Chaque jour, vous recevez un grand nombre d’emails de la part de vos clients, de vos fournisseurs, etc.
Ces messages ne sont pas souvent distribués.
Vous pouvez aussi recevoir des spams ou des emails sortants qui ne parviennent pas à leurs destinataires et qui sont retournés vers votre boîte de réception. Vous pourriez même recevoir des emails malveillants.
Nombre de ces problèmes sont liés au fonctionnement de votre filtre email.
Le filtrage de la messagerie électronique est important. Il constitue une couche vitale pour la cybersécurité.
Il permet également à votre département informatique de gagner du temps, en bloquant les emails indésirables qui arrivent dans la boîte de réception de votre entreprise.
Cependant, aucun filtre email n’est parfait et cela peut créer une frustration pour les administrateurs réseau. La bonne nouvelle est que les solutions de filtrage des emails modernes sont désormais intuitives et hautement personnalisables.
Avec un peu de temps et d’effort, elles peuvent être déployées et fonctionner comme vous le souhaitez.
Qu’est-ce qu’un filtre email ?
Le filtrage des emails consiste à organiser le message en fonction de critères précis. À l’origine, ils étaient conçus principalement pour identifier les spams afin de les bloquer ou de les placer dans le dossier des spams.
De nos jours, certains fournisseurs utilisent des filtres de la messagerie électronique pour catégoriser les messages afin de mieux organiser votre boîte de réception.
Selon Spamlaws, un site dédié à fournir des informations précises et actualisées sur les questions de la sécurité internet et des escroqueries en ligne, environ 14,5 milliards de spams sont actuellement envoyés par jour dans le monde.
En d’autres termes, ils représentent 45 % de tous les messages électroniques qui arrivent dans les boîtes de réception des utilisateurs finaux.
Certaines sociétés de recherche estiment que les spams représentent une part encore plus importante des emails mondiaux, dont la plupart sont envoyés depuis les États-Unis et la Corée.
Il est vrai que les spams sont ennuyeux, mais ils peuvent aussi être dangereux. Les pirates informatiques peuvent les utiliser pour lancer des attaques de malwares ou de phishing.
Ces actes cybercriminelles sont extrêmement rentables pour eux et peuvent être coûteux pour vos employés, pour votre entreprise en général et pour les fournisseurs de services gérés qui sont confrontés à une concurrence rude.
Comment fonctionne un filtre email ?
Le principe consiste à utiliser un ensemble de protocoles qui permettent de déterminer lesquels de vos messages entrants sont des spams et lesquels ne le sont pas.
Désormais, il existe plusieurs types de solution de filtrage des emails, mais elles fonctionnent toutes de la même manière.
En réalité, un filtre email analyse les informations de l’en-tête des messages à la recherche de preuves de malveillance. Il recherche également le nom des expéditeurs en se basant sur les listes noires de spammeurs connus.
Enfin, il analyse le contenu des messages et les pièces jointes pour déterminer si les messages sont malveillants ou non.
Déchiffrement des données d’en-tête
L’en-tête du message peut contenir des informations importantes. Il indique notamment l’adresse IP de chaque serveur utilisé pour que le message puisse être envoyé, la date et l’heure, les signatures de sécurité, etc.
Bien entendu, vos employés n’ont pas nécessairement besoin de savoir tout cela, mais c’est un élément essentiel pour comprendre d’où provient l’email.
Un filtre email peut, quant à lui, rechercher les tentatives de tromperie du destinataire qui peut par exemple utiliser le nom de domaine malveillant g00gle.com plutôt que google.com pour duper vos employés.
Il peut ensuite comparer les adresses à des listes noires de spammeurs connus et filtrer automatiquement celles qui correspondent.
Listes noires
Les listes noires sont des listes de spammeurs connus qui sont collectées par les fournisseurs d’accès à Internet (FAI), les fournisseurs de services managés (MSP) et les administrateurs système.
Parmi les plus populaires, on compte SpamCop, URIBL et Spamhaus. Ce sont les listes noires les plus crédibles, mais n’importe qui peut créer et publier sa propre liste.
Il est important d’étiqueter les emails comme étant indésirables ou malveillants pour qu’ils puissent être bloqués par les solutions de filtrage des emails.
Si vous encouragez vos employés à les signaler, vous contribuez donc à garder votre boîte de réception à l’abri des éventuelles menaces en ligne.
Les pirates informatiques les plus intelligents dissimulent les informations d’en-tête et donnent à leurs messages une apparence authentique.
Cependant, tous les filtres ne sont pas intelligents, de sorte que l’analyse de l’en-tête ne permet de détecter qu’une petite partie des spams : les plus évidents.
Même les personnes aux intentions malveillantes qui savent dissimuler les informations peuvent négliger certains détails qui sont faciles à repérer.
Par exemple, si le rapport de distribution est désactivé, cela signifie que l’expéditeur transmet un grand volume de spams et ne veut pas être dérangé par des messages rebondissants.
Il s’agit donc d’un spammeur potentiel qui devrait déjà être inscrit sur une liste noire.
Filtrage du contenu
Le filtrage des emails utilise l’intelligence artificielle. Ce paramètre est important lors de l’analyse du contenu d’un message.
