.
Ce règlement concerne toute organisation qui collecte, traite, partage ou conserve les données personnelles des citoyens de l’UE. Il donne également aux citoyens de l’UE des droits spécifiques sur l’accès, la correction et l’effacement des données.
En vertu du RGPD, les entreprises doivent mettre en œuvre des mesures pour éviter la perte, le vol ou la divulgation non autorisée des données. Les sanctions pour non-respect du RGPD peuvent être importantes (jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires global, selon le montant le plus élevé).
De plus, les sanctions peuvent être appliquées même si aucune violation des données n’a eu lieu. C’est pourquoi les entreprises qui traitent avec des citoyens de l’UE doivent mettre en place une solution efficace et conforme au RGPD.
ArcTitan Cloud de WebTitan – une solution conforme et efficace pour votre entreprise
ArcTitan Cloud est une solution d’archivage des e-mails dans le cloud qui contient toutes les fonctionnalités mentionnées ci-dessus. Elle aide les entreprises à respecter leurs obligations de conformité de la manière la plus efficace possible.
Notre solution aide également les entreprises à lutter contre le vol de données d’e-mails et à prévenir l’altération non autorisée des données dans les e-mails archivées.
ArcTitan Cloud est une solution facile à mettre en place et qui peut être configurée via un portail basé sur un navigateur avec des plug-ins disponibles pour Microsoft Outlook si nécessaire.
De plus, ArcTitan Cloud est compatible avec tous les systèmes d’exploitation et tous les principaux services de messagerie électronique et il peut prendre en charge plusieurs serveurs pour les grandes entreprises.
Pour renforcer la sécurité des e-mails, les données sont conservées dans un centre de données certifié IL5. L’ensemble du trafic est également traité via les protocoles TLS obligatoires. Force est toutefois de constater que ce haut niveau de sécurité n’affecte pas les performances de la solution. ArcTitan Cloud peut dédupliquer, compresser, indexer et archiver jusqu’à 200 e-mails par seconde et peut trouver un message parmi 30 millions d’e-mails stockés en moins d’une seconde.
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