Les solutions d’archivage des emails dans le cloud sont des mécanismes hébergés qui permettent de copier les données des emails et de stocker les copies des messages dans des centres de données sécurisés afin d’en assurer l’intégrité et pour la recherche et la récupération en cas de besoin.
Avec des frais de maintenance moins élevés que les autres solutions d’archivage d’emails, les solutions d’archivage des emails dans le cloud sont souvent des mécanismes faciles à utiliser qui peuvent être configurés pour centraliser la base de données des emails et pour améliorer la gestion de la messagerie électronique d’une entreprise.
La centralisation de la base de données des emails d’une entreprise permet aux utilisateurs de récupérer plus rapidement et plus facilement les messages supprimés accidentellement.
Cela augmente la productivité des services informatiques, qui peuvent se concentrer sur des problèmes plus importants, plutôt que de perdre du temps en récupérant les messages perdus, mal classés ou supprimés.
À part les solutions d’archivage d’emails basées sur le service cloud d’Office 365 et d’Exchange de Microsoft, la plupart des solutions sont compatibles avec la majorité des systèmes d’exploitation et des principaux fournisseurs de services de messagerie.
Solutions matérielles et logicielles vs solutions hybrides combinées vs solutions d’archivage basées dans le cloud
Les solutions d’archivage dans le cloud se comparent avantageusement à d’autres options d’archivage d’emails à mesure qu’elles prennent de l’ampleur à mesure que les besoins en capacité de l’entreprise augmentent. Les solutions matérielles et logicielles – et par conséquent les solutions hybrides combinées avec du matériel ou des logiciels – ont des limites quant à la quantité de données qu’elles peuvent gérer. Lorsque ces limites sont atteintes, les entreprises doivent acheter plus d’espace de stockage, migrer les données, réaffecter de l’espace ou d’autres serveurs (ce qui peut affecter les performances).
Les autres options d’archivage des emails présentent également des problèmes de conformité. Les entreprises doivent conserver les données pour se conformer aux règles fédérales de procédure civile et celles des secteurs réglementés doivent avoir des plans de reprise après sinistre.
Les données peuvent être détruites et les plans de récupération sont peu pratiques au cas où le matériel serait perdu, volé ou endommagé, ou bien lorsque le logiciel est corrompu en raison d’une infection ou d’une défaillance du système. Les solutions d’archivage des emails dans le cloud ne présentent pas ces problèmes, car les données sont continuellement sauvegardées et analysées dans le but de détecter des virus.
Solutions d’archivage cloud et RGPD
La nécessité d’accroître rapidement les capacités pourrait devenir un problème pour les entreprises qui collectent, traitent ou stockent les données à caractère personnel des citoyens de l’UE.
Ceci fait suite à l’adoption du règlement général sur la protection des données (RGPD). Le RGPD s’applique à toutes les entreprises et organisations – qu’elles soient implantées à l’intérieur ou à l’extérieur de l’UE – et stipule que des mesures doivent être prises pour empêcher la destruction, la perte ou l’altération non autorisées de données personnelles de la même manière que l’HIPAA.
À noter que l’HIPAA est une loi votée par le Congrès des États-Unis, exigeant de tous les établissements de santé à appliquer des règles strictes dans le but de protéger la confidentialité et l’intégrité des informations des patients.
Étant donné que le règlement stipule également que les citoyens individuels ont le droit de demander l’accès à leurs données personnelles – et que les demandes d’accès aux données doivent être résolues dans un délai de trente jours – les solutions d’archivage dans le cloud se révèle comme le moyen le plus approprié pour stocker des données personnelles dans les emails.
Les entreprises peuvent rapidement rechercher les messages indexés et exporter les données demandées en un simple clic.
Toutes les solutions d’archivage d’emails basées dans le cloud ne sont pas identiques
Bien que les solutions d’archivage des emails dans le cloud aient la capacité d’évoluer en fonction des besoins, elles ne fonctionnent pas toutes de la même façon. Par exemple, certaines solutions archivent les données des emails périodiquement plutôt qu’en temps réel.
Cela peut entraîner des problèmes de conformité, car il est possible de modifier ou de supprimer des emails avant que la solution d’archivage n’ait eu la possibilité de les copier. Cela peut causer des problèmes si les données corrompues ou perdues doivent être utilisées comme des pièces justificatives en cas problèmes au niveau des ressources humaines.