C’est là que les meilleurs filtres se démarquent des autres, mais c’est aussi essentiel pour que les messages légitimes ne soient pas considérés comme des spams.
Certaines tactiques de filtrage du contenu sont fiables pour envoyer les messages indésirables dans le dossier des spams.
Les emails contenant des fichiers exécutables en pièce jointe ou des liens qui pointent vers des sites web inscrits sur une liste noire peuvent également être bloqués, tout comme les emails contenant des mots-clés les plus courants en matière de spams.
Ces éléments sont facilement détectables, mais les pirates informatiques continuent à les utiliser. Malheureusement, il existe suffisamment d’employés qui peuvent être dupés par ces messages malveillants.
Emails sortants
Le filtrage des emails vise principalement à bloquer les emails malveillants entrants. La solution que vous choisissez doit également filtrer les emails sortants.
Lorsque plusieurs utilisateurs envoient des emails par l’intermédiaire d’un seul serveur de messagerie, les récepteurs de ces messages ne peuvent faire confiance qu’à l’adresse IP de votre serveur de messagerie.
En effet, les pirates informatiques peuvent fournir de fausses adresses électroniques ou même usurper l’identité de l’un de vos employés.
Toutefois, si vous utilisez un filtre email qui est capable d’analyser les messages sortant sur votre propre réseau, celui-ci peut être programmé pour identifier les utilisateurs individuels sur une base de données d’authentification.
Par exemple, si l’un de vos employés a entré le mot de passe correct pour envoyer un email via votre serveur, votre filtre email peut identifier tout comportement de type spam et empêcher le spam de s’échapper de l’adresse IP de votre serveur de messagerie électronique.
Ainsi, vous pourrez éviter que votre serveur de messagerie soit mis sur une liste noire et que les messages légitimes ne soient bloqués.
Le filtrage des emails sortants ne se limite pas à l’analyse du contenu des messages et au rejet des messages considérés comme des spams.
Un bon filtre email doit être en mesure d’identifier l’expéditeur réel de chaque message et d’enregistrer le comportement à long terme de chaque expéditeur, à la recherche de modèles de comportement suspects.
Il ne doit pas non plus faire d’erreurs, car les erreurs nuisent à la productivité de vos employés.
Identifier les mauvaises pratiques de vos employés
Pour lutter contre les attaques cybercriminelles, vous devez également examiner l’activité de chaque membre de votre personnel.
Sur ce point, les activités de vos employés ne sont pas nécessairement malveillantes, mais ces derniers peuvent montrer une certaine naïveté et permettre à une attaque de réussir.
Il est donc recommandé de former vos employés sur les menaces en ligne, bien qu’un peu de soutien technologique ne fasse pas défaut.
Vous pensez peut-être que ce n’est pas nécessaire, surtout si vous êtes le propriétaire d’une petite entreprise, car vous croyez que vos employés ne peuvent pas envoyer des spams ou divulguer des données sensibles.
Vous pourriez même considérer que la mise en place d’un filtre email sera considérée comme de l’espionnage de vos employés.
Cependant, il est bien probable qu’ils finissent par envoyer des spams par inadvertance et vous verrez votre adresse IP mise sur une liste noire.
Par exemple, si l’objet d’un email est mal orthographié ou si votre employé utilise trop de mots ou de caractères clés liés au spam comme « $ » ou « ! », le message pourrait être identifié comme du spam par un filtre email trop exigeant.
Si un nombre suffisant de filtres email trop exigeants signalent votre adresse IP comme source de spam, celle-ci pourrait donc être ajoutée à une liste noire mondiale.
Le problème est que cette liste noire est partagée par tous les principaux FAI et les fournisseurs de services gérés. Tous vos emails professionnels pourraient donc être capturés par les filtres des destinataires.
Ils ne seront délivrés qu’une fois que le nom de votre organisation aurait été retiré de la liste noire mondiale ou ajouté à une liste blanche.
Il est bien possible de supprimer votre adresse IP d’une liste noire mondiale, mais cela peut prendre beaucoup de temps.
Si votre adresse IP est inscrite sur une liste noire mondiale, le flux de communication entre vous, vos employés, vos clients, vos fournisseurs, etc. sera retardé, ce qui peut nuire à la rentabilité de votre entreprise.
Quel est le filtre email parfait ?
En fait, il n’existe pas de filtre email parfait ! Aucune solution de filtrage des emails n’est efficace à 100 %.
Le conseil est de choisir la solution la plus adaptée à votre organisation. Il est essentiel d’opter pour un filtre email que vous pouvez adapter comme vous le souhaitez.
Parmi les fonctionnalités que vous devez considérer, on compte l’analyse des emails entrants et sortants, la mise en liste blanche de vos contacts et de vos emails légitimes, la possibilité de bloquer et de signaler de tout message indésirable et le filtrage des emails susceptibles de lancer des attaques de phishing, de malwares et de ransomwares.
TitanHQ fournit une solution de filtrage des emails fiable, hautement personnalisable et abordable. Si vous voulez plus d’informations, contactez notre équipe dès aujourd’hui.