Bien qu’il existe peu de règles relatives à l’archivage des emails pour les cabinets d’avocats, les règles existantes se recoupent souvent avec les règles de conservation des documents régissant les activités des clients.
Par exemple, si le client d’un cabinet d’avocats opère dans le secteur financier ou de la santé, certains emails doivent être conservés pendant au moins sept ans afin de se conformer à la loi Sarbanes-Oxley ou six ans pour la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act).
Les documents relatifs aux clients opérant dans l’industrie pharmaceutique peuvent devoir être conservés jusqu’à trente-cinq ans, tandis que certains documents relatifs aux investissements et aux assurances doivent être conservés indéfiniment.
Même lorsqu’un client n’opère pas dans un secteur réglementé, la plupart des barreaux des États et des règles de déontologie stipulent que les cabinets d’avocats doivent conserver les dossiers des clients pendant au moins sept ans après la clôture d’une affaire.
Le volume de données conservées pendant ces périodes peut être colossal. Les cabinets d’avocats sont de grands utilisateurs de courrier électronique et beaucoup d’entre eux utilisent leur serveur de messagerie comme un système de stockage de documents de facto.
Cela peut poser des problèmes en ce qui concerne l’espace disponible pour le traitement des emails et la récupération des documents à l’appui des litiges. L’archivage des emails pour les cabinets d’avocats permet de résoudre ces problèmes, mais il est important que la solution mise en œuvre soit à la fois sûre et efficace.
L’archivage des emails et le Règlement général sur la protection des données (RGPD)
En mai 2018, le règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne (UE) est entré en vigueur. Ce règlement donne aux citoyens de l’UE des droits sur la manière dont leurs données personnelles sont collectées, traitées, partagées et conservées, ainsi que des droits d’accès à leurs données personnelles pour les corriger ou les effacer – et pour s’assurer qu’elles sont utilisées aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.
Il est peu probable que le RGPD crée de nombreux problèmes liés à la vie privée et à la sécurité des données, car la plupart des cabinets d’avocats auront mis en place des mécanismes pour protéger l’intégrité des données stockées.
Ce qui peut manquer à certains cabinets d’avocats, c’est un processus d’archivage immédiat et des mécanismes garantissant la création d’une piste d’audit inviolable pour chaque email passant par le serveur de messagerie.
Les citoyens de l’UE étant en mesure de demander l’accès à leurs données, il est également important que les mécanismes mis en place pour se conformer au RGPD permettent des recherches et des récupérations de données rapides.
Les demandes d’accès aux données doivent être résolues dans un délai de trente jours, faute de quoi le cabinet d’avocats pourrait se voir infliger une amende pour non-respect du RGPD, même si aucune violation de données n’a eu lieu.
Différentes solutions d’archivage des emails pour les cabinets d’avocats
Il existe trois principales solutions d’archivage d’emails pour les cabinets d’avocats : les logiciels, le matériel et le cloud. Le logiciel est souvent la solution d’archivage par défaut, car elle est rapide et facile à mettre en œuvre et consiste généralement à créer un dossier d’archives et à y déposer les emails.
Cependant, ce n’est pas nécessairement une solution idéale, car le volume de données se déplace simplement du serveur de messagerie vers un autre emplacement du système et finit par utiliser la même quantité d’espace, créant ainsi de nouveaux problèmes ailleurs dans le système.
Les solutions matérielles d’archivage des emails pour les cabinets d’avocats ont également leurs problèmes. Bien qu’elles libèrent de l’espace dans le système, les solutions matérielles peuvent être endommagées, perdues ou volées, et ne sont donc pas appropriées pour le stockage de données confidentielles.
Il est également difficile d’effectuer des recherches multiples sur plusieurs données amovibles pour localiser des documents qui peuvent être requis dans le cadre d’une procédure de divulgation électronique. Potentiellement non sécurisées et inefficaces, les solutions matérielles d’archivage des emails pour les cabinets d’avocats peuvent créer plus de problèmes qu’elles n’en résolvent.
L’archivage d’emails dans le cloud pour les cabinets d’avocats résout le problème du stockage des données et celui de la sécurité. Les systèmes d’archivage basé dans le cloud permettent d’augmenter dynamiquement la capacité de stockage au fur et à mesure que les données de messagerie augmentent dans le temps.
Tous les emails sont chiffrés en transit et lors du stockage, ce qui offre aux cabinets d’avocats une protection totale contre la perte de données. Lorsqu’ils sont copiés et archivés en temps réel dans un centre de données sécurisé, les emails archivés dans le cloud peuvent également d’une grande utilité dans le cadre d’un plan de reprise après sinistre.
Autres avantages de l’archivage d’emails dans le cloud pour les cabinets d’avocats
En plus de résoudre les problèmes de stockage et de sécurité, les solutions d’archivage des emails dans le cloud pour les cabinets d’avocats améliore également la productivité. Elles sont simples à utiliser pour les employés.
