Combien de temps vos employés perdent-ils chaque jour du temps pour consulter des sites web qui ne sont pas liés uniquement au travail ? Que pouvez-vous faire pour y remédier ?
De nombreuses entreprises sont actuellement confrontées à une situation où les employés perdent habituellement du temps pour des distractions en ligne.
Peu de gens peuvent dire honnêtement qu’ils travaillent chaque minute de chaque journée de travail, car :
- Nous prenons tous des pauses café
- Nous lisons des nouvelles en ligne
- Nous utilisons quelques minutes pour consulter Facebook, Twitter
- Etc.
En réalité, nous devons prendre régulièrement des pauses pour nous ressourcer.
Des études récentes montrent que les employés qui prennent une courte pause une fois par heure obtiennent de meilleurs résultats que ceux qui continuent à travailler sans relâche.
Cela nous permet de revenir à la tâche en cours avec une énergie renouvelée et d’atteindre plus facilement nos objectifs, ce qui nous rend plus productifs. Pourtant, si nous le faisons trop fréquemment, cela peut coûter cher à notre entreprise.
Souvent, les pauses occasionnelles se transforment en une perte de temps de travail.
Une enquête annuelle sur la perte de temps au travail a révélé que 89 % des personnes interrogées ont déclaré perdre du temps au travail tous les jours.
Certains ont même admis qu’ils perdent environ la moitié de leur journée pour des tâches non liées à leurs tâches quotidiennes.
La grande question est : que font les gens pour qu’ils perdent du temps sur le web ?
- En 2015, Facebook a été l’une plus grande source de distraction. 15 % des personnes interrogées ont considéré cette application comme la plus grande source de distraction en ligne.
- Cependant, en 2014, l’enquête a révélé que Facebook était la deuxième source de distraction sur le lieu de travail. 24 % des personnes interrogées ont déclaré que Google était la plus grande source de perte de temps sur le web, Facebook arrivant en deuxième position avec 23 %, tandis que LinkedIn était à la troisième position (14 %).
Perte de temps au travail : l’épidémie se poursuit
Les données ci-dessous proviennent d’une étude de Salary.com en 2014. 750 employés ont été interrogés. Verdict de l’étude : le défi du temps de travail perdu était encore pire qu’avant.
- 31 % perdaient environ 30 minutes par jour à cause de l’Internet.
- 31 % gaspillaient environ 1 heure par jour.
- 16 % gaspillaient environ 2 heures par jour.
- 6 % gaspillaient environ 3 heures par jour.
- 2 % gaspillaient environ 4 heures par jour.
- 2 % gaspillaient 5 heures ou plus par jour.
Selon Aaron Gouveia, collaborateur de Salary.com, 4 % des personnes interrogées gaspillaient au moins la moitié de leur journée de travail moyenne pour des tâches non liées au travail.
Comment donner l’accès à Internet uniquement pour le travail ?
Politique d’utilisation de l’Internet
Une approche sensée pour les entreprises consiste à utiliser une politique d’utilisation de l’Internet.
L’AUP (pour « Acceptable Usage Policy ») est un ensemble de directives et d’instructions données aux employés concernant l’utilisation des installations Internet telles que le web, le courrier électronique et les applications de messageries instantanées.
Elle stipule toutes les interdictions telles que :
- L’accès aux sites pornographiques
- Les activités illégales
- Les jeux d’argent.
La politique d’utilisation d’Internet établit clairement les règles suivantes :
- Qu’est-ce qu’un usage approuvé de l’Internet ?
- Quelles sont les sanctions en cas d’utilisation non autorisée de l’Internet au travail ?
La politique d’utilisation de l’Internet est souvent utilisée pour justifier le licenciement d’un employé et non pour limiter son comportement au préalable.
Le comportement des employés et l’utilisation de l’Internet varient d’une entreprise à l’autre.
Une AUP permet aux employeurs d’établir des règles qui répondent à leurs besoins spécifiques et de bloquer les sites dangereux ou ceux qui sont susceptibles de faire perdre du temps aux employés.
Soyez explicite
Un aspect important de toute AUP est d’énoncer clairement les termes de la politique, de l’articuler clairement pour les employés et de l’incorporer dans un manuel.
Un employeur peut légalement surveiller toute activité sur ses systèmes, à condition qu’il ait informé les employés de cette surveillance et qu’une politique clairement spécifiée soit en place.
L’approche la plus courante du filtrage web consiste à obtenir l’accord des employés sur la politique d’utilisation de l’Internet et à mettre en place des politiques permettant ensuite d’utiliser l’Internet pour certaines activités personnelles non liées au travail.
Cet accès à Internet uniquement pour le travail peut être géré et est bon pour le moral des employés et donc pour leur productivité.
Soyez juste : il ne s’agit pas de bloquer simplement l’utilisation de l’Internet !
Est-il possible de créer une politique intermédiaire d’utilisation de l’Internet qui limite l’accès au web dans certaines limites, sans créer de problèmes en ce qui concerne la protection de la vie privée des utilisateurs ?
La question est de fixer des restrictions raisonnables pour s’attaquer à un problème de productivité connu et non d’interdire absolument l’accès à Internet.
N’ignorons pas les faits ! L’utilisation de l’Internet et des médias sociaux sur le lieu de travail crée un problème de productivité important pour de nombreux employeurs.
