La plupart du temps, un dispositif d’archivage des emails est une application basée dans le cloud computing (logiciel en tant que service) pour l’archivage des messages électroniques. Les applications d’archivage des emails basées dans le cloud présentent les avantages d’un accès rapide, de recherches rapides et d’une récupération facile des données. Plus important encore, ils ont tendance à être plus sûrs et plus conformes que les appareils matériels sur site.
Lors de l’évaluation des applications d’archivage des emails, sachez que certaines d’entre elles ne disposent pas des capacités nécessaires pour se conformer aux réglementations fédérales, nationales et sectorielles en matière de conservation et d’audit. D’autres peuvent entraîner des problèmes de productivité si elles nécessitent les services d’un département informatique pour récupérer des emails qui ont pu être mal classés ou supprimés par accident. Il faut également tenir compte du choix des options de déploiement.
Un dispositif matériel d’archivage des emails présente des limites dans la mesure où, lorsqu’un utilisateur souhaite rechercher ou récupérer des données, il doit localiser la bonne unité de stockage amovible et restaurer les données sur un serveur. De plus, les unités de stockage amovibles peuvent être perdues, endommagées ou volées, et il existe des limites à la quantité de données que chacune d’entre elles peut stocker, ce qui est un problème partagé avec les appareils d’archivage des emails sur site.
A titre de comparaison, un dispositif d’archivage des emails basé dans le cloud conserve les données dans le cloud et permet de les rechercher et de les récupérer d’un simple clic de souris. Les données stockées dans des centres de données sécurisés basés dans le cloud ne peuvent pas être perdues, endommagées ou volées. Les archives sont chiffrées et protégées par de multiples dispositifs de protection contre l’accès non autorisé aux données ou la perte de données, et les archives sont sauvegardées automatiquement.
De plus vous ne manquerez jamais d’espace de stockage dans le cloud. La capacité de stockage augmente de manière dynamique pour faire face à l’augmentation des volumes de données au fil du temps.
Conformité aux réglementations concernant l’archivage des emails
La conformité aux réglementations concernant l’archivage des emails est beaucoup plus simple avec une application d’archivage des emails basée dans le cloud, à condition que les emails soient copiés en temps réel et non périodiquement, car l’archivage périodique des emails permet de modifier ou de supprimer les emails avant l’archivage. La copie en temps réel est essentielle pour la conformité aux réglementations telles que le « Federal Rules of Civil Disclosure ».
Parmi les autres questions de conformité à prendre en compte, citons les contrôles d’accès. Un dispositif d’archivage des emails doit être capable de limiter l’accès au seul personnel délégué et de produire des journaux d’audit inviolables afin d’identifier les tentatives d’accès non autorisé et les modifications apportées aux emails. L’absence de contrôles d’accès appropriés rendrait un dispositif d’archivage des emails non conforme à certaines lois telles que l’HIPAA («Health Insurance Portability and Accountability Act ») et la loi Sarbanes-Oxley.
L’archivage et le Règlement général sur la protection des données (RGPD)
Une « mauvaise » solution d’archivage des emails peut également poser des problèmes de conformité avec le RGPD de l’Union européenne (UE). En vertu du RGPD, les entreprises qui collectent, traitent ou stockent les informations personnellement identifiables des citoyens de l’UE doivent mettre en place des mécanismes de chiffrement des données en transit et au repos, ainsi que la copie en temps réel des données et les contrôles d’accès susmentionnés.
Les citoyens de l’UE ont également le droit de demander l’accès à toute information collectée à leur sujet, et de la corriger en cas d’erreur. En outre, les entreprises doivent être en mesure de supprimer définitivement les données personnelles dans un délai de trente jours (sur demande), ou une fois que la raison pour laquelle elles ont été collectées, traitées ou stockées a expiré. Le non-respect du RGPD peut entraîner une sanction financière importante.
