Un service d’archivage des mails est un service dans le cloud qui peut présenter de multiples avantages pour les entreprises de toutes tailles. Le plus souvent, il est considéré comme une solution appropriée pour se conformer aux réglementations de l’industrie en matière de conservation et de sécurité.
Mais le service d’archivage des mails dans le cloud peut aussi contribuer à accroître la productivité des entreprises et à prévenir le vol de données.
Le concept est très simple. Les mails reçus et envoyés par le serveur de courrier d’une organisation sont copiés. Ces copies sont ensuite chiffrées, dédupliquées, compressées et indexées avant d’être stockées sur un serveur dédié dans un centre de données sécurisé. Les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux mails archivés en tout temps à l’aide d’un logiciel de navigation ou d’un plug-in de client de messagerie.
Service d’archivage des mails conforme à l’industrie
La plupart des grandes industries ont des règlements prévoyant les délais de conservation des données sensibles ou personnelles. Des études suggèrent que les organisations dans les secteurs non réglementées conservent également des données pendant un certain nombre d’années pour aider à résoudre les problèmes des RH ou pour le soutien aux litiges. Selon certaines études, jusqu’à 75 % de la propriété intellectuelle d’une organisation est conservée sous forme de mails.
Les délais de conservation légaux peuvent causer des problèmes pour les serveurs de messagerie et les systèmes de stockage, en particulier dans des secteurs tels que les soins de santé, où un grand pourcentage des mails ont des pièces jointes haute résolution. Un service d’archivage des mails conforme élimine ces problèmes en fournissant un accès à distance sécurisé aux messages afin qu’ils puissent être retirés en toute sécurité du serveur d’mail.
Un service d’archivage des mails dans le cloud est également une solution appropriée pour les organisations qui doivent mettre en place des procédures de reprise après sinistre. En effet, en cas de sinistre, une entreprise peut restaurer une base de données complète d’emails grâce à un simple clic de souris. Cette option est plus efficace que la restauration de données à partir de supports amovibles comme les disques durs qui peuvent être volés, perdus ou endommagés.
Services d’archivage mail et conformité au RGPD
En plus d’être avantageux en termes de restauration des données, un service d’archivage des mails est plus efficace pour rechercher et récupérer les données lorsqu’une demande d’accès est faite par un citoyen de l’UE en vertu du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Ce règlement s’applique à toutes les entreprises qui collectent, traitent ou conservent des données à caractère personnel concernant des citoyens de l’UE, quel que soit le lieu d’établissement de l’organisation.
Le RGPD stipule que les organisations doivent protéger les citoyens de l’UE contre la perte, le vol, la divulgation non autorisée ou la modification non autorisée de leurs données personnelles. À bien des égards, ce règlement répond aux exigences de sécurité de la HIPAA et la large portée des règles fédérales de procédure civile.
Le RGPD stipule une autre norme qui peut être résolue avec les services d’archivage des mails. Il s’agit de la « preuve de conformité ». Lorsque des services d’archivage des mails sont mis en œuvre pour se conformer à la réglementation, ils fournissent les pistes de vérification nécessaires pour montrer la « preuve de conformité ».
Ce facteur peut atténuer toute mesure prise par une autorité de réglementation si une atteinte à la protection des données survient, si une plainte est reçue ou si une vérification est effectuée dans le cadre du RGPD.
Comment un service d’archivage mail basé dans le cloud augmente-t-il la productivité de votre entreprise ?
En 2016, une étude parrainée par Adobe a révélé que 57 % des employés consacraient au moins une heure par jour à la recherche de documents et d’emails perdus ou manquants. Bon nombre de ces messages ont été mal classés ou supprimés par erreur et, pour les récupérer, les employés font habituellement appel au soutien informatique – ce qui réduit la productivité de deux employés plutôt qu’un.
Bien que la recherche d’un mail mal classé ou supprimé ne prenne que quelques minutes, l’impact sur la productivité peut être considérable. Les techniciens informatiques qualifiés passent non seulement du temps à récupérer le message, mais ils sont également contraints de mettre de côté certaines tâches potentiellement critiques pour l’entreprise. Cela peut avoir un effet d’entraînement pour les autres membres de l’équipe informatique qui doivent attendre avant de pouvoir recommencer à travailler sur un projet.
Cette double perte de productivité peut être éliminée grâce à un service d’archivage des mails dans le cloud. Grâce à une fonction de recherche facile à utiliser, les employés autorisés peuvent rechercher et récupérer rapidement les documents et les mails qu’ils recherchent. Les messages manquants peuvent être localisés et imprimés, puis exportés vers un fichier ou restaurés sur le serveur de messagerie en quelques minutes, et ce, sans l’aide d’un professionnel informatique.