Pour y faire face, de nombreuses entreprises choisissent de bloquer des sites spécifiques ou d’établir une politique d’utilisation d’Internet équitable pour tous leurs employés.
Pourquoi ne pas bloquer tout simplement l’accès à Internet ?
Avec plus de 30 % de travailleurs qui peuvent utiliser abusivement Internet, les employeurs paient très cher les activités non liées au travail.
Mais des politiques de blocage trop strictes peuvent également pousser les employés à utiliser d’autres dispositifs pendant leurs journées de travail.
Outre l’impact sur le recrutement, la fidélisation et le moral des employés, il est pratiquement impossible d’appliquer une interdiction absolue de l’utilisation personnelle de l’Internet via les équipements de l’entreprise.
Force est toutefois de constater que le nombre d’employés utilisant leur temps de travail pour surfer sur Internet est considérable. Pour éviter la baisse de productivité, les entreprises ont des options claires.
Il existe un certain nombre de moyens de bloquer des sites spécifiques. Les entreprises peuvent bloquer des domaines ou des adresses IP spécifiques au niveau de leur réseau informatique ou des navigateurs spécifiques.
Une stratégie de blocage trop restrictive qui interdit l’accès des employés à Internet pourrait cependant avoir un effet démoralisant et faire de l’entreprise un lieu de travail moins attrayant.
Profil d’âge des personnes qui perdent leur temps de travail
Les milléniaux ont une assez mauvaise réputation. Le stéréotype est qu’ils sont paresseux au travail et qu’ils sont accros à la technologie. Ils ne peuvent pas passer quelques heures à ne pas vérifier leurs Smartphones.
Une nouvelle enquête a révélé que l’embauche des milléniaux pourrait coûter cher aux entreprises.
Récemment, la société de recrutement Ajilon a interrogé 2 000 employés de bureau dans l’ensemble des États-Unis sur leurs habitudes en ligne pendant qu’ils sont au travail.
L’étude a révélé que 11 % des personnes passent plus d’une heure au travail chaque jour sur les médias sociaux (en dehors de leur pause déjeuner).
Si on considère que le salaire horaire moyen aux États-Unis est de 25,69 dollars, perdre une heure chaque jour sur les médias sociaux revient à 128,45 dollars par semaine et à 6 422,50 dollars sur une année de 50 semaines.
Sans surprise, ce sont les employés âgés de 18 à 34 ans qui sont les plus susceptibles de passer plus d’une heure de leur journée de travail sur les médias sociaux (13 % d’entre eux le font régulièrement).
Pour une centaine d’employés, ces 13 % pourraient coûter 83 493 dollars par an à une entreprise.
Conclusion
Qu’est-ce que votre entreprise peut faire face à cela ?
Voici quelques solutions pratiques :
1. Politiques d’utilisation de l’Internet
Le grand problème dans de nombreuses entreprises est la sensibilisation.
Une bonne politique d’utilisation de l’Internet par les employés et une discussion sur les défis et les attentes de l’équipe et de l’entreprise peuvent suffire à empêcher les utilisateurs abusifs d’accéder à Internet.
Attention toutefois ! En ce qui concerne les milléniaux, une politique qui a recours à la suppression des dispositifs personnels risque d’être mal accueillie ou totalement ignorée.
2. Modalités de travail flexibles
Les entreprises mettent de plus en plus l’accent sur le travail accompli plutôt que sur les heures de service.
Cette approche met la confiance et la responsabilité sur les épaules des travailleurs tout en permettant une certaine flexibilité pour les activités non professionnelles si elles sont maintenues dans certaines limites.
Si un travailleur peut terminer un projet et rentrer chez lui plus tôt, il est beaucoup moins enclin à perdre du temps sur son lieu de travail.
3. Filtrage des contenus web
La mise en place d’un filtre de contenu web est désormais une nécessité pour les entreprises. Le blocage des sites de médias sociaux est une mesure trop extrême.
Cependant, chaque entreprise doit se protéger contre la responsabilité potentielle des employés qui consultent des contenus indésirables sur leur lieu de travail.
De plus, les entreprises doivent bloquer les malwares qui peuvent être téléchargés via des sites illégaux. C’est pour cette raison que vous devez avoir recours à un filtre web.
4. Éducation et dissuasion
De nombreuses entreprises adoptent actuellement une approche plus globale du problème des employés qui perdent leur temps de travail sur les réseaux sociaux.
Elles constatent que la mise en place d’un filtre de contenu qui bloque tous les contenus dangereux et illégaux :
- La pornographie
- Les jeux d’argent
- La drogu,
- Etc.
Ce qui permet ensuite aux employés de surfer librement en sachant que leur activité est enregistrée est une approche très efficace. Comme nous l’avons vu plus haut, la mise en place d’une AUP peut être très efficace.
Le fait de savoir que toutes les activités sur Internet sont enregistrées et que certaines activités de navigation sont contraires à la politique de l’entreprise peut inciter les employés à consacrer une plus grande partie de leur temps à réaliser des tâches liées à leur travail.
Quelles sont les meilleures stratégies que vous avez utilisées dans votre propre entreprise pour éviter les heures de travail perdues ?
Envisagez-vous d’enregistrer les activités en ligne de vos employés et bloquer les catégories de sites dangereux ou illégaux ?
Envoyez-nous un e-mail à info@titanhq.fr.