La séquence des événements pendant l’archivage des emails peut également affecter l’efficacité des solutions d’archivage d’emails basées dans le cloud. Idéalement, toute solution d’archivage des emails devrait supprimer les données en double avant que le processus d’archivage ne commence.
La déduplication des données de messagerie réduit la capacité requise, accélère les recherches, réduit le nombre de résultats de recherche, empêche les résultats de recherche de dépasser le maximum autorisé et facilite la navigation dans les résultats.
Les solutions basées dans le cloud éliminent les ransomwares de base de données d’emails
La menace que représentent les ransomwares dans les bases de données d’emails est différente de celle que représentent les attaques de ransomwares courantes.
Dans les attaques de ransomwares via la base de données d’emails, les pirates s’introduisent par effraction dans le serveur de messagerie d’une entreprise, extraient les données et les remplacent par une demande de rançon. Même si les données sont chiffrées pour respecter les règles de sécurité et de confidentialité de l’industrie, les entreprises ne seront tout de même pas en mesure de fonctionner efficacement sans avoir accès à leurs messages professionnels.
Les solutions d’archivage des emails dans le cloud avec un système d’archivage en temps réel éliminent la menace des ransomwares via les bases de données d’emails. La raison est simple : elles permettent aux entreprises de restaurer leurs messages en un simple clic. Bien que les administrateurs réseau aient la possibilité de restaurer les emails archivés par date, par utilisateur ou par balise, la déduplication des données de messagerie accélère la restauration de la base de données. Des avantages similaires s’appliquent si une entreprise a besoin de se remettre des actions malveillantes d’un employé qui vient ou qui est sur le point de quitter son entreprise.
Les solutions d’archivage cloud avec ArcTitan Cloud de SpamTitan
ArcTitan est une solution d’archivage d’emails basée dans le cloud. Elle est capable d’archiver jusqu’à 200 emails par seconde, et ce, en temps réel. Les données des emails sont dédupliquées, compressées et indexées avant d’être chiffrées et envoyées dans un centre de données certifié IL5 via une connexion sécurisée.
En raison de la nature avancée de son processus d’archivage, ArcTitan Cloud peut effectuer une recherche sur une base de données de 30 millions d’emails en moins d’une seconde et récupérer les données en toute sécurité dans une variété de formats.
Conforme à toutes les réglementations de sécurité et de confidentialité de l’industrie, ArcTitan Cloud dispose d’une fonctionnalité d’audit inviolable et d’une fonction de délégation granulaire qui permet de définir des niveaux de permission d’accès par département, par groupe d’utilisateurs ou par utilisateur individuel. Les solutions d’archivage des emails dans ArcTitan cloud n’utilisent pas de formats propriétaires, ce qui élimine le besoin de conversions de données coûteuses ou fastidieuses avant de pouvoir transférer les données archivées existantes.
Si votre entreprise cherche des solutions d’archivage d’emails fiables et dans le cloud, nous vous invitons à profiter d’un essai gratuit d’ArcTitan Cloud. Notre essai gratuit permet à votre entreprise de découvrir la facilité d’utilisation de notre solution dans votre propre environnement, sans contrat à signer, sans carte de crédit requise et sans engagement à continuer à utiliser notre service une fois l’essai gratuit terminé.
- Les solutions d’archivage des emails dans le cloud centralisent les bases de données et améliorent la gestion des emails.
- Les utilisateurs autorisés peuvent récupérer rapidement et simplement les messages supprimés accidentellement, ce qui réduit la charge de travail des services informatiques.
- Les solutions d’archivage des emails dans ArcTitan Cloud de SpamTitan archivent les messages en temps réel afin d’éviter les problèmes de conformité.
- La déduplication des données de messagerie réduit les besoins en capacité, accélère les recherches et facilite la navigation dans les résultats.
- SpamTitan élimine les risques d’attaque de ransomwares via les bases de données d’emails en permettant aux entreprises de restaurer leurs messages d’un simple clic.
Pour en savoir plus sur notre offre d’essai gratuit d’ArcTitan Cloud, ou pour commencer votre essai gratuit dès aujourd’hui, n’hésitez pas à nous contacter.