Prévention du vol de données grâce à un service d’archivage des mails
L’ampleur du vol de données d’emails a été largement éclipsée par l’importance accordée aux attaques de phishing. Cependant, c’est préoccupant. En 2016, une étude d’Osterman Research a révélé que 69 % des organisations avaient subi une « perte importante de données ou de propriété intellectuelle » en raison du départ d’employés qui emportaient avec eux certaines données au moment de leur départ ou qui effaçaient et modifiaient malicieusement des données d’emails.
D’autres éléments peuvent contribuer au vol de données d’emails. La plupart des organisations sont conscientes de la menace que représentent les ransomwares, mais une autre tendance de la cybercriminalité semble se dessiner. En réalité, les pirates informatiques peuvent actuellement accéder au serveur de messagerie, supprimer toutes les données et les remplacer par une demande de rançon. Les pirates informatiques menacent de supprimer les données d’emails si la rançon n’est pas payée dans un délai déterminé.
Pour les entreprises qui utilisent un service d’archivage, le vol de données d’emails des employés peut être atténué en réduisant les niveaux d’accès au minimum possible. Les messages supprimés peuvent être restaurés en un simple clic de souris et, comme nous le verrons dans la section suivante, les administrateurs peuvent utiliser une fonction d’inviolabilité pour identifier les mails modifiés et les restaurer à leur version précédente.
Principales caractéristiques d’un service d’archivage des mails dans le cloud
Un service d’archivage des mails dans le cloud peut offrir de nombreux avantages à une organisation. Les quotas de boîtes aux lettres peuvent être éliminés, la charge de travail des serveurs de messagerie est réduite et les mails distribués sur plusieurs serveurs sont centralisés.
Cependant, pour être vraiment efficace, un service d’archivage des mails devrait avoir plusieurs caractéristiques clé.
Déduplication et stubbing
La déduplication a été brièvement mentionnée ci-dessus.
Il s’agit d’un processus qui supprime les mails et les pièces jointes en double des fichiers MS Outlook PST pour accélérer la recherche et obtenir des résultats plus précis. Le « stubbing » a le même objectif et fonctionne en laissant un « stub » derrière lui lorsqu’un mail est supprimé du serveur de messagerie et archivé.
Cette technique permet de conserver les données originales aussi longtemps que nécessaire, sans risque de suppression ou modification, et que les utilisateurs finaux peuvent les récupérer en cas de besoin.
D’abord mal vu par Microsoft, le « stubbing » est désormais l’une des fonctionnalités de Microsoft Exchange 2013.
Accès délégué
Ce qui manque à Microsoft dans sa solution d’archivage, c’est la possibilité de définir des niveaux d’autorisation afin de permettre un accès délégué.
La plupart des entreprises hésiteront à permettre à chaque employé d’accéder à tous les mails archivés, car cela augmentera le risque de vol de données d’emails.
Un service d’archivage des mails dans le cloud devrait donc disposer d’un accès délégué pour renforcer la sécurité.
Pistes d’audit d’inviolabilité
Afin de se conformer pleinement aux réglementations en vigueur telles que la loi Sarbanes-Oxley et la HIPAA, les entreprises doivent évaluer les risques pour l’intégrité de leurs données et produire des vérifications afin de démontrer que les mesures visant à gérer ces risques sont efficaces.
En effet, les pistes d’audit d’inviolabilité assurent le maintien de l’intégrité des données en identifiant les modifications apportées aux mails et en permettant aux administrateurs d’inverser les modifications si nécessaire.
ArcTitan : une solution d’archivage des mails conforme et efficace de TitanHQ
ArcTitan est la solution d’archivage des mails de TitanHQ.
Il s’agit d’un service d’archivage mail basé dans le cloud, très facile à utiliser et à gérer et qui garantit que votre organisation ne perdra plus jamais un mail essentiel.
Conforme à toutes les normes de l’industrie en matière de conservation, de sécurité et de vérification, ArcTitan permet aux organisations de définir leurs propres politiques de conservation afin de s’assurer que les mails archivés ne sont jamais supprimés par erreur.
En plus d’inclure toutes les fonctionnalités clés d’un service dans le cloud pour l’archivage des mails mentionné ci-dessus, ArcTitan maintient un niveau de sécurité élevé. Tous les transferts de données à destination et en provenance de notre centre de données certifié IL5 sont obligatoirement effectués via TLS, avec des mots de passe sécurisés avec le hash pour éliminer le risque d’attaques du type « Man-in-the-Middle », et bien d’autres.
Étant une solution basée sur la navigation, ArcTitan est compatible avec tous les systèmes d’exploitation et fonctionne avec tous les principaux fournisseurs de services de messagerie. Notre service d’archivage des mails est capable de traiter 200 mails et rechercher 30 millions d’emails par seconde. De plus, il peut supporter jusqu’à 60 000 utilisateurs, sans aucune perte de performance.
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