Lorsqu’un email est perdu, mal classé ou supprimé par erreur, les utilisateurs peuvent restaurer rapidement les messages sur le serveur de messagerie d’un simple clic de souris et sans faire appel aux services d’un support informatique.
Les solutions d’archivage des emails basées dans le cloud fonctionnent sur plusieurs serveurs Exchange pour archiver les données dans une seule grande base de données. Cela signifie que les grands cabinets d’avocats n’ont pas besoin d’effectuer des recherches sur plusieurs serveurs pour récupérer des données ou mener une enquête électronique sur un client multinational. La possibilité d’appliquer des politiques de conservation garantit également qu’un email archivé ne sera jamais supprimé par erreur.
À l’exception de la solution Microsoft, les solutions d’archivage d’emails dans le cloud destinées aux cabinets d’avocats sont généralement compatibles avec tous les principaux fournisseurs de services de messagerie.
Les utilisateurs peuvent accéder aux emails archivés à partir d’un certain nombre de comptes via un portail basé sur un navigateur, en fonction des niveaux d’autorisation qui ont été attribués par l’administrateur système. En effet, pour maximiser la sécurité, il est conseillé de mettre en œuvre une solution d’archivage d’emails qui permet un accès délégué.
Toutes les solutions d’archivage d’emails dans le cloud pour les cabinets d’avocats ne sont pas identiques
Il a déjà été mentionné que les solutions d’archivage d’emails dans le cloud de Microsoft pour les cabinets d’avocats ont leurs limites, et qu’il existe des différences significatives dans le fonctionnement des autres solutions qui peuvent avoir un impact sur leur efficacité.
L’une de ces différences concerne la manière dont les emails sont archivés. Alors que certaines solutions d’archivage copient absolument toutes les données, d’autres dédupliquent les emails avant de les archiver.
La déduplication est le processus qui consiste à supprimer tout le contenu dupliqué et les pièces jointes des emails avant de les compresser, de les indexer et de les archiver. Ce processus réduit l’espace nécessaire pour stocker les données des messages électroniques et accélère les recherches. En outre, lorsque les résultats de la recherche sont livrés, il n’y a pas des dizaines d’emails en double à parcourir avant que les utilisateurs ne trouvent les informations dont ils ont besoin.
Certaines solutions d’archivage d’emails dans le cloud offrent également des pistes d’audit inviolables. Cette fonctionnalité permet de savoir quand, comment et par qui un email a été modifié, afin de révéler les problèmes potentiels au sein d’un cabinet d’avocats et qui pourraient affecter l’intégrité des données de messagerie.
La fonction d’audit d’inviolabilité est un outil utile pour identifier les activités inhabituelles ou spécifiques à un client dans les archives, et peut être utilisée pour résoudre les problèmes de ressources humaines ou les litiges entre un client et un cabinet d’avocats.
ArcTitan Cloud – Une solution d’archivage sécurisée, conforme et efficace des emails pour les cabinets d’avocats
ArcTitan Cloud de TitanHQ est une solution d’archivage des emails basée dans le cloud qui élimine les problèmes liés à la sécurité, à la conformité et à l’efficacité. C’est une solution facile à utiliser et efficace que ce soit pour dédupliquer, compresser et indexer les messages. A noter qu’ArcTitan Cloud peut archiver jusqu’à 200 emails par seconde en temps réel.
Les données de messagerie archivées sont chiffrées et conservées dans un centre de données certifié IL5 sur un stockage persistant répliqué sur AWS S3, et l’archive est automatiquement sauvegardée pour éviter toute perte de données.
Toutes les recherches et tous les résultats sont effectués via les protocoles TLS obligatoires, et des pistes d’audit inviolables sont fournies pour identifier les modifications non autorisées des données de messagerie. Il existe également des mécanismes permettant aux administrateurs de définir leurs propres politiques de conservation par utilisateur, par client ou de manière universelle pour répondre aux exigences de conformité des cabinets d’avocats.
ArcTitan Cloud est capable de rechercher une base de données de 30 millions d’emails en moins d’une seconde. Les utilisateurs peuvent sélectionner les champs sur lesquels ils souhaitent effectuer une recherche:
- Utilisateur
- Données
- Client
- Sujet
- Pièce jointe.
Ils ont le choix entre plusieurs méthodes de livraison des résultats. Il est également possible d’exécuter plusieurs recherches en même temps, ce qui n’est pas possible avec la fonction d’archivage des emails de Microsoft Office 365.
ArcTitan Cloud est compatible avec tous les systèmes d’exploitation et tous les fournisseurs de services de messagerie et est évolutif (jusqu’à 60 000 utilisateurs simultanés) et vous ne payez que pour le nombre d’utilisateurs actifs. Avec ArcTitan Cloud, les cabinets d’avocats sont assurés de ne plus jamais perdre un email.