Utiliser l’archivage pour optimiser les performances et améliorer la productivité de votre entreprise
La façon dont une application d’archivage d’emails copie et archive les données peut influencer les performances et la productivité de votre organisation. Alors que certaines applications d’archivage des emails copient et archivent un email dans son intégralité, d’autres suppriment le contenu dupliqué avant de compresser les données et de les indexer. Ce dernier processus permet d’obtenir moins de données à rechercher et moins de résultats dupliqués lorsqu’on cherche à récupérer un email.
Pour accélérer encore les recherches, les différents éléments des emails sont indexés séparément. Avec certaines solutions, comme ArcTitan, l’en-tête du message, l’expéditeur/le destinataire, l’objet, le corps du message et les pièces jointes sont indexés séparément et distribués entre les index du cloud séparément, ce qui permet des recherches beaucoup plus efficaces et plus rapides.
En ce qui concerne l’amélioration de la productivité, un dispositif d’archivage des emails qui dédouble et compresse un email avant de l’archiver réduit les temps de recherche et de récupération et, lorsque les employés sont autorisés à rechercher leurs propres emails mal classés, perdus ou accidentellement supprimés, peut réduire la charge des services informatiques.
À cet égard, l’interface d’une application d’archivage des emails doit être intuitive et facile à utiliser afin d’éviter de perdre un temps précieux à effectuer des recherches et à accéder aux emails.
Atténuer le risque de perte de données causée par des initiés
La perte de données causée par des initiés – la suppression malveillante d’emails critiques pour l’entreprise – est devenue un gros problème pour de nombreuses entreprises. Un rapport publié en 2016 par Osterman Research affirmait que 69 % des entreprises avaient été victimes d’une perte de données due à des employés supprimant ou altérant malicieusement des emails avant de quitter leur emploi.
Une application d’archivage d’emails basée dans le cloud et dotée de fonctionnalités d’archivage en temps réel peut atténuer le risque de vol de données à l’intérieur de l’entreprise de deux manières. D’une part, elle réduit l’accès d’un employé qui quitte l’entreprise aux emails archivés et, d’autre part, en cas de perte de données, elle permet à l’entreprise de restaurer rapidement et efficacement les emails supprimés ou altérés par malveillance.
ArcTitan – application d’archivage d’emails conforme, efficace et sécurisé dans le Cloud
ArcTitan est une application d’archivage des emails basée dans le cloud de WebTitan qui possède toutes les capacités requises pour permettre aux entreprises de se conformer aux réglementations fédérales, nationales et sectorielles en matière d’archivage des emails.
ArcTitan permet d’améliorer les performances des serveurs de messagerie en réduisant le volume des messages stockés, d’améliorer la productivité en aidant à éliminer les pertes de temps, et d’atténuer le risque de perte de données causé par des initiés. Facile à déployer et à administrer, ArcTitan garantit que votre entreprise ne perdra plus jamais un seul email.
Basé dans le cloud, ArcTitan fonctionne sur tous les systèmes d’exploitation et avec tous les principaux services et clients de messagerie. Il est capable de dédupliquer, de compresser et d’indexer jusqu’à 200 emails par seconde, et de les envoyer vers une archive sécurisée dans un centre de données certifié IL5 via un protocole TLS chiffré. Si votre entreprise a besoin de trouver et de récupérer un email, ArcTitan peut effectuer une recherche dans une base de données de 30 millions d’emails en moins d’une seconde.
Les données des emails sont stockées de manière sécurisée dans le cloud sur « Replicated Persistent Storage » sur AWS S3, et l’archive est automatiquement sauvegardée. ArcTitan étant fourni en tant que SaaS, il n’est pas nécessaire d’effectuer des mises à jour de la solution. Nous assurons pratiquement toute la gestion pour vous.
Si vous souhaitez voir ArcTitan en action, n’hésitez pas à nous contacter et à demander une démonstration. Nous offrons également aux entreprises un essai gratuit de 14 jours de notre application d’archivage des emails basée dans le cloud afin que vous puissiez évaluer l’efficacité et la facilité d’utilisation d’ArcTitan dans votre propre environnement. Pour en savoir plus sur ArcTitan, contactez dès aujourd’hui notre équipe de techniciens commerciaux.